Du behøver ikke nødvendigvis at starte forfra. OneSuite-teamet kan hjælpe dig med at migrere data fra din nuværende platform, herunder kunde- og projektoplysninger. Hvis du har flere års historiske timesedler, fakturaer, udgifter eller brugerdefinerede felter, kan vores team gennemgå dine eksisterende data og bekræfte, hvad der kan overføres, inden du skifter.

Overhovedet ikke. Du kan starte med de funktioner, du har mest brug for, og fortsætte med at bruge andre værktøjer, hvor det giver mening. Du kan for eksempel bruge OneSuite til tidsregistrering, fakturering og kundekommunikation og samtidig fortsætte med dit foretrukne regnskabsprogram. Du kan gradvist flytte mere af dit workflow over i OneSuite, efterhånden som din virksomhed vokser.

Ja. Du kan tilpasse dit arbejdsområde ved at aktivere de moduler, du har brug for, og skjule dem, du ikke har brug for. Hvis du kun har brug for fakturering og kundestyring, behøver du ikke forholde dig til projektstyring, kontrakter eller andre moduler. Det holder brugerfladen fokuseret og gør den nemmere at bruge for dit team.

Ja. OneSuite understøtter både timerbaseret registrering og manuelle registreringer på timesedlen. Teammedlemmer kan registrere tid på deres projekter og arbejdstyper, uanset om de foretrækker at registrere tiden, mens de arbejder, eller at indtaste timerne bagefter. Ledere kan gennemgå indsendte timesedler, før de fakturerbare timer bruges til fakturering.

OneSuite understøtter forskellige faktureringsstrukturer, herunder satser baseret på teammedlemmer, arbejdstyper eller projekter. Du kan for eksempel tage én sats for designarbejde og en anden for udvikling eller fastsætte en bestemt projektsats for en bestemt kunde. Du kan også registrere interne kostsatser adskilt fra de beløb, du fakturerer kunderne. Hvis du har brug for, at én standardsats automatisk gælder på tværs af alle en kundes projekter, så bekræft netop den opsætning med OneSuite-teamet.

Ja. OneSuite understøtter workflows for både timebaserede projekter og projekter til fast pris. Du kan registrere fakturerbare timer for kunder, der betaler efter tidsforbrug, og samtidig styre andre projekter med et aftalt honorar. Du kan også registrere tid på fastprisprojekter for at forstå dit teams indsats, selv når du ikke fakturerer pr. time.

Dit team kan registrere tid på kundeprojekter og indsende deres timesedler til gennemgang. Når de fakturerbare timer er godkendt, kan de bruges til at oprette kundefakturaer. Hvis din faktureringsproces kræver et bestemt datointerval, beskrivelser af de enkelte tidsregistreringer eller tilhørende udgiftsrapporter, så test netop det fakturaformat med eksempeldata, før du skifter.

OneSuite understøtter gentagne fakturaer for ydelser som månedlige retainer-aftaler, vedligeholdelse og løbende support. Det mindsker behovet for at oprette den samme faktura igen hver måned. Hvis du også har brug for, at kundernes kort trækkes automatisk, så bekræft mulighederne for abonnementsbetalinger hos den betalingsgateway, du har valgt.

Ja. Du kan skelne mellem fakturerbar og ikke-fakturerbar tid. Det er nyttigt, når dit team bruger tid på interne møder, research, rettelsesrunder eller andet arbejde, som ikke bør faktureres til en kunde. At registrere den tid kan stadig hjælpe dig med at forstå arbejdsbelastning og projektomkostninger.

Ja. Med OneSuites kundeportal kan du dele projektoplysninger direkte med kunderne. I stedet for at maile dig for at få opdateringer kan kunderne logge ind og se de projekter og opgaver, du har gjort tilgængelige for dem. Du bestemmer, hvad de ser, så de kan holde sig informeret uden adgang til dit interne arbejdsområde.

OneSuites kundeportal samler flere almindelige kundehandlinger ét sted. Afhængigt af den adgang, du giver, kan kunderne uploade eller downloade filer, gennemgå fakturaer, betale online, underskrive kontrakter og samarbejde om tildelte opgaver. De kan også booke møder via et tilknyttet bookinglink.

Kunder får ikke automatisk adgang til hele dit arbejdsområde. Du kan konfigurere deres portalrettigheder, vælge hvilke sektioner der skal vises, og styre, om de kun kan se oplysninger eller også samarbejde om opgaver. Før du inviterer en kunde, bør du gennemgå kundens adgangsindstillinger for at sikre, at portalen kun viser de oplysninger, du har til hensigt at dele.

Ja. OneSuite understøtter virksomhedskunder med flere tilknyttede kontaktpersoner. Du kan holde deres oplysninger samlet under den samme virksomhed og samtidig invitere de relevante personer til at samarbejde via kundeportalen. Det fungerer godt, når flere interessenter skal følge fremdriften, levere dokumenter eller udføre tildelt arbejde.

Nej. Brugere af kundeportalen kræver ikke betalte interne teamlicenser. Du kan invitere kunder uden at behandle dem som medarbejdere. Teammedlemmer og underleverandører, der arbejder internt i din virksomhed, håndteres anderledes og kan kræve betalte licenser afhængigt af deres roller.

Ja. OneSuite organiserer filer omkring de enkelte kundeprofiler og projekter, så dit team kan finde de dokumenter, der hører til hver kunde. Kunderne kan også tilgå og dele filer via deres portal. Hvis dit workflow afhænger af synkronisering af eksisterende mapper i skylagring, så bekræft, at netop din udbyder og forbindelsesmetode understøttes.

Nej. Du kan bruge genanvendelige projekt- og opgaveskabeloner i stedet for at genopbygge det samme workflow for hver kunde. Du kan for eksempel oprette et standardsæt af opgaver til planlægning, opsætning, levering og gennemgang én gang og derefter tilpasse detaljerne til hvert nyt samarbejde.

Ikke nødvendigvis. Du kan have ét løbende projekt for en kunde og organisere det tilbagevendende arbejde via opgaver. Eller du kan oprette separate projekter for hver måned eller faktureringsperiode, hvis det gør fakturering og rapportering nemmere. Vælg den struktur, der passer til den måde, din virksomhed arbejder på.

Ja. OneSuite har teamroller og adgangskontrol. Du kan tildele arbejde til medarbejdere og underleverandører og samtidig styre deres adgangsniveau, så samarbejdspartnere ikke automatisk får administrative eller økonomiske rettigheder.

OneSuite tilbyder en integration med QuickBooks Online, der forbinder faktureringen med dit regnskabsworkflow. Du kan oprette fakturaer i OneSuite og synkronisere dem med QuickBooks. Hvis din regnskabsproces afhænger af bestemte linjebeskrivelser, moms eller betalingsstatusser, så kontrollér felttilknytningen med en testfaktura, før du flytter din faktureringsproces.

OneSuite tilbyder tilknyttet e-mailfunktionalitet for understøttede udbydere, herunder Gmail og Microsofts e-mailtjenester. Det kan hjælpe med at holde samtalerne samlet ved de relevante kundeprofiler. Understøttelse af andre udbydere, såsom Zoho Mail eller selvhostede postkasser, bør bekræftes for netop din opsætning.

Ja. OneSuite tilbyder en valgfri white label-løsning, så du kan præsentere kundeportalen med dit eget brand og dit eget domæne. Afsendelse af systemnotifikationer eller andre beskeder fra dit eget e-maildomæne kan kræve en separat konfiguration.

Du behøver ikke selv at finde ud af hver eneste funktion. OneSuite tilbyder hjælp til onboarding og produktdemonstrationer, så du kan sætte arbejdsområdet op efter din forretningsproces. Du kan begynde med en kunde, et projekt og de funktioner, du har brug for med det samme, og derefter udvide din opsætning, efterhånden som du bliver mere fortrolig med systemet.

Den bedste måde er at teste det workflow, du har brug for, i dit eget arbejdsområde i prøveperioden. Prøv at oprette en kunde, registrere tid, generere en faktura eller invitere nogen ind i en kundeportal. Hvis en funktion, der blev vist i en demonstration, ikke er synlig, så spørg OneSuite-teamet, om den er tilgængelig, kræver konfiguration eller stadig er under udvikling.