לא בהכרח תצטרכו להתחיל מאפס. צוות OneSuite יכול לעזור לכם להעביר נתונים מהפלטפורמה הקיימת שלכם, כולל מידע על לקוחות ופרויקטים. אם יש לכם היסטוריה של שנים של גיליונות שעות, חשבוניות, הוצאות או שדות מותאמים אישית, הצוות שלנו יכול לבדוק את הנתונים הקיימים שלכם ולאשר מה ניתן להעביר לפני שאתם עוברים.

ממש לא. אפשר להתחיל עם היכולות שהכי נחוצות לכם ולהמשיך להשתמש בכלים אחרים במקומות שבהם זה הגיוני. לדוגמה, אפשר להשתמש ב-OneSuite למעקב שעות, להפקת חשבוניות ולתקשורת עם לקוחות, ובמקביל להמשיך לעבוד עם תוכנת הנהלת החשבונות המועדפת עליכם. ככל שהעסק שלכם גדל, תוכלו להעביר בהדרגה חלקים נוספים מתהליכי העבודה שלכם אל OneSuite.

כן. אפשר להתאים אישית את מרחב העבודה על ידי הפעלת המודולים שאתם צריכים והסתרת אלה שלא. אם אתם צריכים רק הפקת חשבוניות וניהול לקוחות, לא תצטרכו להתעסק בניהול פרויקטים, בחוזים או במודולים אחרים. כך הממשק נשאר ממוקד ונוח יותר לשימוש עבור הצוות שלכם.

כן. OneSuite תומכת גם במעקב באמצעות טיימר וגם בהזנה ידנית של גיליונות שעות. חברי הצוות יכולים לתעד זמן לפי פרויקטים וסוגי עבודה, בין אם הם מעדיפים למדוד תוך כדי עבודה ובין אם להזין שעות מאוחר יותר. מנהלים יכולים לבדוק את גיליונות השעות שהוגשו לפני שהם משתמשים בשעות לחיוב להפקת חשבוניות.

OneSuite תומכת במבני חיוב שונים, כולל תעריפים לפי חברי צוות, סוגי עבודה או פרויקטים. לדוגמה, אפשר לגבות תעריף אחד על עבודת עיצוב ותעריף אחר על פיתוח, או לקבוע תעריף פרויקט ספציפי ללקוח מסוים. אפשר גם לתעד תעריפי עלות פנימיים בנפרד מהסכומים שאתם גובים מהלקוחות. אם אתם צריכים שתעריף ברירת מחדל אחד יחול אוטומטית על כל הפרויקטים של לקוח מסוים, ודאו את ההגדרה המדויקת הזו מול צוות OneSuite.

כן. OneSuite תומכת בתהליכי עבודה של פרויקטים לפי שעה ושל פרויקטים במחיר קבוע. אפשר לעקוב אחרי שעות לחיוב עבור לקוחות שמשלמים לפי זמן, ובמקביל לנהל פרויקטים אחרים לפי מחיר מוסכם. אפשר גם לתעד זמן בפרויקטים במחיר קבוע כדי להבין את המאמץ של הצוות שלכם, גם כשאתם לא מחייבים לפי שעה.

הצוות שלכם יכול לתעד זמן על פרויקטים של לקוחות ולהגיש את גיליונות השעות לבדיקה. לאחר שהשעות לחיוב מאושרות, אפשר להשתמש בהן כדי להפיק חשבוניות ללקוחות. אם תהליך החיוב שלכם דורש טווח תאריכים מסוים, תיאורים של כל רישום זמן בנפרד או דוחות הוצאות תומכים, בדקו את פורמט החשבונית המדויק הזה עם נתונים לדוגמה לפני המעבר.

OneSuite תומכת בחשבוניות מחזוריות עבור שירותים כמו ריטיינרים חודשיים, תחזוקה ותמיכה שוטפת. כך פוחת הצורך ליצור מחדש את אותה חשבונית בכל חודש. אם אתם צריכים גם שכרטיסי האשראי של הלקוחות יחויבו אוטומטית, ודאו את יכולות התשלום במנוי של שער התשלומים שבחרתם.

כן. אפשר להבחין בין זמן לחיוב לזמן שאינו לחיוב. זה שימושי כשהצוות שלכם מקדיש זמן לפגישות פנימיות, למחקר, לתיקונים או לעבודה אחרת שאין לחייב עליה לקוח. תיעוד הזמן הזה עדיין יכול לעזור לכם להבין את עומסי העבודה ואת עלויות הפרויקטים.

כן. פורטל הלקוחות של OneSuite מאפשר לכם לשתף מידע על פרויקטים ישירות עם הלקוחות. במקום לשלוח לכם מייל כדי לקבל עדכון, הלקוחות יכולים להתחבר ולעיין בפרויקטים ובמשימות שהנגשתם להם. אתם קובעים מה הם רואים, כך שהם נשארים מעודכנים בלי לקבל גישה למרחב העבודה הפנימי שלכם.

פורטל הלקוחות של OneSuite מרכז במקום אחד כמה פעולות נפוצות של לקוחות. בהתאם להרשאות שתעניקו, הלקוחות יכולים להעלות או להוריד קבצים, לעיין בחשבוניות, לשלם באופן מקוון, לחתום על חוזים ולשתף פעולה במשימות שהוקצו להם. הם יכולים גם לקבוע פגישות באמצעות קישור תזמון מחובר.

לקוחות לא מקבלים אוטומטית גישה למרחב העבודה המלא שלכם. אתם יכולים להגדיר את הרשאות הפורטל שלהם, לבחור אילו אזורים להציג ולקבוע אם הם יכולים רק לצפות במידע או גם לשתף פעולה במשימות. לפני שאתם מזמינים לקוח, בדקו את הגדרות הגישה שלו כדי לוודא שהפורטל מציג רק את המידע שאתם מתכוונים לשתף.

כן. OneSuite תומכת בלקוחות עסקיים עם כמה אנשי קשר משויכים. אפשר לשמור את המידע שלהם מקושר לאותה חברה, ובמקביל להזמין את האנשים המתאימים לשתף פעולה דרך פורטל הלקוחות. זה עובד היטב כשכמה בעלי עניין צריכים לעקוב אחרי ההתקדמות, לספק מסמכים או להשלים עבודה שהוקצתה להם.

לא. משתמשי פורטל הלקוחות לא צריכים מושבי צוות פנימיים בתשלום. אפשר להזמין לקוחות בלי להתייחס אליהם כאל עובדים. חברי צוות וקבלנים חיצוניים שעובדים בתוך העסק שלכם מטופלים אחרת, וייתכן שיידרשו עבורם מושבים בתשלום בהתאם לתפקידם.

כן. OneSuite מארגנת קבצים סביב רשומות לקוח ופרויקטים ספציפיים, כך שהצוות שלכם יכול למצוא את המסמכים שקשורים לכל לקוח. גם הלקוחות יכולים לגשת לקבצים ולשתף אותם דרך הפורטל שלהם. אם תהליך העבודה שלכם מבוסס על סנכרון של תיקיות קיימות באחסון ענן, ודאו שהספק ושיטת החיבור הספציפיים שלכם נתמכים.

לא. אפשר להשתמש בתבניות פרויקטים ומשימות לשימוש חוזר במקום לבנות מחדש את אותו תהליך עבודה לכל לקוח. לדוגמה, אפשר ליצור פעם אחת סט סטנדרטי של משימות תכנון, הקמה, אספקה וסקירה, ואז להתאים את הפרטים לכל התקשרות חדשה.

לא בהכרח. אפשר לנהל פרויקט שוטף אחד ללקוח ולארגן את העבודה החוזרת באמצעות משימות. לחלופין, אפשר ליצור פרויקטים נפרדים לכל חודש או לכל מחזור חיוב, אם זה מקל על הפקת החשבוניות והדוחות. בחרו את המבנה שמתאים לאופן שבו העסק שלכם פועל.

כן. OneSuite מספקת תפקידי צוות ובקרות גישה. אפשר להקצות עבודה לעובדים ולקבלנים חיצוניים ובמקביל לנהל את רמת הגישה שלהם, כך ששותפים לעבודה לא מקבלים אוטומטית הרשאות ניהול או הרשאות פיננסיות.

OneSuite מציעה אינטגרציה עם QuickBooks Online שמחברת בין הפקת החשבוניות לבין תהליכי הנהלת החשבונות שלכם. אפשר להפיק חשבוניות ב-OneSuite ולסנכרן אותן עם QuickBooks. אם תהליך הנהלת החשבונות שלכם מסתמך על תיאורי שורות מסוימים, מיסים או סטטוסי תשלום, בדקו את מיפוי השדות עם חשבונית ניסיון לפני שאתם מעבירים את תהליך החיוב.

OneSuite מציעה חיבור דוא״ל לספקים נתמכים, כולל Gmail ושירותי הדוא״ל של Microsoft. כך אפשר לשמור את השיחות לצד רשומות הלקוח הרלוונטיות. יש לוודא תמיכה בספקים אחרים, כמו Zoho Mail או תיבות דואר באירוח עצמאי, בהתאם להגדרה הספציפית שלכם.

כן. OneSuite מציעה אפשרות White Label אופציונלית שמאפשרת לכם להציג את פורטל הלקוחות עם המיתוג והדומיין המותאם שלכם. שליחת התראות מערכת או הודעות אחרות מדומיין הדוא״ל שלכם עשויה לדרוש הגדרה נפרדת.

אתם לא צריכים להבין כל יכולת לבד. OneSuite מציעה סיוע בקליטה והדגמות מוצר שיעזרו לכם להגדיר את מרחב העבודה בהתאם לתהליכים העסקיים שלכם. אפשר להתחיל עם לקוח אחד, פרויקט אחד והיכולות שאתם צריכים מיד, ואז להרחיב את ההגדרה ככל שתרגישו בנוח.

הדרך הטובה ביותר היא לבדוק את תהליך העבודה שאתם צריכים במרחב העבודה שלכם בתקופת הניסיון. נסו ליצור לקוח, לעקוב אחרי שעות, להפיק חשבונית או להזמין מישהו לפורטל הלקוחות. אם יכולת שהוצגה בהדגמה לא מופיעה אצלכם, שאלו את צוות OneSuite אם היא זמינה, אם היא דורשת הגדרה או אם היא עדיין בפיתוח.