Você não precisa necessariamente começar do zero. A equipe do OneSuite pode ajudar você a migrar dados da sua plataforma atual, incluindo informações de clientes e projetos. Se você tem anos de histórico de folhas de horas, faturas, despesas ou campos personalizados, nossa equipe pode analisar seus dados existentes e confirmar o que pode ser transferido antes da mudança.

De forma alguma. Você pode começar com os recursos de que mais precisa e continuar usando outras ferramentas quando fizer sentido. Por exemplo, você pode usar o OneSuite para controle de horas, faturamento e comunicação com clientes enquanto continua usando seu software de contabilidade preferido. Você pode trazer gradualmente mais do seu fluxo de trabalho para o OneSuite à medida que sua empresa cresce.

Sim. Você pode personalizar seu espaço de trabalho ativando os módulos de que precisa e ocultando os que não usa. Se você só precisa de faturamento e gestão de clientes, não precisa lidar com gestão de projetos, contratos ou outros módulos. Isso mantém a interface focada e mais fácil de usar para sua equipe.

Sim. O OneSuite oferece suporte tanto ao registro com cronômetro quanto a lançamentos manuais na folha de horas. Os membros da equipe podem registrar tempo nos seus projetos e tipos de trabalho, seja cronometrando enquanto trabalham ou lançando as horas depois. Os gestores podem revisar as folhas de horas enviadas antes de usar as horas faturáveis no faturamento.

O OneSuite oferece suporte a diferentes estruturas de cobrança, incluindo taxas baseadas em membros da equipe, tipos de trabalho ou projetos. Por exemplo, você pode cobrar uma taxa por trabalho de design e outra por desenvolvimento, ou definir uma taxa de projeto específica para um determinado cliente. Você também pode registrar taxas de custo internas separadamente dos valores que cobra dos clientes. Se precisar que uma taxa padrão seja aplicada automaticamente a todos os projetos de um cliente, confirme essa configuração exata com a equipe do OneSuite.

Sim. O OneSuite oferece suporte a fluxos de trabalho de projetos por hora e de preço fixo. Você pode registrar horas faturáveis para clientes que pagam por tempo e, ao mesmo tempo, gerenciar outros projetos com um valor combinado. Também é possível registrar tempo em projetos de preço fixo para entender o esforço da sua equipe, mesmo quando você não cobra por hora.

Sua equipe pode registrar tempo nos projetos dos clientes e enviar as folhas de horas para revisão. Depois que as horas faturáveis forem aprovadas, elas podem ser usadas para criar faturas para os clientes. Se o seu processo de faturamento exigir um período específico, descrições de cada lançamento de tempo ou relatórios de despesas complementares, teste exatamente esse formato de fatura com dados de exemplo antes de fazer a mudança.

O OneSuite oferece suporte a faturas recorrentes para serviços como mensalidades fixas, manutenção e suporte contínuo. Isso reduz a necessidade de recriar a mesma fatura todo mês. Se você também precisar que os cartões dos clientes sejam cobrados automaticamente, confirme os recursos de pagamento por assinatura do gateway de pagamento escolhido.

Sim. Você pode diferenciar o tempo faturável do não faturável. Isso é útil quando sua equipe dedica tempo a reuniões internas, pesquisas, revisões ou outros trabalhos que não devem ser cobrados de um cliente. Registrar esse tempo ainda ajuda você a entender a carga de trabalho e os custos dos projetos.

Sim. O portal do cliente do OneSuite permite compartilhar informações dos projetos diretamente com os clientes. Em vez de enviar e-mails pedindo atualizações, os clientes podem fazer login e consultar os projetos e tarefas que você disponibilizou para eles. Você controla o que eles veem, para que fiquem informados sem acessar seu espaço de trabalho interno.

O portal do cliente do OneSuite reúne várias ações comuns dos clientes. Dependendo do acesso que você conceder, os clientes podem enviar ou baixar arquivos, revisar faturas, pagar online, assinar contratos e colaborar em tarefas atribuídas. Eles também podem agendar reuniões por meio de um link de agendamento conectado.

Os clientes não recebem acesso automático a todo o seu espaço de trabalho. Você pode configurar as permissões do portal, escolher quais seções exibir e controlar se eles podem apenas visualizar informações ou também colaborar em tarefas. Antes de convidar um cliente, revise as configurações de acesso dele para garantir que o portal mostre apenas as informações que você pretende compartilhar.

Sim. O OneSuite oferece suporte a clientes empresariais com vários contatos associados. Você pode manter as informações deles vinculadas à mesma empresa enquanto convida as pessoas certas para colaborar pelo portal do cliente. Isso funciona bem quando várias partes interessadas precisam revisar o progresso, enviar documentos ou concluir trabalhos atribuídos.

Não. Os usuários do portal do cliente não precisam de licenças pagas da equipe interna. Você pode convidar clientes sem tratá-los como funcionários. Membros da equipe e prestadores de serviço que trabalham dentro da sua empresa são tratados de forma diferente e podem exigir licenças pagas, dependendo das suas funções.

Sim. O OneSuite organiza os arquivos em torno de cada registro de cliente e de cada projeto, para que sua equipe encontre os documentos associados a cada cliente. Os clientes também podem acessar e compartilhar arquivos pelo portal. Se o seu fluxo de trabalho depende da sincronização de pastas existentes de armazenamento em nuvem, confirme se o seu provedor e o seu método de conexão específicos são compatíveis.

Não. Você pode usar modelos reutilizáveis de projetos e tarefas em vez de reconstruir o mesmo fluxo de trabalho para cada cliente. Por exemplo, você pode criar uma única vez um conjunto padrão de tarefas de planejamento, configuração, entrega e revisão e, depois, adaptar os detalhes para cada novo trabalho.

Não necessariamente. Você pode manter um projeto contínuo para um cliente e organizar o trabalho recorrente por meio de tarefas. Ou pode criar projetos separados para cada mês ou ciclo de faturamento, se isso facilitar o faturamento e os relatórios. Escolha a estrutura que corresponde à forma como sua empresa opera.

Sim. O OneSuite oferece funções de equipe e controles de acesso. Você pode atribuir trabalho a funcionários e prestadores de serviço enquanto gerencia o nível de acesso deles, para que os colaboradores não recebam automaticamente permissões administrativas ou financeiras.

O OneSuite oferece uma integração com o QuickBooks Online para conectar o faturamento ao seu fluxo de trabalho contábil. Você pode criar faturas no OneSuite e sincronizá-las com o QuickBooks. Se o seu processo contábil depende de descrições de itens, impostos ou status de pagamento específicos, verifique o mapeamento de campos com uma fatura de teste antes de migrar seu processo de faturamento.

O OneSuite oferece funcionalidade de e-mail conectado para provedores compatíveis, incluindo Gmail e os serviços de e-mail da Microsoft. Isso ajuda a manter as conversas junto aos registros de cliente correspondentes. A compatibilidade com outros provedores, como Zoho Mail ou caixas de correio hospedadas de forma independente, deve ser confirmada para a sua configuração específica.

Sim. O OneSuite oferece uma experiência white-label opcional que permite apresentar o portal do cliente com sua marca e seu domínio personalizado. Enviar notificações do sistema ou outras mensagens a partir do seu próprio domínio de e-mail pode exigir uma configuração separada.

Você não precisa descobrir cada recurso sozinho. O OneSuite oferece assistência de onboarding e demonstrações do produto para ajudar você a configurar o espaço de trabalho de acordo com os processos da sua empresa. Você pode começar com um cliente, um projeto e os recursos de que precisa imediatamente e, depois, expandir sua configuração à medida que se sentir mais à vontade.

A melhor forma é testar o fluxo de trabalho de que você precisa no seu próprio espaço de trabalho de teste. Experimente criar um cliente, registrar horas, gerar uma fatura ou convidar alguém para um portal do cliente. Se um recurso mostrado em uma demonstração não aparecer, pergunte à equipe do OneSuite se ele está disponível, se exige configuração ou se ainda está em desenvolvimento.