No tienes por qué empezar de cero. El equipo de OneSuite puede ayudarte a migrar los datos de tu plataforma actual, incluida la información de clientes y proyectos. Si tienes años de partes de horas, facturas, gastos o campos personalizados históricos, nuestro equipo puede revisar tus datos y confirmar qué se puede transferir antes de que hagas el cambio.

En absoluto. Puedes empezar con las funciones que más necesitas y seguir usando otras herramientas cuando tenga sentido. Por ejemplo, puedes usar OneSuite para el control de tiempo, la facturación y la comunicación con clientes, y seguir utilizando tu software de contabilidad preferido. A medida que tu negocio crezca, puedes ir incorporando gradualmente más partes de tu flujo de trabajo a OneSuite.

Sí. Puedes personalizar tu espacio de trabajo activando los módulos que necesitas y ocultando los que no. Si solo necesitas facturación y gestión de clientes, no tienes que lidiar con la gestión de proyectos, los contratos ni otros módulos. Así la interfaz se mantiene enfocada y es más fácil de usar para tu equipo.

Sí. OneSuite admite tanto el registro con temporizador como las entradas manuales en el parte de horas. Los miembros del equipo pueden registrar tiempo en sus proyectos y tipos de trabajo, tanto si prefieren cronometrar mientras trabajan como si prefieren introducir las horas más tarde. Los responsables pueden revisar los partes de horas enviados antes de usar las horas facturables para facturar.

OneSuite admite distintas estructuras de facturación, incluidas tarifas basadas en miembros del equipo, tipos de trabajo o proyectos. Por ejemplo, puedes cobrar una tarifa por el trabajo de diseño y otra por el de desarrollo, o fijar una tarifa de proyecto específica para un cliente concreto. También puedes registrar las tarifas de coste internas por separado de los importes que cobras a los clientes. Si necesitas que una tarifa predeterminada se aplique automáticamente a todos los proyectos de un cliente, confirma esa configuración exacta con el equipo de OneSuite.

Sí. OneSuite admite flujos de trabajo para proyectos por horas y de precio fijo. Puedes registrar horas facturables para los clientes que pagan por tiempo y, al mismo tiempo, gestionar otros proyectos con una tarifa acordada. También puedes registrar tiempo en proyectos de precio fijo para conocer el esfuerzo de tu equipo aunque no factures por horas.

Tu equipo puede registrar tiempo en los proyectos de clientes y enviar sus partes de horas para su revisión. Una vez aprobadas las horas facturables, pueden usarse para crear facturas a clientes. Si tu proceso de facturación requiere un rango de fechas concreto, descripciones de cada entrada de tiempo o informes de gastos complementarios, prueba ese formato de factura exacto con datos de ejemplo antes de hacer el cambio.

OneSuite admite facturas recurrentes para servicios como igualas mensuales, mantenimiento y soporte continuo. Esto reduce la necesidad de volver a crear la misma factura cada mes. Si además necesitas que se cobre automáticamente en las tarjetas de tus clientes, confirma las capacidades de pago por suscripción de la pasarela que elijas.

Sí. Puedes distinguir entre tiempo facturable y no facturable. Esto resulta útil cuando tu equipo dedica tiempo a reuniones internas, investigación, revisiones u otro trabajo que no debería cobrarse a un cliente. Registrar ese tiempo te sigue ayudando a entender la carga de trabajo y los costes de los proyectos.

Sí. El portal de clientes de OneSuite te permite compartir información de los proyectos directamente con tus clientes. En lugar de escribirte por email para pedir novedades, los clientes pueden iniciar sesión y revisar los proyectos y tareas que hayas puesto a su disposición. Tú controlas lo que ven, para que estén informados sin acceder a tu espacio de trabajo interno.

El portal de clientes de OneSuite reúne varias acciones habituales de los clientes. Según el acceso que les concedas, los clientes pueden subir o descargar archivos, revisar facturas, pagar en línea, firmar contratos y colaborar en las tareas asignadas. También pueden reservar reuniones a través de un enlace de programación conectado.

Los clientes no reciben automáticamente acceso a todo tu espacio de trabajo. Puedes configurar sus permisos en el portal, elegir qué secciones mostrar y controlar si solo pueden ver la información o también colaborar en tareas. Antes de invitar a un cliente, revisa su configuración de acceso para asegurarte de que el portal muestra únicamente la información que quieres compartir.

Sí. OneSuite admite clientes de tipo empresa con varios contactos asociados. Puedes mantener su información vinculada a la misma empresa e invitar a las personas adecuadas a colaborar a través del portal de clientes. Esto funciona bien cuando varias partes interesadas necesitan revisar el progreso, aportar documentos o completar el trabajo asignado.

No. Los usuarios del portal de clientes no necesitan licencias de pago del equipo interno. Puedes invitar a clientes sin tratarlos como empleados. Los miembros del equipo y los colaboradores externos que trabajan dentro de tu negocio se gestionan de forma diferente y pueden requerir licencias de pago según sus roles.

Sí. OneSuite organiza los archivos en torno a cada ficha de cliente y a cada proyecto, para que tu equipo encuentre los documentos asociados a cada cliente. Los clientes también pueden acceder a archivos y compartirlos a través de su portal. Si tu flujo de trabajo depende de sincronizar carpetas existentes de almacenamiento en la nube, confirma que tu proveedor concreto y tu método de conexión son compatibles.

No. Puedes usar plantillas reutilizables de proyectos y tareas en lugar de reconstruir el mismo flujo de trabajo para cada cliente. Por ejemplo, puedes crear una sola vez un conjunto estándar de tareas de planificación, configuración, entrega y revisión, y después adaptar los detalles a cada nuevo encargo.

No necesariamente. Puedes mantener un proyecto continuo para un cliente y organizar el trabajo recurrente mediante tareas. O puedes crear proyectos separados para cada mes o ciclo de facturación si eso facilita la facturación y los informes. Elige la estructura que mejor se adapte a la forma de trabajar de tu negocio.

Sí. OneSuite ofrece roles de equipo y controles de acceso. Puedes asignar trabajo a empleados y colaboradores externos mientras gestionas su nivel de acceso, de modo que los colaboradores no reciban automáticamente permisos administrativos ni financieros.

OneSuite ofrece una integración con QuickBooks Online para conectar la facturación con tu flujo de trabajo contable. Puedes crear facturas en OneSuite y sincronizarlas con QuickBooks. Si tu proceso contable depende de descripciones de partidas, impuestos o estados de pago concretos, verifica la correspondencia de campos con una factura de prueba antes de trasladar tu proceso de facturación.

OneSuite ofrece funciones de correo electrónico conectado para proveedores compatibles, incluidos Gmail y los servicios de correo de Microsoft. Esto ayuda a mantener las conversaciones junto a las fichas de cliente correspondientes. La compatibilidad con otros proveedores, como Zoho Mail o buzones alojados de forma independiente, debe confirmarse para tu configuración específica.

Sí. OneSuite ofrece una experiencia opcional de marca blanca que te permite presentar el portal de clientes con tu marca y tu dominio personalizado. Enviar notificaciones del sistema u otros mensajes desde tu propio dominio de correo puede requerir una configuración aparte.

No tienes que descubrir cada función por tu cuenta. OneSuite ofrece asistencia de incorporación y demostraciones del producto para ayudarte a configurar el espacio de trabajo en torno a los procesos de tu negocio. Puedes empezar con un cliente, un proyecto y las funciones que necesitas de inmediato, y ampliar tu configuración a medida que te sientas más cómodo.

La mejor forma es probar el flujo de trabajo que necesitas en tu propio espacio de trabajo de prueba. Intenta crear un cliente, registrar tiempo, generar una factura o invitar a alguien a un portal de clientes. Si una función que se mostró en una demostración no aparece, pregunta al equipo de OneSuite si está disponible, si requiere configuración o si todavía está en desarrollo.