AVG-naleving

1. Inleiding

Deze pagina over AVG-naleving biedt aanvullende informatie over hoe MailBluster LLC, handelend onder de naam OneSuite ("OneSuite", "wij", "ons" of "onze"), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat, deelt en beschermt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG").

Deze pagina is van toepassing op personen in de Europese Economische Ruimte en, waar van toepassing, op personen die worden beschermd door de Algemene verordening gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk ("UK AVG").

Deze pagina vormt een aanvulling op ons Privacybeleid, onze Gebruiksvoorwaarden, onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden en ons Cookiebeleid.

Bij tegenstrijdigheid tussen deze pagina en ons algemene Privacybeleid met betrekking tot de rechten van personen die door de AVG of de UK AVG worden beschermd, gelden de bepalingen van deze pagina voor zover de wet dit vereist.

2. Bedrijfsgegevens

De organisatie die verantwoordelijk is voor OneSuite is:

MailBluster LLC, handelend onder de naam OneSuite
2810 N Church Street
Wilmington, Delaware 19802
Verenigde Staten

E-mail: [email protected]
Website: onesuite.io

EU-vertegenwoordiger — Artikel 27

Farhan Mahbub
Universitätsstr. 1, App. 700-3
03046 Cottbus
Duitsland

E-mail: [email protected]

Vertegenwoordiger in het VK — Artikel 27 UK AVG

Sabah Sarwar
25 Langtry Court
Belfast, BT5 4DN
Verenigd Koninkrijk

E-mail: [email protected]

3. Onze rol onder de AVG

OneSuite kan optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker, afhankelijk van de context waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

3.1 OneSuite als verwerkingsverantwoordelijke

OneSuite treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Dit omvat persoonsgegevens die worden verwerkt voor:

• Het aanmaken en beheren van OneSuite-accounts
• Het beheren van abonnementen en facturatie
• Het bieden van klantondersteuning
• Het beheren en beveiligen van onze website en ons platform
• Het communiceren van servicegerelateerde informatie
• Het uitvoeren van toegestane analyses
• Het versturen van marketingcommunicatie waar toegestaan
• Het voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen

3.2 OneSuite als verwerker

OneSuite treedt op als verwerker wanneer een klant het platform gebruikt om persoonsgegevens te verwerken van zijn cliënten, contactpersonen, leads, teamleden, opdrachtnemers of andere personen.

In die omstandigheden geldt:

• De klant treedt doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke
• OneSuite verwerkt persoonsgegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de klant
• De klant bepaalt het doel en de rechtsgrond voor de verwerking
• Onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden zijn van toepassing
• De klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van de vereiste privacyverklaringen en het verkrijgen van eventuele noodzakelijke toestemming

Personen van wie de persoonsgegevens door een van onze klanten in OneSuite zijn ingevoerd, dienen hun privacyverzoeken normaal gesproken aan die klant te richten.

4. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe u met OneSuite omgaat, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

4.1 Account- en identiteitsgegevens

• Volledige naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Post- of bedrijfsadres
• Gebruikers- en bedrijfsidentificatoren
• Accountvoorkeuren
• Gehashte authenticatiegegevens

4.2 Door de klant verstrekte informatie

Onze klanten kunnen persoonsgegevens in OneSuite invoeren via:

• CRM-contactpersonen en bedrijven
• Leads en verkoopkansen
• Klantportalen
• Projecten en taken
• Opmerkingen en communicatie
• Bestanden en documenten
• Offertes en contracten
• Facturen en betalingsgegevens
• Tijdregistraties
• Aangepaste velden
• Gekoppelde applicaties

Klanten beheren zelf de informatie die zij in hun OneSuite-accounts invoeren.

4.3 Informatie over e-mailintegratie

Wanneer u een e-mailaccount koppelt, kan OneSuite verwerken:

• Identificatoren van het gekoppelde account
• Adressen van afzender en ontvangers
• CC-ontvangers
• Onderwerpregels van e-mails
• Inhoud van de e-mailtekst
• Thread-identificatoren
• Tijdstempels van verzending en ontvangst
• Richting en status van berichten
• Metagegevens van bijlagen
• OAuth-tokens

OneSuite verzamelt niet het wachtwoord van uw e-mailaccount.

Bijlagen worden op verzoek opgehaald bij de gekoppelde provider. OneSuite slaat metagegevens van bijlagen op, zoals bestandsnaam, type, grootte en provideridentificator.

4.4 Factureringsgegevens

OneSuite kan verwerken:

• Factuurnaam en -adres
• Transactiegeschiedenis
• Abonnementsgegevens
• Stripe-klantidentificatoren
• De laatste vier cijfers van een betaalkaart

Volledige betaalkaartgegevens worden verwerkt door de betreffende betalingsprovider en worden niet op de servers van OneSuite opgeslagen.

4.5 Gebruiks- en technische informatie

Wij kunnen automatisch verwerken:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaat- en besturingssysteeminformatie
• Gebruikte pagina's en functies
• Tijdstempels van inloggen en activiteit
• Interactie- en prestatie-informatie
• Beveiligings- en diagnostische logboeken

4.6 Ondersteunings- en communicatie-informatie

Wij kunnen informatie bewaren die is opgenomen in:

• Supporttickets
• Gesprekken via de supportchat
• E-mails die naar OneSuite zijn verzonden
• Productfeedback
• Demo- en verkoopaanvragen
• Overige communicatie met ons team

4.7 Waar wij persoonsgegevens vandaan halen

De meeste persoonsgegevens komen rechtstreeks van u of worden door onze klanten in OneSuite ingevoerd.

Wij ontvangen ook persoonsgegevens uit andere bronnen, waaronder gekoppelde e-mail- en agenda-accounts. Wanneer een gebruiker een mailbox of agenda koppelt, ontvangt OneSuite informatie over afzenders, ontvangers, organisatoren van vergaderingen en deelnemers aan vergaderingen die mogelijk geen OneSuite-gebruikers zijn.

Deze informatie wordt verwerkt namens de klant die het account heeft gekoppeld. Die klant is verantwoordelijk voor het vaststellen van een passende rechtsgrond en voor het verstrekken van de vereiste privacyverklaring aan de betrokken personen.

5. Rechtsgronden voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de rechtsgronden uit artikel 6 van de AVG.

5.1 Uitvoering van een overeenkomst — Artikel 6(1)(b)

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst met u aan te gaan of uit te voeren.

Dit kan omvatten:

• Het aanmaken en onderhouden van uw account
• Het bieden van toegang tot OneSuite
• Het leveren van gevraagde platformfuncties
• Het beheren van abonnementen
• Het verwerken van betalingen
• Het bieden van technische en klantondersteuning
• Het versturen van essentiële servicecommunicatie
• Het beheren van gekoppelde diensten en integraties

5.2 Gerechtvaardigde belangen — Artikel 6(1)(f)

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, mits die belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.

Onze gerechtvaardigde belangen kunnen omvatten:

• Het exploiteren en verbeteren van OneSuite
• Inzicht krijgen in hoe functies worden gebruikt
• Het waarborgen van de betrouwbaarheid van de dienst
• Het beschermen van accounts en platforminfrastructuur
• Het opsporen van fraude, misbruik en onbevoegde toegang
• Het onderzoeken van beveiligingsincidenten
• Het voorkomen van misbruik van het platform
• Het beantwoorden van vragen van klanten
• Het bijhouden van passende bedrijfsadministratie
• Het verstrekken van relevante informatie aan bestaande klanten

Waar vereist beoordelen wij of de verwerking noodzakelijk en evenredig is en redelijkerwijs door de betrokkene wordt verwacht.

5.3 Wettelijke verplichtingen — Artikel 6(1)(c)

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder:

• Fiscale en boekhoudkundige vereisten
• Bewaarplichten voor administratie
• Regelgevende verplichtingen
• Rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties
• Gerechtelijke bevelen en juridische procedures
• Vereisten voor fraudepreventie
• Verplichtingen inzake gegevensbescherming

5.4 Toestemming — Artikel 6(1)(a)

Wij kunnen ons baseren op toestemming voor activiteiten zoals:

• Het plaatsen van niet-essentiële cookies
• Het verwerken van optionele informatie die u vrijwillig verstrekt
• Het inschakelen van optionele functies waarvoor toestemming vereist is

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

5.5 Bescherming van juridische rechten

Waar de wet dit toestaat, kunnen wij persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

6. Beginselen van gegevensbescherming

OneSuite past bij de verwerking van persoonsgegevens de volgende AVG-beginselen toe.

6.1 Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een passende rechtsgrond en geven informatie over hoe deze worden gebruikt.

6.2 Doelbinding

Wij verzamelen persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en gebruiken ze niet op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

6.3 Minimale gegevensverwerking

Wij streven ernaar alleen de persoonsgegevens te verwerken die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

6.4 Juistheid

Wij nemen redelijke maatregelen om persoonsgegevens juist te houden en stellen gebruikers in staat onjuiste of onvolledige informatie bij te werken.

6.5 Opslagbeperking

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het betreffende doel, contractuele vereisten of toepasselijke wetgeving.

6.6 Integriteit en vertrouwelijkheid

Wij hanteren technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of vernietiging.

6.7 Verantwoordingsplicht

Wij hanteren beleid, contractuele controles, beveiligingsmaatregelen en verwerkingsregisters om aan te tonen dat wij onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming naleven.

7. Uw rechten onder de AVG

Onder voorbehoud van de toepasselijke voorwaarden en uitzonderingen kunt u de volgende rechten uitoefenen.

7.1 Recht op inzage — Artikel 15

U kunt verzoeken om:

• Bevestiging of wij uw persoonsgegevens verwerken
• Een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Informatie over de doeleinden van de verwerking
• Informatie over ontvangers of categorieën ontvangers
• De verwachte bewaartermijn
• Informatie over de rechten die op u van toepassing zijn

7.2 Recht op rectificatie — Artikel 16

U kunt ons vragen onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.

Bepaalde informatie kunt u mogelijk ook rechtstreeks via uw OneSuite-account bijwerken.

7.3 Recht op gegevenswissing — Artikel 17

U kunt verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken wanneer:

• Ze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel
• U uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is
• U met succes bezwaar maakt tegen de verwerking
• De informatie onrechtmatig is verwerkt
• Verwijdering vereist is om aan een wettelijke verplichting te voldoen

Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Wij mogen informatie bewaren wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, juridische rechten uit te oefenen, geschillen op te lossen, fraude te voorkomen of overeenkomsten af te dwingen.

7.4 Recht op beperking — Artikel 18

U kunt verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken terwijl:

• De juistheid ervan wordt gecontroleerd
• Een bezwaar in behandeling is
• De verwerking onrechtmatig is, maar u beperking verkiest boven wissing
• Wij de informatie niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft voor een rechtsvordering

7.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid — Artikel 20

Wanneer de verwerking geautomatiseerd is en berust op toestemming of een overeenkomst, kunt u de in aanmerking komende persoonsgegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Waar technisch haalbaar en wettelijk vereist, kunt u verzoeken de informatie rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

7.6 Recht van bezwaar — Artikel 21

U kunt bezwaar maken tegen verwerking die berust op gerechtvaardigde belangen.

Wanneer u bezwaar maakt, staken wij de betreffende verwerking, tenzij:

• Wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw rechten
• De verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing. Wanneer u dat doet, stoppen wij met het verwerken van uw persoonsgegevens voor dat marketingdoel.

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking berust op toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

U kunt uw toestemming intrekken via de betreffende cookie- of functie-instellingen of door contact op te nemen met OneSuite.

7.8 Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming — Artikel 22

U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft, behalve waar dit door de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

OneSuite gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming om accounts op te schorten of te beëindigen of om andere besluiten te nemen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen zonder passende menselijke tussenkomst.

7.9 Recht om een klacht in te dienen

U kunt een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het EER-land waar u:

• Gewoonlijk woont
• Werkt
• Meent dat een AVG-inbreuk heeft plaatsgevonden

Een lijst van Europese gegevensbeschermingsautoriteiten is beschikbaar via het Europees Comité voor gegevensbescherming.

Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, kunt u een klacht indienen bij het Information Commissioner's Office via ico.org.uk.

Wij moedigen u aan eerst contact met ons op te nemen, zodat wij de gelegenheid krijgen uw zorg te behandelen.

8. Hoe u uw rechten uitoefent

Om een AVG-verzoek in te dienen, neemt u contact op met:

E-mail: [email protected]
Onderwerpregel: GDPR Request

Vermeld voldoende informatie om ons te helpen:

• U te identificeren
• De relevante informatie te vinden
• Te begrijpen welk recht u wilt uitoefenen
• Te bepalen of OneSuite optreedt als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren en uw account te beschermen tegen onbevoegde verzoeken.

Wij reageren doorgaans zonder onnodige vertraging en binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek.

Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken zijn ingediend, kan de reactietermijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u over een verlenging en lichten de reden toe.

Voor het uitoefenen van uw rechten worden normaal gesproken geen kosten in rekening gebracht. Waar de AVG dit toestaat, kunnen wij echter een redelijke vergoeding vragen of weigeren gevolg te geven aan een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Wanneer OneSuite informatie uitsluitend namens een klant verwerkt, kunnen wij het verzoek doorverwijzen naar die klant of de klant helpen bij het beantwoorden ervan.

9. Bewaring en verwijdering van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is om:

• OneSuite-diensten te leveren
• Uw account te onderhouden
• Transacties af te ronden
• Contractuele verplichtingen na te komen
• Op ondersteuningsverzoeken te reageren
• Het platform te beschermen
• Geschillen op te lossen
• Aan wettelijke vereisten te voldoen
• Rechtsvorderingen in te stellen of te onderbouwen

Onze algemene bewaarpraktijken omvatten:

• Accountgegevens: bewaard zolang het account actief blijft en na verwijdering van het account uit actieve systemen verwijderd
• Gegevens van e-mailintegratie: bewaard zolang het e-mailaccount gekoppeld blijft
• OAuth-tokens: bewaard zolang de betreffende integratie gekoppeld blijft
• Betalings- en boekhoudgegevens: bewaard zoals vereist door toepasselijke financiële en wettelijke voorschriften, doorgaans tot zeven jaar
• Door de klant beheerde inhoud: bewaard volgens de instructies van de klant en de accountstatus

Wanneer een account wordt verwijderd, worden de bijbehorende gegevens uit actieve systemen verwijderd, behalve waar bewaring wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Gegevens kunnen na verwijdering uit actieve systemen gedurende een beperkte periode in versleutelde back-ups aanwezig blijven. Na die periode worden de back-ups overschreven via de normale back-uprotatiecyclus van OneSuite.

Onze verwerking van door de klant beheerde persoonsgegevens na beëindiging van het account wordt tevens geregeld door onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden.

10. Internationale gegevensoverdrachten

OneSuite slaat applicatiegegevens hoofdzakelijk op via de infrastructuur van Amazon Web Services in de Europese Unie, waaronder de regio Ierland.

Sommige goedgekeurde dienstverleners kunnen beperkte persoonsgegevens buiten de EER verwerken, waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens worden overgedragen naar een land waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen, past OneSuite passende waarborgen toe zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze waarborgen kunnen omvatten:

• Door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen
• Adequaatheidsbesluiten
• Het EU-VS-gegevensprivacyraamwerk, wanneer een dienstverlener uit de Verenigde Staten gecertificeerd is
• Het Britse International Data Transfer Addendum voor overdrachten die onder de UK AVG vallen
• Contractuele vereisten inzake gegevensbescherming
• Versleuteling tijdens verzending en in rust
• Toegangscontroles en geheimhoudingsverplichtingen
• Risicobeoordelingen van overdrachten waar vereist

Aanvullende informatie over subverwerkers en internationale overdrachten vindt u in ons Privacybeleid en onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden.

11. Subverwerkers

OneSuite maakt gebruik van geselecteerde externe dienstverleners ter ondersteuning van de platformactiviteiten.

Afhankelijk van de gebruikte diensten en functies kunnen deze aanbieders omvatten:

• Amazon Web Services voor cloudinfrastructuur en hosting
• Amazon SES voor het versturen van transactionele e-mail
• Mailgun voor het versturen van transactionele e-mail
• Cloudflare voor domein-, netwerk-, proxy-, beveiligings- en contentleveringsdiensten
• Stripe voor de verwerking van abonnementsbetalingen
• Google Analytics voor websiteanalyse
• Crisp voor communicatie met klantondersteuning
• Gekoppelde e-mail-, agenda-, opslag-, planning- en betalingsproviders die door klanten worden geselecteerd

Wanneer OneSuite als verwerker optreedt, moeten subverwerkers die persoonsgegevens van klanten verwerken passende toezeggingen op het gebied van gegevensbescherming doen.

OneSuite kan zijn subverwerkers bijwerken naarmate het platform zich ontwikkelt. Waar onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden dit vereisen, worden klanten geïnformeerd over relevante wijzigingen en krijgen zij de gelegenheid bezwaar te maken op gerechtvaardigde gronden van gegevensbescherming.

12. Gegevensbeveiliging

OneSuite hanteert technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen.

Deze maatregelen omvatten, waar van toepassing:

• Versleuteling van informatie in rust
• Versleuteling tijdens verzending met TLS 1.2 of hoger
• Op rollen gebaseerde toegangscontroles
• Toegang beperkt tot bevoegd personeel op basis van zakelijke noodzaak
• Auditlogging en systeemmonitoring
• Procedures voor incidentrespons
• Opschoning van logboeken om onnodige blootstelling van gevoelige informatie te beperken

Geen enkele methode van verzending via internet of elektronische opslag is volledig veilig, en OneSuite kan geen absolute veiligheid garanderen.

OneSuite beoordeelt zijn waarborgen en werkt ze bij op basis van vastgestelde risico's, operationele vereisten en wijzigingen in zijn diensten.

13. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

OneSuite hanteert procedures om vermoedelijke inbreuken in verband met persoonsgegevens te identificeren, te onderzoeken, in te dammen, te documenteren en te verhelpen.

13.1 Wanneer OneSuite als verwerkingsverantwoordelijke optreedt

Wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personen, meldt OneSuite dit zonder onnodige vertraging en, indien haalbaar, binnen 72 uur na kennisname van de inbreuk aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de betrokken personen, informeert OneSuite ook die personen zonder onnodige vertraging, tenzij een toepasselijke uitzondering geldt.

13.2 Wanneer OneSuite als verwerker optreedt

Wanneer OneSuite kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die informatie treft die namens een klant wordt verwerkt, informeren wij de betrokken klant zonder onnodige vertraging conform onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden.

De klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het bepalen of melding aan een toezichthoudende autoriteit of aan betrokkenen vereist is.

13.3 Registratie van inbreuken

OneSuite documenteert inbreuken in verband met persoonsgegevens, waaronder:

• De bekende feiten rond het incident
• De gevolgen of mogelijke gevolgen ervan
• De onderzoeksmaatregelen
• De inperkingsmaatregelen
• De herstelmaatregelen
• De verrichte meldingen

14. Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen

OneSuite houdt rekening met de beginselen van gegevensbescherming bij het ontwerpen, ontwikkelen en exploiteren van het platform.

Onze praktijken omvatten:

• Het beperken van de verzameling tot informatie die relevant is voor de functionaliteit van het platform
• Het beperken van toegang op basis van gebruikersrollen en machtigingen
• De mogelijkheid om gekoppelde diensten los te koppelen
• Ondersteuning van correctie en verwijdering van gegevens
• Het scheiden van werkruimten van klanten
• Het toepassen van veilige ontwikkel- en toegangsbeheerpraktijken
• Het beoordelen van de privacygevolgen van nieuwe functies en integraties
• Het gebruik van privacyvriendelijke instellingen waar redelijkerwijs passend

Klanten blijven verantwoordelijk voor het configureren van hun eigen OneSuite-werkruimten, rollen, integraties, aangepaste velden, klantportalen en workflows in overeenstemming met hun verplichtingen inzake gegevensbescherming.

15. Specifieke verwerkingsactiviteiten

15.1 Accountbeheer

• Doel: OneSuite-accounts aanmaken, beveiligen en beheren
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen
• Betrokken gegevens: identiteits-, contact-, authenticatie-, account- en gebruiksgegevens

15.2 Levering van platformdiensten

• Doel: CRM, klantportaal, projectbeheer, documenten, facturatie, tijdregistratie, communicatie en gerelateerde functies aanbieden
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst
• Betrokken gegevens: accountgegevens en door de klant verstrekte inhoud

15.3 E-mailintegraties

• Doel: e-mailcommunicatie synchroniseren, weergeven, verzenden, ontvangen en koppelen aan CRM-records
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en instructies van de gebruiker
• Betrokken gegevens: e-mailmetagegevens, berichtinhoud, identificatoren van gekoppelde accounts en OAuth-tokens

Gebruikers kunnen de toegang intrekken door de integratie in OneSuite of via de gekoppelde provider los te koppelen.

15.4 Betalingsverwerking

• Doel: abonnementsbetalingen verwerken en facturatiegegevens bijhouden
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen
• Betrokken gegevens: factureringsgegevens, transactiegegevens, abonnementsgegevens en beperkte kaartgegevens

Volledige kaartgegevens worden verwerkt door de betreffende betalingsprovider.

15.5 Klantondersteuning

• Doel: reageren op verzoeken, problemen diagnosticeren en ondersteuning verbeteren
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigde belangen
• Betrokken gegevens: accountgegevens, communicatie, technische informatie en probleembeschrijvingen

15.6 Analyse en serviceverbetering

• Doel: inzicht krijgen in het gebruik van website en platform, functies verbeteren en prestaties waarborgen
• Rechtsgrond: toestemming voor op cookies gebaseerde analyse in de EER en het VK; gerechtvaardigde belangen voor geaggregeerde analyse van productgebruik
• Betrokken gegevens: gebruiksactiviteit, functie-interacties, apparaatgegevens en geanonimiseerde of beperkte IP-informatie

15.7 Beveiliging en fraudepreventie

• Doel: accounts, gebruikers, infrastructuur en de integriteit van de dienst beschermen
• Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen
• Betrokken gegevens: authenticatieactiviteit, IP-adressen, apparaatgegevens, auditlogboeken en accountactiviteit

15.8 Marketingcommunicatie

• Doel: productnieuws, educatief materiaal, aanbiedingen en informatie over producten en diensten van OneSuite versturen
• Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen bij communicatie met bestaande klanten over onze producten en diensten
• Betrokken gegevens: naam, e-mailadres, klantrelatie, accountgegevens en communicatievoorkeuren

Wanneer u een OneSuite-account aanmaakt, kunnen wij u toevoegen aan onze productmailinglijst op basis van ons gerechtvaardigd belang om met klanten te communiceren over de dienst waarvoor zij zich hebben aangemeld.

U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in elk bericht; wij stoppen dan met het versturen van marketingcommunicatie.

16. Cookies en trackingtechnologieën

OneSuite gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën voor doeleinden die kunnen omvatten:

• Authenticatie
• Sessiebeheer
• Beveiliging
• Het onthouden van gebruikersvoorkeuren
• Websiteanalyse
• Het meten van marketingprestaties
• Het leveren van relevante communicatie of advertenties

Essentiële cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en het platform.

In de EER en het Verenigd Koninkrijk worden op cookies gebaseerde analyse- en marketingtechnologieën alleen gebruikt nadat toestemming is verkregen, waar de toepasselijke wetgeving dit vereist.

Gebruikers kunnen niet-essentiële cookies accepteren, weigeren of beheren via de cookietoestemmingstools van OneSuite.

Aanvullende informatie vindt u in ons Cookiebeleid.

17. Persoonsgegevens van kinderen

OneSuite is een zakelijk platform en is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens rechtstreeks van kinderen jonger dan 16 jaar.

Als wij vernemen dat een kind zonder passende toestemming persoonsgegevens heeft verstrekt, nemen wij redelijke maatregelen om deze te verwijderen.

Klanten mogen OneSuite niet gebruiken om persoonsgegevens van kinderen te verzamelen of te verwerken, tenzij zij over een passende rechtsgrond beschikken en aan alle toepasselijke vereisten voldoen.

18. Contact gegevensbescherming

Voor AVG-vragen, privacyzorgen, klachten of verzoeken om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact op met:

Syed Rezwanul Haque
Oprichter van OneSuite

E-mail: [email protected]
Onderwerpregel: GDPR Request

MailBluster LLC, handelend onder de naam OneSuite
2810 N Church Street
Wilmington, Delaware 19802
Verenigde Staten

EU-vertegenwoordiger — Artikel 27

Farhan Mahbub
Universitätsstr. 1, App. 700-3
03046 Cottbus
Duitsland

E-mail: [email protected]

Vertegenwoordiger in het VK — Artikel 27 UK AVG

Sabah Sarwar
25 Langtry Court
Belfast, BT5 4DN
Verenigd Koninkrijk

E-mail: [email protected]

19. Wijzigingen aan deze pagina

Wij kunnen deze pagina over AVG-naleving bijwerken om wijzigingen weer te geven in:

• Toepasselijke wetgeving en richtsnoeren van toezichthouders
• De producten en functies van OneSuite
• Onze verwerkingsactiviteiten
• Beveiligingsmaatregelen
• Dienstverleners en subverwerkers
• Regelingen voor internationale overdracht
• Ons Privacybeleid of onze Gegevensverwerkingsvoorwaarden

Wanneer deze pagina wordt bijgewerkt, passen wij de datum van laatste wijziging aan.

Waar vereist kunnen wezenlijke wijzigingen ook worden meegedeeld via e-mail, het OneSuite-platform of een andere passende kennisgeving.

Deze pagina wordt verstrekt ter algemene informatie en vormt geen juridisch advies.