Houd tijd bij, blijf binnen budget en verhoog de winstgevendheid

Je hoeft niet per se helemaal opnieuw te beginnen. Het OneSuite-team kan je helpen gegevens van je huidige platform te migreren, inclusief klant- en projectinformatie. Heb je jaren aan historische urenstaten, facturen, uitgaven of aangepaste velden, dan kan ons team je bestaande gegevens bekijken en bevestigen wat er kan worden overgezet voordat je overstapt.

Helemaal niet. Je kunt beginnen met de functies die je het meest nodig hebt en andere tools blijven gebruiken waar dat zinvol is. Je kunt OneSuite bijvoorbeeld gebruiken voor urenregistratie, facturatie en klantcommunicatie, terwijl je je favoriete boekhoudsoftware blijft gebruiken. Naarmate je bedrijf groeit, kun je geleidelijk meer van je workflow naar OneSuite verplaatsen.

Ja. Je kunt je werkomgeving aanpassen door de modules die je nodig hebt in te schakelen en de andere te verbergen. Heb je alleen facturatie en klantbeheer nodig, dan hoef je je niet bezig te houden met projectmanagement, contracten of andere modules. Zo blijft de interface gericht en makkelijker te gebruiken voor je team.

Ja. OneSuite ondersteunt zowel registratie met een timer als handmatige invoer in de urenstaat. Teamleden kunnen tijd boeken op hun projecten en werksoorten, of ze nu liever tijdens het werk de tijd bijhouden of hun uren achteraf invoeren. Managers kunnen ingediende urenstaten controleren voordat de declarabele uren voor facturatie worden gebruikt.

OneSuite ondersteunt verschillende factureringsstructuren, waaronder tarieven op basis van teamleden, werksoorten of projecten. Je kunt bijvoorbeeld één tarief rekenen voor ontwerpwerk en een ander voor ontwikkeling, of een specifiek projecttarief instellen voor een bepaalde klant. Je kunt ook interne kostentarieven apart vastleggen van de bedragen die je aan klanten rekent. Wil je dat één standaardtarief automatisch geldt voor alle projecten van een klant, bevestig die exacte opzet dan met het OneSuite-team.

Ja. OneSuite ondersteunt workflows voor projecten op uurbasis en tegen een vaste prijs. Je kunt declarabele uren bijhouden voor klanten die op basis van tijd betalen en tegelijk andere projecten beheren met een afgesproken bedrag. Je kunt ook tijd registreren op projecten met een vaste prijs om inzicht te krijgen in de inspanning van je team, ook als je niet per uur factureert.

Je team kan tijd boeken op klantprojecten en de urenstaten ter controle indienen. Zodra de declarabele uren zijn goedgekeurd, kunnen ze worden gebruikt om klantfacturen te maken. Vereist je factureringsproces een specifieke periode, omschrijvingen per tijdregel of ondersteunende onkostenrapporten, test dan precies dat factuurformaat met voorbeeldgegevens voordat je overstapt.

OneSuite ondersteunt terugkerende facturen voor diensten zoals maandelijkse retainers, onderhoud en doorlopende support. Zo hoef je niet elke maand dezelfde factuur opnieuw te maken. Moeten de kaarten van je klanten ook automatisch worden belast, controleer dan de mogelijkheden voor abonnementsbetalingen van de betaalprovider die je kiest.

Ja. Je kunt onderscheid maken tussen declarabele en niet-declarabele tijd. Dat is handig wanneer je team tijd besteedt aan interne meetings, onderzoek, revisies of ander werk dat niet aan een klant moet worden doorberekend. Het registreren van die tijd helpt je toch om inzicht te krijgen in werkdruk en projectkosten.

Ja. Met het klantportaal van OneSuite deel je projectinformatie rechtstreeks met klanten. In plaats van je te mailen voor updates, kunnen klanten inloggen en de projecten en taken bekijken die je voor hen beschikbaar hebt gemaakt. Jij bepaalt wat ze zien, zodat ze op de hoogte blijven zonder toegang tot je interne werkomgeving.

Het klantportaal van OneSuite brengt verschillende veelvoorkomende klantacties samen. Afhankelijk van de toegang die je geeft, kunnen klanten bestanden uploaden of downloaden, facturen bekijken, online betalen, contracten ondertekenen en samenwerken aan toegewezen taken. Ze kunnen ook afspraken inplannen via een gekoppelde planningslink.

Klanten krijgen niet automatisch toegang tot je volledige werkomgeving. Je kunt hun portaalrechten configureren, kiezen welke onderdelen je toont en bepalen of ze informatie alleen kunnen bekijken of ook aan taken kunnen samenwerken. Controleer voordat je een klant uitnodigt diens toegangsinstellingen, zodat het portaal alleen de informatie toont die je wilt delen.

Ja. OneSuite ondersteunt zakelijke klanten met meerdere gekoppelde contactpersonen. Je kunt hun gegevens aan hetzelfde bedrijf gekoppeld houden en tegelijk de juiste mensen uitnodigen om via het klantportaal samen te werken. Dat werkt goed wanneer meerdere belanghebbenden de voortgang moeten beoordelen, documenten moeten aanleveren of toegewezen werk moeten afronden.

Nee. Gebruikers van het klantportaal hebben geen betaalde interne teamlicenties nodig. Je kunt klanten uitnodigen zonder ze als medewerkers te behandelen. Teamleden en freelancers die binnen je bedrijf werken, worden anders behandeld en hebben afhankelijk van hun rol mogelijk betaalde licenties nodig.

Ja. OneSuite organiseert bestanden rond individuele klantdossiers en projecten, zodat je team de documenten van elke klant snel terugvindt. Klanten kunnen via hun portaal ook bestanden openen en delen. Is je workflow afhankelijk van het synchroniseren van bestaande cloudopslagmappen, controleer dan of jouw specifieke provider en koppelingsmethode worden ondersteund.

Nee. Je kunt herbruikbare project- en taaksjablonen gebruiken in plaats van voor elke klant dezelfde workflow opnieuw op te bouwen. Je kunt bijvoorbeeld één keer een standaardset taken voor planning, inrichting, oplevering en review maken en de details daarna aanpassen voor elke nieuwe opdracht.

Niet per se. Je kunt een doorlopend project voor een klant aanhouden en terugkerend werk via taken organiseren. Of je maakt aparte projecten voor elke maand of factuurperiode als dat facturatie en rapportage eenvoudiger maakt. Kies de structuur die past bij de manier waarop je bedrijf werkt.

Ja. OneSuite biedt teamrollen en toegangsbeheer. Je kunt werk toewijzen aan medewerkers en freelancers en tegelijk hun toegangsniveau beheren, zodat medewerkers en freelancers niet automatisch beheerders- of financiële rechten krijgen.

OneSuite biedt een integratie met QuickBooks Online om facturatie te koppelen aan je boekhoudworkflow. Je kunt facturen in OneSuite maken en ze synchroniseren met QuickBooks. Is je boekhoudproces afhankelijk van specifieke regelomschrijvingen, belastingen of betaalstatussen, controleer de veldkoppeling dan met een testfactuur voordat je je factureringsproces overzet.

OneSuite biedt gekoppelde e-mailfunctionaliteit voor ondersteunde providers, waaronder Gmail en de e-maildiensten van Microsoft. Zo blijven gesprekken bij de bijbehorende klantdossiers. Ondersteuning voor andere providers, zoals Zoho Mail of zelf gehoste mailboxen, moet voor jouw specifieke situatie worden bevestigd.

Ja. OneSuite biedt een optionele white-label-ervaring waarmee je het klantportaal met je eigen huisstijl en eigen domein presenteert. Voor het versturen van systeemmeldingen of andere berichten vanaf je eigen e-maildomein is mogelijk een aparte configuratie nodig.

Je hoeft niet elke functie zelf uit te zoeken. OneSuite biedt hulp bij onboarding en productdemo's om je te helpen de werkomgeving in te richten rond je bedrijfsprocessen. Je kunt beginnen met één klant, één project en de functies die je direct nodig hebt, en je inrichting uitbreiden naarmate je je er meer vertrouwd mee voelt.

De beste manier is om de workflow die je nodig hebt te testen in je eigen proefwerkomgeving. Probeer een klant aan te maken, tijd te registreren, een factuur te genereren of iemand uit te nodigen in een klantportaal. Zie je een functie die in een demo werd getoond niet terug, vraag het OneSuite-team dan of die beschikbaar is, configuratie vereist of nog in ontwikkeling is.