GDPR-vaatimustenmukaisuus

1. Johdanto

Tämä GDPR-vaatimustenmukaisuutta koskeva sivu tarjoaa lisätietoja siitä, miten MailBluster LLC, joka toimii nimellä OneSuite ("OneSuite", "me" tai "meidän"), kerää, käyttää, säilyttää, jakaa ja suojaa henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ("GDPR") mukaisesti.

Tämä sivu koskee Euroopan talousalueella olevia henkilöitä ja soveltuvin osin henkilöitä, joita suojaa Yhdistyneen kuningaskunnan yleinen tietosuoja-asetus ("UK GDPR").

Tämä sivu täydentää tietosuojakäytäntöämme, käyttöehtojamme, tietojenkäsittelyehtojamme ja evästekäytäntöämme.

Jos tämän sivun ja yleisen tietosuojakäytäntömme välillä on ristiriita GDPR:n tai UK GDPR:n suojaamien henkilöiden oikeuksien osalta, tämän sivun määräykset ovat ensisijaisia siltä osin kuin laki sitä edellyttää.

2. Yritystiedot

OneSuitesta vastaava organisaatio on:

MailBluster LLC, joka toimii nimellä OneSuite
2810 N Church Street
Wilmington, Delaware 19802
Yhdysvallat

Sähköposti: [email protected]
Verkkosivusto: onesuite.io

EU-edustaja — 27 artikla

Farhan Mahbub
Universitätsstr. 1, App. 700-3
03046 Cottbus
Saksa

Sähköposti: [email protected]

Yhdistyneen kuningaskunnan edustaja — UK GDPR:n 27 artikla

Sabah Sarwar
25 Langtry Court
Belfast, BT5 4DN
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]

3. Roolimme GDPR:n mukaan

OneSuite voi toimia joko rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä sen mukaan, missä yhteydessä henkilötietoja käsitellään.

3.1 OneSuite rekisterinpitäjänä

OneSuite toimii rekisterinpitäjänä, kun me määritämme, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään.

Tämä kattaa henkilötiedot, joita käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• OneSuite-tilien luominen ja hallinnointi
• Tilausten ja laskutuksen hallinta
• Asiakastuen tarjoaminen
• Verkkosivustomme ja alustamme ylläpito ja suojaaminen
• Palveluun liittyvien tietojen viestintä
• Sallitun analytiikan toteuttaminen
• Markkinointiviestien lähettäminen silloin kun se on sallittua
• Lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden täyttäminen

3.2 OneSuite henkilötietojen käsittelijänä

OneSuite toimii henkilötietojen käsittelijänä, kun asiakas käyttää alustaa asiakkaidensa, yhteystietojensa, liidiensä, tiiminjäsentensä, alihankkijoidensa tai muiden henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

Näissä tilanteissa:

• Asiakas toimii yleensä rekisterinpitäjänä
• OneSuite käsittelee henkilötietoja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti
• Asiakas määrittää käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen
• Tietojenkäsittelyehtomme soveltuvat
• Asiakas vastaa vaadittavien tietosuojailmoitusten antamisesta ja tarvittavien suostumusten hankkimisesta

Henkilöiden, joiden henkilötiedot jokin asiakkaistamme on syöttänyt OneSuiteen, tulee yleensä osoittaa tietosuojapyyntönsä kyseiselle asiakkaalle.

4. Käsittelemämme henkilötiedot

Sen mukaan, miten käytät OneSuitea, voimme käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä.

4.1 Tili- ja henkilöllisyystiedot

• Koko nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Posti- tai yritysosoite
• Käyttäjä- ja yritystunnisteet
• Tiliasetukset
• Tiivistetyt (hashatut) todennustiedot

4.2 Asiakkaan toimittamat tiedot

Asiakkaamme voivat syöttää henkilötietoja OneSuiteen seuraavien kautta:

• CRM-yhteystiedot ja yritykset
• Liidit ja myyntimahdollisuudet
• Asiakasportaalit
• Projektit ja tehtävät
• Kommentit ja viestintä
• Tiedostot ja dokumentit
• Tarjoukset ja sopimukset
• Laskut ja maksutiedot
• Työaikakirjaukset
• Mukautetut kentät
• Yhdistetyt sovellukset

Asiakkaat hallitsevat itse tietoja, jotka he syöttävät OneSuite-tileilleen.

4.3 Sähköpostiyhteyden tiedot

Kun yhdistät sähköpostitilin, OneSuite voi käsitellä:

• Yhdistetyn tilin tunnisteet
• Lähettäjän ja vastaanottajien osoitteet
• Kopiovastaanottajat
• Sähköpostien aiherivit
• Sähköpostin tekstisisältö
• Keskusteluketjun tunnisteet
• Lähetys- ja vastaanottoaikaleimat
• Viestin suunta ja tila
• Liitteiden metatiedot
• OAuth-tunnisteet

OneSuite ei kerää sähköpostitilisi salasanaa.

Liitetiedostot haetaan yhdistetyltä palveluntarjoajalta pyydettäessä. OneSuite tallentaa liitteiden metatietoja, kuten tiedoston nimen, tyypin, koon ja palveluntarjoajan tunnisteen.

4.4 Laskutustiedot

OneSuite voi käsitellä:

• Laskutusnimi ja -osoite
• Tapahtumahistoria
• Tilauksen tiedot
• Stripe-asiakastunnisteet
• Maksukortin neljä viimeistä numeroa

Täydelliset maksukorttitiedot käsittelee kyseinen maksupalveluntarjoaja, eikä niitä säilytetä OneSuiten palvelimilla.

4.5 Käyttö- ja tekniset tiedot

Voimme käsitellä automaattisesti:

• IP-osoite
• Selaimen tyyppi ja versio
• Laite- ja käyttöjärjestelmätiedot
• Käytetyt sivut ja ominaisuudet
• Kirjautumis- ja toiminta-aikaleimat
• Vuorovaikutus- ja suorituskykytiedot
• Turvallisuus- ja diagnostiikkalokit

4.6 Tuki- ja viestintätiedot

Voimme säilyttää tietoja, jotka sisältyvät seuraaviin:

• Tukipyynnöt
• Tukichatin keskustelut
• OneSuitelle lähetetyt sähköpostit
• Tuotepalaute
• Demo- ja myyntipyynnöt
• Muu viestintä tiimimme kanssa

4.7 Mistä saamme henkilötietoja

Suurin osa henkilötiedoista tulee suoraan sinulta tai asiakkaamme syöttävät ne OneSuiteen.

Saamme henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten yhdistetyiltä sähköposti- ja kalenteritileiltä. Kun käyttäjä yhdistää postilaatikon tai kalenterin, OneSuite vastaanottaa tietoja lähettäjistä, vastaanottajista, kokousten järjestäjistä ja kokousten osallistujista, jotka eivät välttämättä ole OneSuiten käyttäjiä.

Näitä tietoja käsitellään sen asiakkaan puolesta, joka on yhdistänyt tilin. Kyseinen asiakas vastaa asianmukaisen oikeusperusteen määrittämisestä ja vaadittavan tietosuojailmoituksen antamisesta asianomaisille henkilöille.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja yhden tai useamman GDPR:n 6 artiklassa vahvistetun oikeusperusteen nojalla.

5.1 Sopimuksen täytäntöönpano — 6 artiklan 1 kohdan b alakohta

Käsittelemme henkilötietoja, kun se on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöön panemiseksi kanssasi.

Tämä voi kattaa:

• Tilisi luomisen ja ylläpidon
• Pääsyn tarjoamisen OneSuiteen
• Pyydettyjen alustan ominaisuuksien toimittamisen
• Tilausten hallinnan
• Maksujen käsittelyn
• Teknisen tuen ja asiakastuen tarjoamisen
• Olennaisten palveluviestien lähettämisen
• Yhdistettyjen palveluiden ja integraatioiden hallinnan

5.2 Oikeutetut edut — 6 artiklan 1 kohdan f alakohta

Voimme käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, edellyttäen että nämä edut eivät syrjäytä sinun oikeuksiasi ja vapauksiasi.

Oikeutettuja etujamme voivat olla:

• OneSuiten ylläpito ja kehittäminen
• Ominaisuuksien käytön ymmärtäminen
• Palvelun luotettavuuden ylläpitäminen
• Tilien ja alustan infrastruktuurin suojaaminen
• Petosten, väärinkäytösten ja luvattoman pääsyn havaitseminen
• Tietoturvapoikkeamien tutkiminen
• Alustan väärinkäytön estäminen
• Asiakkaiden tiedusteluihin vastaaminen
• Asianmukaisen liiketoiminta-aineiston ylläpito
• Olennaisten tietojen viestiminen nykyisille asiakkaille

Tarvittaessa arvioimme, onko käsittely tarpeellista, oikeasuhtaista ja kohtuudella rekisteröidyn odotettavissa.

5.3 Lakisääteiset velvoitteet — 6 artiklan 1 kohdan c alakohta

Voimme käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mukaan lukien:

• Vero- ja kirjanpitovaatimukset
• Aineiston säilytysvaatimukset
• Viranomaisvelvoitteet
• Lainmukaiset viranomaispyynnöt
• Tuomioistuinten määräykset ja oikeudenkäynnit
• Petostentorjuntavaatimukset
• Tietosuojavelvoitteet

5.4 Suostumus — 6 artiklan 1 kohdan a alakohta

Voimme perustaa käsittelyn suostumukseen esimerkiksi seuraavissa toiminnoissa:

• Ei-välttämättömien evästeiden asettaminen
• Vapaaehtoisesti antamiesi valinnaisten tietojen käsittely
• Valinnaisten ominaisuuksien käyttöönotto, kun suostumus vaaditaan

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

5.5 Oikeudellisten vaateiden suojaaminen

Lain sallimissa rajoissa voimme käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

6. Tietosuojaperiaatteet

OneSuite soveltaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia GDPR:n periaatteita.

6.1 Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys

Käsittelemme henkilötietoja asianmukaisella oikeusperusteella ja annamme tietoa siitä, miten niitä käytetään.

6.2 Käyttötarkoitussidonnaisuus

Keräämme henkilötietoja tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten emmekä käytä niitä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomilla tavoilla.

6.3 Tietojen minimointi

Pyrimme käsittelemään vain ne henkilötiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen kyseiseen tarkoitukseen.

6.4 Täsmällisyys

Toteutamme kohtuulliset toimet henkilötietojen pitämiseksi paikkansapitävinä ja annamme käyttäjille mahdollisuuden päivittää virheelliset tai puutteelliset tiedot.

6.5 Säilytyksen rajoittaminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen kyseiseen tarkoitukseen, sopimusvaatimuksiin tai sovellettavaan lainsäädäntöön nähden.

6.6 Eheys ja luottamuksellisuus

Ylläpidämme teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on suojata henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta, häviämiseltä tai tuhoutumiselta.

6.7 Osoitusvelvollisuus

Ylläpidämme käytäntöjä, sopimusperusteisia kontrolleja, turvatoimia ja käsittelyseloste-aineistoa, joilla voimme osoittaa tietosuojavelvoitteidemme noudattamisen.

7. GDPR-oikeutesi

Sovellettavien ehtojen ja poikkeusten mukaisesti voit käyttää seuraavia oikeuksia.

7.1 Oikeus saada pääsy tietoihin — 15 artikla

Voit pyytää:

• Vahvistuksen siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi
• Kopion sinusta säilyttämistämme henkilötiedoista
• Tietoja käsittelyn tarkoituksista
• Tietoja vastaanottajista tai vastaanottajaryhmistä
• Arvioidun säilytysajan
• Tietoja sinuun sovellettavista oikeuksista

7.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen — 16 artikla

Voit pyytää meitä korjaamaan virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteelliset tiedot.

Voit myös päivittää tiettyjä tietoja suoraan OneSuite-tilisi kautta.

7.3 Oikeus tietojen poistamiseen — 17 artikla

Voit pyytää henkilötietojesi poistamista, kun:

• Niitä ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen
• Peruutat suostumuksesi eikä muuta oikeusperustetta ole
• Vastustat käsittelyä perustellusti
• Tietoja on käsitelty lainvastaisesti
• Poistaminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus tietojen poistamiseen ei ole ehdoton. Voimme säilyttää tietoja, kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, oikeuksien käyttämiseksi, riitojen ratkaisemiseksi, petosten estämiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

7.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen — 18 artikla

Voit pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä, kun:

• Niiden paikkansapitävyyttä tarkistetaan
• Vastustusta käsitellään
• Käsittely on lainvastaista, mutta pidät rajoittamista poistamista parempana
• Emme enää tarvitse tietoja, mutta tarvitset niitä oikeudellista vaadetta varten

7.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen — 20 artikla

Kun käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen, voit pyytää kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Kun se on teknisesti mahdollista ja lain edellyttämää, voit pyytää tietojen siirtämistä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

7.6 Vastustamisoikeus — 21 artikla

Voit vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä.

Kun vastustat, lopetamme kyseisen käsittelyn, ellei:

• Voimme osoittaa huomattavan tärkeitä ja perusteltuja syitä, jotka syrjäyttävät oikeutesi
• Käsittely ole tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Voit vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Kun teet niin, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn kyseiseen markkinointitarkoitukseen.

7.7 Oikeus peruuttaa suostumus

Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa kyseisen suostumuksen milloin tahansa.

Voit peruuttaa suostumuksen asianomaisten eväste- tai ominaisuusasetusten kautta tai ottamalla yhteyttä OneSuiteen.

7.8 Automaattiseen päätöksentekoon liittyvät oikeudet — 22 artikla

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi, paitsi jos sovellettava laki sen sallii.

OneSuite ei käytä pelkästään automaattista päätöksentekoa tilien jäädyttämiseen tai sulkemiseen eikä muiden sellaisten päätösten tekemiseen, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, ilman asianmukaista ihmisen osallistumista.

7.9 Oikeus tehdä valitus

Voit tehdä valituksen sen ETA-maan tietosuojaviranomaiselle, jossa:

• Vakinaisesti asut
• Työskentelet
• Katsot GDPR:n rikkomisen tapahtuneen

Luettelo Euroopan tietosuojaviranomaisista on saatavilla Euroopan tietosuojaneuvoston kautta.

Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, voit tehdä valituksen Information Commissioner's Officelle osoitteessa ico.org.uk.

Kehotamme sinua ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme käsitellä huolenaiheesi.

8. Miten käytät oikeuksiasi

GDPR-pyynnön voit lähettää ottamalla yhteyttä:

Sähköposti: [email protected]
Aiherivi: GDPR Request

Sisällytä riittävät tiedot, jotta voimme:

• Tunnistaa sinut
• Paikantaa asiaankuuluvat tiedot
• Ymmärtää, mitä oikeutta haluat käyttää
• Määrittää, toimiiko OneSuite rekisterinpitäjänä vai käsittelijänä

Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi ja tilisi suojaamiseksi luvattomilta pyynnöiltä.

Vastaamme yleensä ilman aiheetonta viivytystä ja kuukauden kuluessa pätevän pyynnön vastaanottamisesta.

Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, vastausaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme jatkamisesta ja perustelemme syyn.

Oikeuksien käyttämisestä ei yleensä peritä maksua. GDPR:n sallimissa tapauksissa voimme kuitenkin periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä, joka on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

Kun OneSuite käsittelee tietoja yksinomaan asiakkaan puolesta, voimme ohjata pyynnön kyseiselle asiakkaalle tai avustaa asiakasta vastaamisessa.

9. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme:

• Tarjota OneSuite-palvelut
• Ylläpitää tiliäsi
• Saattaa tapahtumat päätökseen
• Täyttää sopimusvelvoitteet
• Vastata tukipyyntöihin
• Suojata alustaa
• Ratkaista riitoja
• Noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia
• Esittää tai puolustaa oikeudellisia vaateita

Yleisiä säilytyskäytäntöjämme ovat:

• Tilitiedot: säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen, ja poistetaan aktiivisista järjestelmistä tilin poistamisen jälkeen
• Sähköpostiyhteyden tiedot: säilytetään niin kauan kuin sähköpostitili on yhdistettynä
• OAuth-tunnisteet: säilytetään niin kauan kuin kyseinen integraatio on yhdistettynä
• Maksu- ja kirjanpitoaineisto: säilytetään sovellettavien taloudellisten ja oikeudellisten vaatimusten mukaisesti, tyypillisesti enintään seitsemän vuotta
• Asiakkaan hallitsema sisältö: säilytetään asiakkaan ohjeiden ja tilin tilan mukaisesti

Kun tili poistetaan, siihen liittyvät tiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistä, paitsi jos säilyttäminen on lain edellyttämää tai kohtuudella tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tiedot voivat säilyä salatuissa varmuuskopioissa rajoitetun ajan sen jälkeen, kun ne on poistettu aktiivisista järjestelmistä. Tämän ajan jälkeen varmuuskopiot korvataan OneSuiten tavanomaisessa varmuuskopioiden kiertossa.

Asiakkaan hallitsemien henkilötietojen käsittelyyn tilin päättymisen jälkeen sovelletaan myös tietojenkäsittelyehtojamme.

10. Kansainväliset tiedonsiirrot

OneSuite säilyttää sovellustietoja ensisijaisesti Amazon Web Servicesin infrastruktuurissa Euroopan unionissa, mukaan lukien Irlannin alue.

Jotkin hyväksytyt palveluntarjoajat voivat käsitellä rajoitettuja henkilötietoja ETA:n ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa.

Kun henkilötietoja siirretään maahan, jolle Euroopan komissio ei ole antanut tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, OneSuite käyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia.

Näihin suojatoimiin voi kuulua:

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet
• Tietosuojan riittävyyttä koskevat päätökset
• EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys silloin kun yhdysvaltalainen palveluntarjoaja on sertifioitu
• Yhdistyneen kuningaskunnan kansainvälistä tiedonsiirtoa koskeva lisäys (IDTA) UK GDPR:n alaisiin siirtoihin
• Sopimusperusteiset tietosuojavaatimukset
• Salaus siirron aikana ja levossa
• Pääsynhallinta ja salassapitovelvoitteet
• Siirtojen riskiarvioinnit tarvittaessa

Lisätietoja alikäsittelijöistä ja kansainvälisistä siirroista on tietosuojakäytännössämme ja tietojenkäsittelyehdoissamme.

11. Alikäsittelijät

OneSuite käyttää valittuja kolmansien osapuolten palveluntarjoajia alustan toiminnan tukemiseen.

Käytetyistä palveluista ja ominaisuuksista riippuen näihin palveluntarjoajiin voivat kuulua:

• Amazon Web Services pilvi-infrastruktuuriin ja ylläpitoon
• Amazon SES tapahtumasähköpostien toimitukseen
• Mailgun tapahtumasähköpostien toimitukseen
• Cloudflare verkkotunnus-, verkko-, välityspalvelin-, tietoturva- ja sisällönjakelupalveluihin
• Stripe tilausmaksujen käsittelyyn
• Google Analytics verkkosivustoanalytiikkaan
• Crisp asiakastukiviestintään
• Asiakkaiden valitsemat yhdistetyt sähköposti-, kalenteri-, tallennus-, ajanvaraus- ja maksupalveluntarjoajat

Kun OneSuite toimii henkilötietojen käsittelijänä, asiakkaiden henkilötietoja käsittelevien alikäsittelijöiden on annettava asianmukaiset tietosuojasitoumukset.

OneSuite voi päivittää alikäsittelijöitään alustan kehittyessä. Kun tietojenkäsittelyehtomme sitä edellyttävät, asiakkaille ilmoitetaan olennaisista muutoksista ja heille annetaan mahdollisuus vastustaa niitä perustelluilla tietosuojaan liittyvillä perusteilla.

12. Tietoturva

OneSuite ylläpitää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.

Näihin toimenpiteisiin kuuluvat soveltuvin osin:

• Tietojen salaus levossa
• Salaus siirron aikana TLS 1.2:lla tai uudemmalla
• Roolipohjainen pääsynhallinta
• Pääsy rajattu valtuutetulle henkilöstölle liiketoiminnallisen tarpeen perusteella
• Auditointilokitus ja järjestelmien valvonta
• Poikkeamien hallintamenettelyt
• Lokien puhdistaminen tarpeettoman arkaluonteisen tiedon altistumisen vähentämiseksi

Mikään internetin välityksellä tapahtuva siirtotapa tai sähköinen tallennustapa ei ole täysin turvallinen, eikä OneSuite voi taata täydellistä turvallisuutta.

OneSuite tarkastelee suojatoimiaan ja päivittää niitä tunnistettujen riskien, toiminnallisten vaatimusten ja palveluihinsa tehtyjen muutosten perusteella.

13. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

OneSuite ylläpitää menettelyjä epäiltyjen henkilötietojen tietoturvaloukkausten tunnistamiseksi, tutkimiseksi, rajaamiseksi, dokumentoimiseksi ja korjaamiseksi.

13.1 Kun OneSuite toimii rekisterinpitäjänä

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, OneSuite ilmoittaa asiasta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta.

Jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin asianomaisille henkilöille, OneSuite ilmoittaa asiasta myös näille henkilöille ilman aiheetonta viivytystä, ellei sovellettavaa poikkeusta voida soveltaa.

13.2 Kun OneSuite toimii henkilötietojen käsittelijänä

Jos OneSuite saa tiedon henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka koskee asiakkaan puolesta käsiteltyjä tietoja, ilmoitamme asianomaiselle asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä tietojenkäsittelyehtojemme mukaisesti.

Asiakas rekisterinpitäjänä vastaa edelleen sen määrittämisestä, edellytetäänkö ilmoitusta valvontaviranomaiselle tai asianomaisille henkilöille.

13.3 Loukkausten kirjaaminen

OneSuite dokumentoi henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, mukaan lukien:

• Poikkeamaan liittyvät tiedossa olevat seikat
• Sen vaikutukset tai mahdolliset vaikutukset
• Tutkintatoimet
• Rajaamistoimet
• Korjaavat toimenpiteet
• Annetut ilmoitukset

14. Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja

OneSuite ottaa tietosuojaperiaatteet huomioon alustan suunnittelussa, kehittämisessä ja ylläpidossa.

Käytäntöihimme kuuluu:

• Keräämisen rajoittaminen alustan toiminnallisuuden kannalta olennaisiin tietoihin
• Pääsyn rajoittaminen käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien perusteella
• Mahdollisuus katkaista yhdistettyjen palveluiden yhteys
• Tietojen korjaamisen ja poistamisen tukeminen
• Asiakkaiden työtilojen erottaminen toisistaan
• Turvallisten kehitys- ja pääsynhallintakäytäntöjen soveltaminen
• Uusien ominaisuuksien ja integraatioiden tietosuojavaikutusten arviointi
• Yksityisyyttä suojaavien asetusten käyttö silloin kun se on kohtuudella tarkoituksenmukaista

Asiakkaat vastaavat edelleen omien OneSuite-työtilojensa, roolien, integraatioiden, mukautettujen kenttien, asiakasportaalien ja työnkulkujen määrittämisestä tietosuojavelvoitteidensa mukaisesti.

15. Erityiset käsittelytoimet

15.1 Tilien hallinnointi

• Tarkoitus: OneSuite-tilien luominen, suojaaminen ja hallinta
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutetut edut
• Käsiteltävät tiedot: henkilöllisyys-, yhteys-, todennus-, tili- ja käyttötiedot

15.2 Alustapalveluiden toimittaminen

• Tarkoitus: tarjota CRM, asiakasportaali, projektinhallinta, dokumentit, laskutus, työajanseuranta, viestintä ja niihin liittyvät ominaisuudet
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano
• Käsiteltävät tiedot: tilitiedot ja asiakkaan toimittama sisältö

15.3 Sähköpostiliitännät

• Tarkoitus: synkronoida, näyttää, lähettää, vastaanottaa ja liittää sähköpostiviestintää CRM-tietueisiin
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja käyttäjän ohjeet
• Käsiteltävät tiedot: sähköpostin metatiedot, viestisisältö, yhdistettyjen tilien tunnisteet ja OAuth-tunnisteet

Käyttäjät voivat peruuttaa pääsyn katkaisemalla integraation yhteyden OneSuitessa tai yhdistetyn palveluntarjoajan kautta.

15.4 Maksujen käsittely

• Tarkoitus: käsitellä tilausmaksuja ja ylläpitää laskutusaineistoa
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteiset velvoitteet
• Käsiteltävät tiedot: laskutustiedot, tapahtumatiedot, tilaustiedot ja rajoitetut korttitiedot

Täydelliset korttitiedot käsittelee kyseinen maksupalveluntarjoaja.

15.5 Asiakastuki

• Tarkoitus: vastata pyyntöihin, selvittää ongelmia ja parantaa tukea
• Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutetut edut
• Käsiteltävät tiedot: tilitiedot, viestintä, tekniset tiedot ja ongelmakuvaukset

15.6 Analytiikka ja palvelun kehittäminen

• Tarkoitus: ymmärtää verkkosivuston ja alustan käyttöä, parantaa ominaisuuksia ja ylläpitää suorituskykyä
• Oikeusperuste: suostumus evästepohjaiseen analytiikkaan ETA-alueella ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa; oikeutetut edut koostettuun tuotteen käytön analysointiin
• Käsiteltävät tiedot: käyttöaktiivisuus, ominaisuuksien käyttö, laitetiedot sekä anonymisoidut tai rajoitetut IP-tiedot

15.7 Turvallisuus ja petostentorjunta

• Tarkoitus: suojata tilejä, käyttäjiä, infrastruktuuria ja palvelun eheyttä
• Oikeusperuste: oikeutetut edut ja lakisääteiset velvoitteet
• Käsiteltävät tiedot: todennustapahtumat, IP-osoitteet, laitetiedot, auditointilokit ja tilitapahtumat

15.8 Markkinointiviestintä

• Tarkoitus: lähettää tuoteuutisia, koulutusmateriaalia, tarjouksia ja tietoja OneSuiten tuotteista ja palveluista
• Oikeusperuste: oikeutetut edut viestiä nykyisille asiakkaille tuotteistamme ja palveluistamme
• Käsiteltävät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, asiakassuhde, tilitiedot ja viestintäasetukset

Kun luot OneSuite-tilin, voimme lisätä sinut tuotepostituslistallemme sen oikeutetun etumme perusteella, että viestimme asiakkaille heidän tilaamastaan palvelusta.

Voit perua tilauksen milloin tahansa minkä tahansa viestin peruutuslinkin kautta, jolloin lopetamme markkinointiviestien lähettämisen.

16. Evästeet ja seurantatekniikat

OneSuite käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita tarkoituksiin, joihin voi kuulua:

• Todennus
• Istuntojen hallinta
• Turvallisuus
• Käyttäjäasetusten muistaminen
• Verkkosivustoanalytiikka
• Markkinoinnin tuloksellisuuden mittaaminen
• Olennaisen viestinnän tai mainonnan toimittaminen

Välttämättömät evästeet ovat tarpeen verkkosivuston ja alustan toiminnan kannalta.

ETA-alueella ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa evästepohjaisia analytiikka- ja markkinointitekniikoita käytetään vasta suostumuksen saamisen jälkeen silloin kun sovellettava laki sitä edellyttää.

Käyttäjät voivat hyväksyä, hylätä tai hallita ei-välttämättömiä evästeitä OneSuiten evästesuostumustyökaluilla.

Lisätietoja on evästekäytännössämme.

17. Lasten henkilötiedot

OneSuite on yritysalusta eikä sitä ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille lapsille.

Emme tietoisesti kerää henkilötietoja suoraan alle 16-vuotiailta lapsilta.

Jos saamme tietää, että lapsi on antanut henkilötietoja ilman asianmukaista lupaa, ryhdymme kohtuullisiin toimiin niiden poistamiseksi.

Asiakkaat eivät saa käyttää OneSuitea lasten henkilötietojen keräämiseen tai käsittelyyn, ellei heillä ole asianmukaista oikeusperustetta ja elleivät he noudata kaikkia sovellettavia vaatimuksia.

18. Tietosuojayhteystiedot

GDPR-kysymyksissä, yksityisyyteen liittyvissä huolissa, valituksissa tai oikeuksiesi käyttämistä koskevissa pyynnöissä ota yhteyttä:

Syed Rezwanul Haque
OneSuiten perustaja

Sähköposti: [email protected]
Aiherivi: GDPR Request

MailBluster LLC, joka toimii nimellä OneSuite
2810 N Church Street
Wilmington, Delaware 19802
Yhdysvallat

EU-edustaja — 27 artikla

Farhan Mahbub
Universitätsstr. 1, App. 700-3
03046 Cottbus
Saksa

Sähköposti: [email protected]

Yhdistyneen kuningaskunnan edustaja — UK GDPR:n 27 artikla

Sabah Sarwar
25 Langtry Court
Belfast, BT5 4DN
Yhdistynyt kuningaskunta

Sähköposti: [email protected]

19. Muutokset tähän sivuun

Voimme päivittää tätä GDPR-vaatimustenmukaisuussivua vastaamaan muutoksia seuraavissa:

• Sovellettava lainsäädäntö ja viranomaisohjeistus
• OneSuiten tuotteet ja ominaisuudet
• Käsittelytoimemme
• Turvatoimet
• Palveluntarjoajat ja alikäsittelijät
• Kansainvälisiä siirtoja koskevat järjestelyt
• Tietosuojakäytäntömme tai tietojenkäsittelyehtomme

Kun tätä sivua päivitetään, muutamme viimeisimmän päivityksen päivämäärää.

Tarvittaessa olennaisista muutoksista voidaan ilmoittaa myös sähköpostitse, OneSuite-alustan kautta tai muulla asianmukaisella ilmoituksella.

Tämä sivu on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä se muodosta oikeudellista neuvontaa.