Seuraa aikaa, pysy budjetissa ja kasvata kannattavuutta

Sinun ei välttämättä tarvitse aloittaa alusta. OneSuite-tiimi voi auttaa sinua siirtämään tietoja nykyiseltä alustaltasi, mukaan lukien asiakas- ja projektitiedot. Jos sinulla on usean vuoden ajalta historiallisia tuntilistoja, laskuja, kuluja tai mukautettuja kenttiä, tiimimme voi käydä nykyiset tietosi läpi ja vahvistaa, mitä voidaan siirtää, ennen kuin vaihdat.

Ei lainkaan. Voit aloittaa ominaisuuksista, joita tarvitset eniten, ja jatkaa muiden työkalujen käyttöä siellä, missä se on järkevää. Voit esimerkiksi käyttää OneSuitea työajanseurantaan, laskutukseen ja asiakasviestintään ja jatkaa samalla suosimasi kirjanpito-ohjelmiston käyttöä. Voit siirtää työnkulustasi vähitellen yhä suuremman osan OneSuiteen sitä mukaa, kun liiketoimintasi kasvaa.

Kyllä. Voit mukauttaa työtilaasi ottamalla käyttöön tarvitsemasi moduulit ja piilottamalla ne, joita et tarvitse. Jos tarvitset vain laskutusta ja asiakashallintaa, sinun ei tarvitse välittää projektinhallinnasta, sopimuksista tai muista moduuleista. Näin käyttöliittymä pysyy selkeänä ja tiimisi on helpompi käyttää sitä.

Kyllä. OneSuite tukee sekä ajastinpohjaista seurantaa että manuaalisia tuntilistakirjauksia. Tiimin jäsenet voivat kirjata aikaa projekteilleen ja työtyypeilleen riippumatta siitä, seuraavatko he aikaa mieluummin työn lomassa vai kirjaavatko tunnit jälkikäteen. Esihenkilöt voivat tarkistaa lähetetyt tuntilistat ennen kuin laskutettavia tunteja käytetään laskutukseen.

OneSuite tukee erilaisia laskutusrakenteita, kuten tiimin jäseniin, työtyyppeihin tai projekteihin perustuvia hintoja. Voit esimerkiksi veloittaa designtyöstä yhden hinnan ja kehitystyöstä toisen tai asettaa tietylle asiakkaalle oman projektikohtaisen hinnan. Voit myös kirjata sisäiset kustannushinnat erikseen asiakkailta veloittamistasi summista. Jos tarvitset yhden oletushinnan, joka pätee automaattisesti kaikkiin asiakkaan projekteihin, vahvista juuri tämä asetus OneSuite-tiimin kanssa.

Kyllä. OneSuite tukee sekä tuntiperusteisten että kiinteähintaisten projektien työnkulkuja. Voit seurata laskutettavia tunteja asiakkaille, jotka maksavat käytetyn ajan mukaan, ja hallita samalla muita projekteja sovitulla hinnalla. Voit myös kirjata aikaa kiinteähintaisiin projekteihin ymmärtääksesi tiimisi työpanoksen silloinkin, kun et laskuta tuntiperusteisesti.

Tiimisi voi kirjata aikaa asiakasprojekteille ja lähettää tuntilistansa tarkistettavaksi. Kun laskutettavat tunnit on hyväksytty, niitä voidaan käyttää asiakaslaskujen luomiseen. Jos laskutusprosessisi edellyttää tiettyä aikaväliä, yksittäisten aikakirjausten kuvauksia tai liitteeksi tulevia kuluraportteja, testaa juuri tätä laskumuotoa esimerkkitiedoilla ennen vaihtamista.

OneSuite tukee toistuvia laskuja palveluille, kuten kuukausittaisille retainer-sopimuksille, ylläpidolle ja jatkuvalle tuelle. Näin samaa laskua ei tarvitse luoda uudelleen joka kuukausi. Jos tarvitset myös asiakkaiden korttien automaattista veloitusta, varmista valitsemasi maksupalvelun tilausmaksuominaisuudet.

Kyllä. Voit erottaa laskutettavan ja ei-laskutettavan ajan toisistaan. Tämä on hyödyllistä, kun tiimisi käyttää aikaa sisäisiin palavereihin, taustatutkimukseen, korjauskierroksiin tai muuhun työhön, jota ei pitäisi veloittaa asiakkaalta. Ajan kirjaaminen voi silti auttaa sinua ymmärtämään työkuormaa ja projektien kustannuksia.

Kyllä. OneSuiten asiakasportaalin avulla voit jakaa projektitietoja suoraan asiakkaille. Sen sijaan, että asiakkaat lähettäisivät sinulle sähköpostia päivitysten perässä, he voivat kirjautua sisään ja tarkastella projekteja ja tehtäviä, jotka olet antanut heidän nähtäväkseen. Sinä päätät, mitä he näkevät, joten he pysyvät ajan tasalla pääsemättä sisäiseen työtilaasi.

OneSuiten asiakasportaali kokoaa yhteen useita yleisiä asiakkaan toimintoja. Antamastasi käyttöoikeudesta riippuen asiakkaat voivat ladata tiedostoja palveluun tai sieltä omalle laitteelleen, tarkastella laskuja, maksaa verkossa, allekirjoittaa sopimuksia ja tehdä yhteistyötä heille osoitetuissa tehtävissä. He voivat myös varata tapaamisia yhdistetyn ajanvarauslinkin kautta.

Asiakkaat eivät automaattisesti saa pääsyä koko työtilaasi. Voit määrittää heidän portaalioikeutensa, valita näytettävät osiot ja päättää, voivatko he vain tarkastella tietoja vai myös tehdä yhteistyötä tehtävissä. Ennen kuin kutsut asiakkaan, tarkista hänen käyttöoikeusasetuksensa varmistaaksesi, että portaali näyttää vain ne tiedot, jotka aiot jakaa.

Kyllä. OneSuite tukee yritysasiakkaita, joihin liittyy useita yhteyshenkilöitä. Voit pitää heidän tietonsa liitettyinä samaan yritykseen ja kutsua samalla oikeat henkilöt tekemään yhteistyötä asiakasportaalin kautta. Tämä toimii hyvin, kun useiden sidosryhmien täytyy seurata edistymistä, toimittaa dokumentteja tai suorittaa heille osoitettuja töitä.

Ei. Asiakasportaalin käyttäjät eivät tarvitse maksullisia sisäisiä tiimilisenssejä. Voit kutsua asiakkaita kohtelematta heitä työntekijöinä. Yrityksesi sisällä työskentelevät tiimin jäsenet ja alihankkijat käsitellään eri tavalla, ja he saattavat tarvita maksullisia lisenssejä roolistaan riippuen.

Kyllä. OneSuite järjestää tiedostot yksittäisten asiakastietueiden ja projektien ympärille, joten tiimisi löytää kuhunkin asiakkaaseen liittyvät dokumentit. Asiakkaat voivat myös käyttää ja jakaa tiedostoja portaalinsa kautta. Jos työnkulkusi perustuu olemassa olevien pilvitallennuskansioiden synkronointiin, varmista, että juuri sinun palveluntarjoajasi ja yhteystapasi ovat tuettuja.

Ei. Voit käyttää uudelleenkäytettäviä projekti- ja tehtävämalleja sen sijaan, että rakentaisit saman työnkulun uudelleen jokaiselle asiakkaalle. Voit esimerkiksi luoda kerran vakiomuotoisen joukon suunnittelu-, käyttöönotto-, toimitus- ja tarkistustehtäviä ja mukauttaa sitten yksityiskohdat jokaista uutta toimeksiantoa varten.

Ei välttämättä. Voit pitää asiakkaalle yhden jatkuvan projektin ja järjestää toistuvan työn tehtävien avulla. Tai voit luoda erilliset projektit jokaiselle kuukaudelle tai laskutusjaksolle, jos se helpottaa laskutusta ja raportointia. Valitse rakenne, joka vastaa liiketoimintasi toimintatapaa.

Kyllä. OneSuite tarjoaa tiimiroolit ja käyttöoikeuksien hallinnan. Voit osoittaa töitä työntekijöille ja alihankkijoille ja hallita samalla heidän käyttöoikeustasoaan, jotta yhteistyökumppanit eivät automaattisesti saa hallinnollisia tai taloudellisia oikeuksia.

OneSuite tarjoaa QuickBooks Online -integraation, joka yhdistää laskutuksen kirjanpidon työnkulkuusi. Voit luoda laskuja OneSuitessa ja synkronoida ne QuickBooksiin. Jos kirjanpitoprosessisi perustuu tiettyihin rivikuvauksiin, veroihin tai maksutiloihin, tarkista kenttien vastaavuudet testilaskulla ennen kuin siirrät laskutusprosessisi.

OneSuite tarjoaa yhdistetyn sähköpostitoiminnon tuetuille palveluntarjoajille, joita ovat muun muassa Gmail ja Microsoftin sähköpostipalvelut. Näin keskustelut voidaan pitää yhdessä asianomaisten asiakastietueiden kanssa. Muiden palveluntarjoajien tuki, esimerkiksi Zoho Mail tai itsenäisesti ylläpidetyt postilaatikot, kannattaa varmistaa omaa kokoonpanoasi varten.

Kyllä. OneSuite tarjoaa valinnaisen white label -kokemuksen, jonka avulla voit esittää asiakasportaalin omalla brändilläsi ja omalla verkkotunnuksellasi. Järjestelmäilmoitusten tai muiden viestien lähettäminen omasta sähköpostiverkkotunnuksestasi voi vaatia erillisiä määrityksiä.

Sinun ei tarvitse selvittää jokaista ominaisuutta yksin. OneSuite tarjoaa käyttöönottoapua ja tuote-esittelyjä, jotta voit määrittää työtilan liiketoimintaprosessisi mukaan. Voit aloittaa yhdestä asiakkaasta, yhdestä projektista ja heti tarvitsemistasi ominaisuuksista ja laajentaa sitten käyttöäsi sitä mukaa, kun tunnet olosi varmemmaksi.

Paras tapa on testata tarvitsemaasi työnkulkua omassa kokeilujakson työtilassasi. Kokeile luoda asiakas, seurata aikaa, luoda lasku tai kutsua joku asiakasportaaliin. Jos esittelyssä näytetty ominaisuus ei näy, kysy OneSuite-tiimiltä, onko se saatavilla, vaatiiko se määrityksiä vai onko se vielä kehitteillä.