Før timer, hold budsjettet og øk lønnsomheten

Du trenger ikke nødvendigvis å starte fra bunnen av. OneSuite-teamet kan hjelpe deg med å migrere data fra den nåværende plattformen din, inkludert kunde- og prosjektinformasjon. Hvis du har flere års historiske timelister, fakturaer, utgifter eller egendefinerte felt, kan teamet vårt gå gjennom de eksisterende dataene dine og bekrefte hva som kan overføres før du bytter.

Slett ikke. Du kan starte med funksjonene du trenger mest, og fortsette å bruke andre verktøy der det gir mening. Du kan for eksempel bruke OneSuite til timeføring, fakturering og kundekommunikasjon, samtidig som du fortsetter med regnskapsprogrammet du foretrekker. Du kan gradvis flytte mer av arbeidsflyten din inn i OneSuite etter hvert som virksomheten vokser.

Ja. Du kan tilpasse arbeidsområdet ditt ved å aktivere modulene du trenger og skjule dem du ikke trenger. Hvis du bare trenger fakturering og kundehåndtering, trenger du ikke forholde deg til prosjektstyring, kontrakter eller andre moduler. Det holder grensesnittet fokusert og gjør det enklere for teamet ditt å bruke.

Ja. OneSuite støtter både registrering med tidtaker og manuelle føringer i timelisten. Teammedlemmer kan føre tid på prosjektene og arbeidstypene sine, enten de foretrekker å registrere tiden mens de jobber eller å føre timene i etterkant. Ledere kan gjennomgå innsendte timelister før de fakturerbare timene brukes til fakturering.

OneSuite støtter ulike faktureringsstrukturer, inkludert satser basert på teammedlemmer, arbeidstyper eller prosjekter. Du kan for eksempel ta én sats for designarbeid og en annen for utvikling, eller sette en egen prosjektsats for en bestemt kunde. Du kan også registrere interne kostsatser separat fra beløpene du fakturerer kundene. Hvis du trenger at én standardsats automatisk gjelder for alle prosjekter hos en kunde, bør du bekrefte akkurat det oppsettet med OneSuite-teamet.

Ja. OneSuite støtter arbeidsflyter for både timebaserte prosjekter og fastprisprosjekter. Du kan føre fakturerbare timer for kunder som betaler etter medgått tid, og samtidig håndtere andre prosjekter med et avtalt honorar. Du kan også føre tid på fastprisprosjekter for å forstå teamets innsats, selv når du ikke fakturerer per time.

Teamet ditt kan føre tid på kundeprosjekter og sende inn timelistene sine til gjennomgang. Når de fakturerbare timene er godkjent, kan de brukes til å lage kundefakturaer. Hvis faktureringsprosessen din krever et bestemt datointervall, beskrivelser av de enkelte timeføringene eller tilhørende utgiftsrapporter, bør du teste akkurat det fakturaformatet med eksempeldata før du bytter.

OneSuite støtter gjentakende fakturaer for tjenester som månedlige retainer-avtaler, vedlikehold og løpende support. Det reduserer behovet for å lage den samme fakturaen på nytt hver måned. Hvis du også trenger at kundenes kort belastes automatisk, bør du bekrefte hvilke muligheter for abonnementsbetalinger betalingsløsningen du har valgt, tilbyr.

Ja. Du kan skille mellom fakturerbar og ikke-fakturerbar tid. Dette er nyttig når teamet bruker tid på interne møter, research, endringsrunder eller annet arbeid som ikke skal faktureres til en kunde. Å føre denne tiden kan likevel hjelpe deg med å forstå arbeidsbelastning og prosjektkostnader.

Ja. Med kundeportalen i OneSuite kan du dele prosjektinformasjon direkte med kundene. I stedet for å sende deg e-post for å få oppdateringer kan kundene logge inn og se prosjektene og oppgavene du har gjort tilgjengelige for dem. Du bestemmer hva de ser, slik at de kan holde seg oppdatert uten tilgang til det interne arbeidsområdet ditt.

Kundeportalen i OneSuite samler flere vanlige kundehandlinger på ett sted. Avhengig av tilgangen du gir, kan kundene laste opp eller laste ned filer, gå gjennom fakturaer, betale på nett, signere kontrakter og samarbeide om tildelte oppgaver. De kan også booke møter via en tilkoblet bookinglenke.

Kunder får ikke automatisk tilgang til hele arbeidsområdet ditt. Du kan konfigurere portaltillatelsene deres, velge hvilke seksjoner som skal vises, og styre om de bare kan se informasjon eller også samarbeide om oppgaver. Før du inviterer en kunde, bør du gå gjennom kundens tilgangsinnstillinger for å sikre at portalen bare viser informasjonen du har tenkt å dele.

Ja. OneSuite støtter bedriftskunder med flere tilknyttede kontaktpersoner. Du kan holde informasjonen deres samlet under samme bedrift og samtidig invitere de riktige personene til å samarbeide via kundeportalen. Dette fungerer godt når flere interessenter skal følge fremdriften, levere dokumenter eller fullføre tildelt arbeid.

Nei. Brukere av kundeportalen trenger ikke betalte interne teamlisenser. Du kan invitere kunder uten å behandle dem som ansatte. Teammedlemmer og underleverandører som jobber internt i virksomheten din, håndteres annerledes og kan kreve betalte lisenser avhengig av rollene deres.

Ja. OneSuite organiserer filer rundt de enkelte kundeprofilene og prosjektene, slik at teamet ditt finner dokumentene som hører til hver kunde. Kundene kan også få tilgang til og dele filer via portalen sin. Hvis arbeidsflyten din er avhengig av synkronisering av eksisterende mapper i skylagring, bør du bekrefte at akkurat din leverandør og tilkoblingsmetode støttes.

Nei. Du kan bruke gjenbrukbare prosjekt- og oppgavemaler i stedet for å bygge opp den samme arbeidsflyten for hver kunde. Du kan for eksempel lage et standardsett med oppgaver for planlegging, oppsett, levering og gjennomgang én gang, og deretter tilpasse detaljene for hvert nye oppdrag.

Ikke nødvendigvis. Du kan ha ett løpende prosjekt for en kunde og organisere det gjentakende arbeidet med oppgaver. Eller du kan opprette egne prosjekter for hver måned eller faktureringsperiode hvis det gjør fakturering og rapportering enklere. Velg strukturen som passer måten virksomheten din jobber på.

Ja. OneSuite har teamroller og tilgangskontroll. Du kan tildele arbeid til ansatte og underleverandører og samtidig styre tilgangsnivået deres, slik at samarbeidspartnere ikke automatisk får administrative eller økonomiske tillatelser.

OneSuite tilbyr en integrasjon med QuickBooks Online som kobler faktureringen til regnskapsarbeidsflyten din. Du kan lage fakturaer i OneSuite og synkronisere dem med QuickBooks. Hvis regnskapsprosessen din er avhengig av bestemte linjebeskrivelser, mva eller betalingsstatuser, bør du kontrollere felttilordningen med en testfaktura før du flytter faktureringsprosessen din.

OneSuite tilbyr tilkoblet e-postfunksjonalitet for støttede leverandører, inkludert Gmail og Microsofts e-posttjenester. Dette kan bidra til å holde samtalene samlet sammen med de relevante kundeprofilene. Støtte for andre leverandører, som Zoho Mail eller selvhostede postbokser, bør bekreftes for akkurat ditt oppsett.

Ja. OneSuite tilbyr en valgfri white label-løsning som lar deg presentere kundeportalen med din egen merkevare og ditt eget domene. Utsending av systemvarsler eller andre meldinger fra ditt eget e-postdomene kan kreve separat konfigurasjon.

Du trenger ikke finne ut av hver eneste funksjon på egen hånd. OneSuite tilbyr hjelp med onboarding og produktdemonstrasjoner, slik at du kan sette opp arbeidsområdet rundt forretningsprosessen din. Du kan begynne med en kunde, et prosjekt og funksjonene du trenger med en gang, og deretter utvide oppsettet etter hvert som du blir mer komfortabel.

Den beste måten er å teste arbeidsflyten du trenger, i ditt eget arbeidsområde i prøveperioden. Prøv å opprette en kunde, føre tid, lage en faktura eller invitere noen inn i en kundeportal. Hvis en funksjon som ble vist i en demonstrasjon, ikke er synlig, kan du spørre OneSuite-teamet om den er tilgjengelig, krever konfigurasjon eller fortsatt er under utvikling.