Zeiten erfassen, Budget einhalten & Rentabilität steigern

Sie müssen nicht unbedingt bei null anfangen. Das OneSuite-Team kann Ihnen helfen, Daten von Ihrer bisherigen Plattform zu migrieren, einschließlich Kunden- und Projektinformationen. Wenn Sie über Jahre hinweg Stundenzettel, Rechnungen, Ausgaben oder benutzerdefinierte Felder angesammelt haben, kann unser Team Ihre vorhandenen Daten prüfen und vor dem Wechsel bestätigen, was übertragen werden kann.

Ganz und gar nicht. Sie können mit den Funktionen beginnen, die Sie am dringendsten brauchen, und andere Tools weiter nutzen, wo es sinnvoll ist. Zum Beispiel können Sie OneSuite für Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation einsetzen und weiterhin Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware verwenden. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie nach und nach mehr von Ihrem Workflow in OneSuite verlagern.

Ja. Sie können Ihren Arbeitsbereich anpassen, indem Sie die benötigten Module aktivieren und die übrigen ausblenden. Wenn Sie nur Rechnungsstellung und Kundenverwaltung brauchen, müssen Sie sich nicht mit Projektmanagement, Verträgen oder anderen Modulen befassen. So bleibt die Oberfläche übersichtlich und für Ihr Team einfacher zu bedienen.

Ja. OneSuite unterstützt sowohl die Zeiterfassung per Timer als auch manuelle Einträge im Stundenzettel. Teammitglieder können Zeit auf ihre Projekte und Tätigkeitsarten buchen, ganz gleich, ob sie lieber während der Arbeit mitstoppen oder ihre Stunden später eintragen. Führungskräfte können eingereichte Stundenzettel prüfen, bevor die abrechenbaren Stunden für Rechnungen verwendet werden.

OneSuite unterstützt verschiedene Abrechnungsstrukturen, darunter Sätze nach Teammitglied, Tätigkeitsart oder Projekt. Sie können zum Beispiel für Designarbeit einen anderen Satz berechnen als für Entwicklung oder einen bestimmten Projektsatz für einen bestimmten Kunden festlegen. Außerdem können Sie interne Kostensätze getrennt von den Beträgen erfassen, die Sie Ihren Kunden berechnen. Wenn ein einheitlicher Standardsatz automatisch für alle Projekte eines Kunden gelten soll, klären Sie genau diese Konfiguration bitte mit dem OneSuite-Team ab.

Ja. OneSuite unterstützt Workflows für Projekte auf Stundenbasis und zum Festpreis. Sie können abrechenbare Stunden für Kunden erfassen, die nach Zeit bezahlen, und gleichzeitig andere Projekte mit einem vereinbarten Honorar verwalten. Auch bei Festpreisprojekten können Sie Zeit erfassen, um den Aufwand Ihres Teams nachzuvollziehen, selbst wenn Sie nicht stundenweise abrechnen.

Ihr Team kann Zeit auf Kundenprojekte buchen und seine Stundenzettel zur Prüfung einreichen. Sobald die abrechenbaren Stunden freigegeben sind, können daraus Kundenrechnungen erstellt werden. Wenn Ihr Abrechnungsprozess einen bestimmten Zeitraum, Beschreibungen einzelner Zeiteinträge oder ergänzende Ausgabenberichte erfordert, testen Sie genau dieses Rechnungsformat vor dem Wechsel mit Beispieldaten.

OneSuite unterstützt wiederkehrende Rechnungen für Leistungen wie monatliche Retainer, Wartung und laufenden Support. So müssen Sie nicht jeden Monat dieselbe Rechnung neu erstellen. Wenn außerdem die Karten Ihrer Kunden automatisch belastet werden sollen, prüfen Sie die Möglichkeiten für Abonnementzahlungen bei Ihrem gewählten Zahlungsanbieter.

Ja. Sie können zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit unterscheiden. Das ist hilfreich, wenn Ihr Team Zeit für interne Meetings, Recherche, Überarbeitungen oder andere Arbeit aufwendet, die einem Kunden nicht berechnet werden sollte. Die Erfassung dieser Zeit hilft Ihnen trotzdem, Auslastung und Projektkosten zu verstehen.

Ja. Mit dem Kundenportal von OneSuite können Sie Projektinformationen direkt mit Kunden teilen. Statt Ihnen für Updates E-Mails zu schreiben, können sich Kunden anmelden und die Projekte und Aufgaben einsehen, die Sie für sie freigegeben haben. Sie bestimmen, was sie sehen, damit sie informiert bleiben, ohne Zugriff auf Ihren internen Arbeitsbereich zu erhalten.

Das Kundenportal von OneSuite bündelt mehrere gängige Kundenaktionen. Je nach dem Zugriff, den Sie gewähren, können Kunden Dateien hoch- oder herunterladen, Rechnungen prüfen, online bezahlen, Verträge unterschreiben und an zugewiesenen Aufgaben mitarbeiten. Außerdem können sie über einen verknüpften Terminbuchungslink Meetings buchen.

Kunden erhalten nicht automatisch Zugriff auf Ihren gesamten Arbeitsbereich. Sie können ihre Portalberechtigungen konfigurieren, festlegen, welche Bereiche angezeigt werden, und bestimmen, ob sie Informationen nur ansehen oder an Aufgaben mitarbeiten können. Prüfen Sie vor der Einladung eines Kunden dessen Zugriffseinstellungen, damit das Portal nur die Informationen zeigt, die Sie teilen möchten.

Ja. OneSuite unterstützt Firmenkunden mit mehreren zugehörigen Kontakten. Sie können deren Informationen mit demselben Unternehmen verknüpft halten und gleichzeitig die passenden Personen zur Zusammenarbeit im Kundenportal einladen. Das eignet sich gut, wenn mehrere Beteiligte den Fortschritt prüfen, Dokumente bereitstellen oder zugewiesene Aufgaben erledigen müssen.

Nein. Nutzer des Kundenportals benötigen keine kostenpflichtigen internen Team-Lizenzen. Sie können Kunden einladen, ohne sie wie Mitarbeitende zu behandeln. Teammitglieder und Auftragnehmer, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, werden anders behandelt und benötigen je nach Rolle möglicherweise kostenpflichtige Lizenzen.

Ja. OneSuite organisiert Dateien nach einzelnen Kundendatensätzen und Projekten, sodass Ihr Team die zu jedem Kunden gehörenden Dokumente findet. Kunden können über ihr Portal ebenfalls auf Dateien zugreifen und Dateien teilen. Wenn Ihr Workflow von der Synchronisierung bestehender Cloud-Speicher-Ordner abhängt, klären Sie, ob Ihr konkreter Anbieter und Ihre Verbindungsmethode unterstützt werden.

Nein. Sie können wiederverwendbare Projekt- und Aufgabenvorlagen nutzen, statt für jeden Kunden denselben Workflow neu aufzubauen. Sie können zum Beispiel einmal einen Standardsatz an Aufgaben für Planung, Einrichtung, Umsetzung und Review erstellen und die Details dann für jeden neuen Auftrag anpassen.

Nicht unbedingt. Sie können ein fortlaufendes Projekt für einen Kunden führen und wiederkehrende Arbeit über Aufgaben organisieren. Oder Sie legen separate Projekte für jeden Monat oder Abrechnungszeitraum an, wenn das Rechnungsstellung und Reporting erleichtert. Wählen Sie die Struktur, die zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt.

Ja. OneSuite bietet Teamrollen und Zugriffskontrollen. Sie können Mitarbeitenden und Auftragnehmern Arbeit zuweisen und dabei ihre Zugriffsebene steuern, sodass Mitwirkende nicht automatisch Administrations- oder Finanzberechtigungen erhalten.

OneSuite bietet eine Integration mit QuickBooks Online, um die Rechnungsstellung mit Ihrem Buchhaltungs-Workflow zu verbinden. Sie können Rechnungen in OneSuite erstellen und mit QuickBooks synchronisieren. Wenn Ihr Buchhaltungsprozess auf bestimmte Positionsbeschreibungen, Steuern oder Zahlungsstatus angewiesen ist, prüfen Sie die Feldzuordnung mit einer Testrechnung, bevor Sie Ihren Abrechnungsprozess umstellen.

OneSuite bietet eine E-Mail-Anbindung für unterstützte Anbieter, darunter Gmail und die E-Mail-Dienste von Microsoft. So bleiben Konversationen bei den zugehörigen Kundendatensätzen. Die Unterstützung anderer Anbieter, etwa Zoho Mail oder selbst gehosteter Postfächer, sollte für Ihre konkrete Konfiguration bestätigt werden.

Ja. OneSuite bietet eine optionale White-Label-Lösung, mit der Sie das Kundenportal mit Ihrem Branding und Ihrer eigenen Domain präsentieren können. Für den Versand von Systembenachrichtigungen oder anderen Nachrichten über Ihre eigene E-Mail-Domain ist möglicherweise eine separate Konfiguration erforderlich.

Sie müssen nicht jede Funktion allein herausfinden. OneSuite bietet Unterstützung beim Onboarding und Produktdemos, damit Sie den Arbeitsbereich passend zu Ihren Geschäftsprozessen einrichten können. Sie können mit einem Kunden, einem Projekt und den Funktionen beginnen, die Sie sofort brauchen, und Ihre Einrichtung erweitern, sobald Sie sich sicherer fühlen.

Am besten testen Sie den benötigten Workflow in Ihrem eigenen Test-Arbeitsbereich. Legen Sie einen Kunden an, erfassen Sie Zeit, erstellen Sie eine Rechnung oder laden Sie jemanden in ein Kundenportal ein. Wenn eine in einer Demo gezeigte Funktion nicht sichtbar ist, fragen Sie das OneSuite-Team, ob sie verfügbar ist, eine Konfiguration erfordert oder sich noch in Entwicklung befindet.