Śledź czas, trzymaj się budżetu i zwiększaj rentowność

Nie musisz koniecznie zaczynać od zera. Zespół OneSuite może pomóc Ci w migracji danych z obecnej platformy, w tym informacji o klientach i projektach. Jeśli masz historyczne karty czasu pracy, faktury, wydatki lub pola niestandardowe z wielu lat, nasz zespół może przejrzeć Twoje dotychczasowe dane i potwierdzić, co da się przenieść, zanim dokonasz zmiany.

Wcale nie. Możesz zacząć od funkcji, których potrzebujesz najbardziej, i nadal korzystać z innych narzędzi tam, gdzie ma to sens. Na przykład możesz używać OneSuite do rejestracji czasu pracy, fakturowania i komunikacji z klientami, a jednocześnie dalej korzystać z preferowanego oprogramowania księgowego. W miarę rozwoju firmy możesz stopniowo przenosić do OneSuite coraz większą część swoich procesów.

Tak. Możesz dostosować swoją przestrzeń roboczą, włączając potrzebne moduły i ukrywając te, których nie potrzebujesz. Jeśli potrzebujesz tylko fakturowania i zarządzania klientami, nie musisz zajmować się zarządzaniem projektami, umowami ani innymi modułami. Dzięki temu interfejs pozostaje przejrzysty, a Twojemu zespołowi łatwiej z niego korzystać.

Tak. OneSuite obsługuje zarówno rejestrację czasu za pomocą timera, jak i ręczne wpisy w kartach czasu pracy. Członkowie zespołu mogą rejestrować czas w ramach swoich projektów i rodzajów pracy, niezależnie od tego, czy wolą mierzyć czas na bieżąco, czy wpisywać godziny później. Menedżerowie mogą przejrzeć przesłane karty czasu pracy, zanim godziny rozliczalne zostaną wykorzystane do fakturowania.

OneSuite obsługuje różne modele rozliczeń, w tym stawki oparte na członkach zespołu, rodzajach pracy lub projektach. Możesz na przykład naliczać jedną stawkę za prace graficzne, a inną za programowanie, albo ustawić konkretną stawkę projektową dla danego klienta. Możesz także rejestrować wewnętrzne stawki kosztowe oddzielnie od kwot, którymi obciążasz klientów. Jeśli potrzebujesz jednej domyślnej stawki, która będzie automatycznie stosowana we wszystkich projektach danego klienta, potwierdź dokładnie taką konfigurację z zespołem OneSuite.

Tak. OneSuite obsługuje zarówno projekty rozliczane godzinowo, jak i projekty o stałej cenie. Możesz rejestrować godziny rozliczalne dla klientów płacących za czas pracy, a jednocześnie prowadzić inne projekty z ustalonym wynagrodzeniem. Możesz też rejestrować czas w projektach o stałej cenie, aby rozumieć nakład pracy zespołu nawet wtedy, gdy nie rozliczasz się godzinowo.

Twój zespół może rejestrować czas w projektach klientów i przesyłać swoje karty czasu pracy do weryfikacji. Po zatwierdzeniu godzin rozliczalnych można je wykorzystać do tworzenia faktur dla klientów. Jeśli Twój proces rozliczeń wymaga określonego zakresu dat, opisów poszczególnych wpisów czasu lub dołączonych raportów wydatków, przetestuj dokładnie taki format faktury na przykładowych danych, zanim się przeniesiesz.

OneSuite obsługuje faktury cykliczne za usługi takie jak comiesięczne umowy typu retainer, utrzymanie i stałe wsparcie. Dzięki temu nie musisz co miesiąc tworzyć tej samej faktury od nowa. Jeśli potrzebujesz również automatycznego obciążania kart klientów, potwierdź możliwości płatności subskrypcyjnych w wybranej bramce płatniczej.

Tak. Możesz rozróżniać czas rozliczalny i nierozliczalny. Jest to przydatne, gdy Twój zespół poświęca czas na wewnętrzne spotkania, research, poprawki lub inną pracę, za którą nie należy obciążać klienta. Rejestrowanie tego czasu nadal może pomóc Ci zrozumieć obciążenie pracą i koszty projektów.

Tak. Portal klienta OneSuite pozwala udostępniać informacje o projektach bezpośrednio klientom. Zamiast pisać do Ciebie maile z prośbą o aktualizacje, klienci mogą się zalogować i przejrzeć projekty oraz zadania, które zostały im udostępnione. To Ty decydujesz, co widzą, dzięki czemu pozostają na bieżąco bez dostępu do Twojej wewnętrznej przestrzeni roboczej.

Portal klienta OneSuite łączy w jednym miejscu kilka typowych działań klientów. W zależności od przyznanego dostępu klienci mogą przesyłać lub pobierać pliki, przeglądać faktury, płacić online, podpisywać umowy i współpracować przy przypisanych zadaniach. Mogą też umawiać spotkania za pomocą połączonego linku do planowania spotkań.

Klienci nie otrzymują automatycznie dostępu do całej Twojej przestrzeni roboczej. Możesz skonfigurować ich uprawnienia w portalu, wybrać, które sekcje mają być widoczne, i zdecydować, czy mogą jedynie przeglądać informacje, czy także współpracować przy zadaniach. Przed zaproszeniem klienta sprawdź jego ustawienia dostępu, aby mieć pewność, że portal pokazuje tylko te informacje, które zamierzasz udostępnić.

Tak. OneSuite obsługuje klientów firmowych z wieloma powiązanymi osobami kontaktowymi. Możesz utrzymywać ich dane powiązane z tą samą firmą, a jednocześnie zapraszać odpowiednie osoby do współpracy przez portal klienta. Sprawdza się to dobrze, gdy kilku interesariuszy musi śledzić postępy, dostarczać dokumenty lub wykonywać przypisaną pracę.

Nie. Użytkownicy portalu klienta nie potrzebują płatnych licencji dla zespołu wewnętrznego. Możesz zapraszać klientów bez traktowania ich jak pracowników. Członkowie zespołu i podwykonawcy pracujący wewnątrz Twojej firmy są traktowani inaczej i w zależności od pełnionych ról mogą wymagać płatnych licencji.

Tak. OneSuite porządkuje pliki według kart poszczególnych klientów i projektów, dzięki czemu Twój zespół może znaleźć dokumenty powiązane z każdym klientem. Klienci również mogą uzyskiwać dostęp do plików i udostępniać je przez swój portal. Jeśli Twój sposób pracy opiera się na synchronizacji istniejących folderów w chmurze, upewnij się, że Twój konkretny dostawca i metoda połączenia są obsługiwane.

Nie. Możesz korzystać z szablonów projektów i zadań wielokrotnego użytku zamiast odtwarzać ten sam przepływ pracy dla każdego klienta. Możesz na przykład raz utworzyć standardowy zestaw zadań dotyczących planowania, konfiguracji, realizacji i przeglądu, a następnie dostosowywać szczegóły do każdej nowej współpracy.

Niekoniecznie. Możesz prowadzić dla klienta jeden stały projekt i organizować powtarzającą się pracę za pomocą zadań. Możesz też tworzyć osobne projekty dla każdego miesiąca lub okresu rozliczeniowego, jeśli ułatwia to fakturowanie i raportowanie. Wybierz strukturę, która odpowiada sposobowi działania Twojej firmy.

Tak. OneSuite zapewnia role w zespole i kontrolę dostępu. Możesz przydzielać pracę pracownikom i podwykonawcom, jednocześnie zarządzając ich poziomem dostępu, dzięki czemu współpracownicy nie otrzymują automatycznie uprawnień administracyjnych ani finansowych.

OneSuite oferuje integrację z QuickBooks Online, która łączy fakturowanie z Twoimi procesami księgowymi. Możesz tworzyć faktury w OneSuite i synchronizować je z QuickBooks. Jeśli Twój proces księgowy opiera się na określonych opisach pozycji, podatkach lub statusach płatności, zweryfikuj mapowanie pól na fakturze testowej, zanim przeniesiesz swój proces fakturowania.

OneSuite oferuje funkcję połączonej poczty e-mail dla obsługiwanych dostawców, w tym Gmail i usług pocztowych Microsoft. Pomaga to utrzymywać korespondencję razem z odpowiednimi kartami klientów. Obsługę innych dostawców, takich jak Zoho Mail lub samodzielnie hostowane skrzynki pocztowe, należy potwierdzić dla Twojej konkretnej konfiguracji.

Tak. OneSuite oferuje opcjonalne rozwiązanie white-label, które pozwala prezentować portal klienta z Twoim brandingiem i własną domeną. Wysyłanie powiadomień systemowych lub innych wiadomości z Twojej własnej domeny e-mail może wymagać osobnej konfiguracji.

Nie musisz samodzielnie rozgryzać każdej funkcji. OneSuite oferuje pomoc we wdrożeniu i prezentacje produktu, aby pomóc Ci skonfigurować przestrzeń roboczą pod kątem procesów w Twojej firmie. Możesz zacząć od jednego klienta, jednego projektu i funkcji, których potrzebujesz od razu, a następnie rozbudowywać konfigurację w miarę oswajania się z systemem.

Najlepiej przetestować potrzebny Ci przepływ pracy we własnej przestrzeni roboczej w okresie próbnym. Spróbuj utworzyć klienta, zarejestrować czas, wygenerować fakturę lub zaprosić kogoś do portalu klienta. Jeśli funkcja pokazana podczas prezentacji nie jest widoczna, zapytaj zespół OneSuite, czy jest dostępna, wymaga konfiguracji, czy jest wciąż w trakcie opracowywania.