記錄工時、控制預算、提升利潤

你不一定要從零開始。OneSuite 團隊可以協助你從現有平台移轉資料，包括客戶與專案資訊。如果你有多年的歷史工時表、發票、費用或自訂欄位，我們的團隊可以在你轉換之前檢視現有資料，並確認哪些內容可以移轉。

完全不必。你可以從最需要的功能開始，在合適的地方繼續使用其他工具。例如，你可以用 OneSuite 進行工時記錄、開立發票與客戶溝通，同時繼續使用你慣用的會計軟體。隨著業務成長，你可以逐步將更多工作流程移到 OneSuite 中。

可以。你可以啟用需要的模組、隱藏不需要的模組，藉此自訂工作空間。如果你只需要開立發票與客戶管理，就不必處理專案管理、合約或其他模組。這樣能讓介面保持聚焦，團隊用起來也更輕鬆。

可以。OneSuite 同時支援計時器記錄與手動填寫工時表。無論團隊成員喜歡邊工作邊計時，還是事後再輸入工時，都可以依專案與工作類型記錄時間。管理者可以先審核提交的工時表，再將可計費工時用於開立發票。

OneSuite 支援多種計費結構，包括依團隊成員、工作類型或專案設定費率。例如，你可以為設計工作與開發工作分別設定不同費率，或為特定客戶設定專屬的專案費率。你也可以將內部成本費率與向客戶收取的金額分開記錄。如果你需要讓某個客戶的所有專案自動套用同一個預設費率，請與 OneSuite 團隊確認這項具體設定。

可以。OneSuite 支援按小時計費與固定費用兩種專案工作流程。你可以為按時間付費的客戶追蹤可計費工時，同時以約定費用管理其他專案。即使不按小時計費，你也可以在固定費用專案中記錄工時，以掌握團隊投入的工作量。

團隊可以針對客戶專案記錄工時，並提交工時表供審核。可計費工時核准後，即可用來建立客戶發票。如果你的計費流程需要特定日期區間、每筆工時記錄的說明或作為佐證的費用報表，請在轉換之前用範例資料測試這種發票格式。

OneSuite 支援定期發票，適用於按月收費的長期服務、維護與持續支援等服務。這樣可以減少每個月重複建立同一張發票的工作。如果你還需要自動從客戶的信用卡扣款，請確認你所選金流閘道的訂閱付款功能。

可以。你可以區分可計費工時與不可計費工時。當團隊把時間花在內部會議、研究、修改或其他不應向客戶收費的工作上時，這一點非常實用。記錄這些時間仍有助於你掌握工作負荷與專案成本。

可以。OneSuite 的客戶入口網站讓你直接與客戶分享專案資訊。客戶不必寄電子郵件詢問進度，只要登入就能查看你開放給他們的專案與任務。你可以控制他們能看到的內容，讓他們隨時掌握狀況，而不必存取你的內部工作空間。

OneSuite 的客戶入口網站將客戶常用的多項操作集中在一起。依據你授予的存取權限，客戶可以上傳或下載檔案、檢視發票、線上付款、簽署合約，並在指派給他們的任務上協作。他們也可以透過已連結的預約排程連結預約會議。

客戶不會自動取得整個工作空間的存取權限。你可以設定他們的入口網站權限、選擇要顯示的區塊，並控制他們只能檢視資訊，還是可以在任務上協作。邀請客戶之前，請檢查其存取設定，確保入口網站只顯示你打算分享的資訊。

可以。OneSuite 支援關聯多位聯絡人的公司客戶。你可以將他們的資訊統一連結到同一家公司，同時邀請合適的人員透過客戶入口網站協作。當多位相關人員需要查看進度、提供文件或完成指派的工作時，這種方式非常適合。

不需要。客戶入口網站使用者不需要占用付費的內部團隊席位。你可以邀請客戶，而不必將他們視為員工。在你公司內部工作的團隊成員與外包人員則另行處理，依其角色可能需要付費席位。

可以。OneSuite 以每位客戶的記錄與專案為中心整理檔案，方便團隊找到與每位客戶相關的文件。客戶也可以透過入口網站存取與分享檔案。如果你的工作流程仰賴同步現有的雲端儲存資料夾，請確認你使用的服務供應商與連線方式是否受支援。

不需要。你可以使用可重複使用的專案與任務範本，而不必為每位客戶重新建立相同的工作流程。例如，你可以先建立一套標準的規劃、設定、交付與審查任務，再針對每個新合作調整細節。

不一定。你可以為客戶保留一個持續進行的專案，並透過任務來安排定期工作。如果依月份或計費週期分別建立專案能讓開立發票與報表更方便，你也可以這麼做。請選擇符合你業務運作方式的架構。

可以。OneSuite 提供團隊角色與存取控制。你可以指派工作給員工與外包人員，同時管理他們的存取層級，因此協作者不會自動取得管理或財務權限。

OneSuite 提供 QuickBooks Online 整合，可將開立發票與你的會計工作流程串連起來。你可以在 OneSuite 中建立發票，並將其同步到 QuickBooks。如果你的會計流程仰賴特定的明細項目說明、稅額或付款狀態，請在移轉計費流程之前，先用一張測試發票驗證欄位對應。

OneSuite 為受支援的服務供應商提供電子郵件連結功能，包括 Gmail 與 Microsoft 電子郵件服務。這有助於將對話與相關的客戶記錄放在一起。至於其他服務供應商，例如 Zoho Mail 或自行架設的信箱，則需要針對你的具體設定確認是否支援。

可以。OneSuite 提供選用的白標功能，讓你以自己的品牌與自訂網域呈現客戶入口網站。若要從你自己的電子郵件網域寄送系統通知或其他訊息，可能需要另外設定。

你不必獨自摸索每一項功能。OneSuite 提供導入協助與產品展示，協助你依照自己的業務流程設定工作空間。你可以先從一位客戶、一個專案和你馬上需要的功能開始，等熟悉之後再逐步擴充設定。

最好的方法是在你自己的試用工作空間中測試所需的工作流程。試著建立客戶、記錄工時、產生發票，或邀請他人進入客戶入口網站。如果展示中出現的某項功能在你的帳戶中看不到，請詢問 OneSuite 團隊該功能是否可用、是否需要設定，或是否仍在開發中。