Lacak waktu, tetap sesuai anggaran & tingkatkan profitabilitas

Anda tidak harus memulai dari nol. Tim OneSuite dapat membantu Anda memigrasikan data dari platform yang Anda gunakan saat ini, termasuk informasi klien dan proyek. Jika Anda memiliki riwayat timesheet, faktur, pengeluaran, atau kolom kustom selama bertahun-tahun, tim kami dapat meninjau data Anda dan memastikan apa saja yang dapat dipindahkan sebelum Anda beralih.

Sama sekali tidak. Anda dapat memulai dengan fitur yang paling Anda butuhkan dan tetap menggunakan alat lain jika memang masuk akal. Misalnya, Anda dapat menggunakan OneSuite untuk pelacakan waktu, penagihan, dan komunikasi klien sambil tetap memakai software akuntansi pilihan Anda. Anda dapat memindahkan lebih banyak alur kerja ke OneSuite secara bertahap seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Ya. Anda dapat menyesuaikan ruang kerja dengan mengaktifkan modul yang Anda butuhkan dan menyembunyikan yang tidak. Jika Anda hanya memerlukan penagihan dan pengelolaan klien, Anda tidak perlu berurusan dengan manajemen proyek, kontrak, atau modul lainnya. Dengan begitu, tampilan tetap fokus dan lebih mudah digunakan oleh tim Anda.

Ya. OneSuite mendukung pelacakan berbasis timer maupun entri timesheet manual. Anggota tim dapat mencatat waktu pada proyek dan jenis pekerjaan mereka, baik saat sedang bekerja maupun dengan memasukkan jam kerja belakangan. Manajer dapat meninjau timesheet yang diajukan sebelum menggunakan jam yang dapat ditagih untuk membuat faktur.

OneSuite mendukung berbagai struktur penagihan, termasuk tarif berdasarkan anggota tim, jenis pekerjaan, atau proyek. Misalnya, Anda dapat mengenakan satu tarif untuk pekerjaan desain dan tarif lain untuk pengembangan, atau menetapkan tarif proyek khusus untuk klien tertentu. Anda juga dapat mencatat tarif biaya internal secara terpisah dari jumlah yang Anda tagihkan kepada pelanggan. Jika Anda membutuhkan satu tarif default yang otomatis berlaku di semua proyek seorang klien, pastikan pengaturan tersebut secara spesifik dengan tim OneSuite.

Ya. OneSuite mendukung alur kerja proyek per jam maupun biaya tetap. Anda dapat melacak jam yang dapat ditagih untuk klien yang membayar berdasarkan waktu sambil mengelola proyek lain dengan biaya yang telah disepakati. Anda juga dapat mencatat waktu pada proyek berbiaya tetap untuk memahami upaya tim Anda, meskipun Anda tidak menagih per jam.

Tim Anda dapat mencatat waktu pada proyek klien dan mengajukan timesheet mereka untuk ditinjau. Setelah jam yang dapat ditagih disetujui, jam tersebut dapat digunakan untuk membuat faktur klien. Jika proses penagihan Anda memerlukan rentang tanggal tertentu, deskripsi untuk setiap entri waktu, atau laporan pengeluaran pendukung, uji format faktur tersebut secara spesifik dengan data contoh sebelum beralih.

OneSuite mendukung faktur berulang untuk layanan seperti retainer bulanan, pemeliharaan, dan dukungan berkelanjutan. Ini mengurangi kebutuhan untuk membuat ulang faktur yang sama setiap bulan. Jika Anda juga ingin kartu pelanggan ditagih secara otomatis, pastikan kemampuan pembayaran berlangganan dari gateway pembayaran yang Anda pilih.

Ya. Anda dapat membedakan waktu yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih. Ini berguna saat tim Anda menghabiskan waktu untuk rapat internal, riset, revisi, atau pekerjaan lain yang tidak seharusnya ditagihkan kepada klien. Mencatat waktu tersebut tetap membantu Anda memahami beban kerja dan biaya proyek.

Ya. Portal klien OneSuite memungkinkan Anda membagikan informasi proyek langsung kepada klien. Alih-alih mengirim email kepada Anda untuk meminta kabar terbaru, klien dapat masuk dan meninjau proyek serta tugas yang telah Anda buka untuk mereka. Anda yang mengatur apa saja yang mereka lihat, sehingga mereka tetap mendapat informasi tanpa mengakses ruang kerja internal Anda.

Portal klien OneSuite menyatukan berbagai tindakan umum klien. Tergantung akses yang Anda berikan, klien dapat mengunggah atau mengunduh berkas, meninjau faktur, membayar secara online, menandatangani kontrak, dan berkolaborasi pada tugas yang ditugaskan. Mereka juga dapat menjadwalkan rapat melalui tautan penjadwalan yang terhubung.

Klien tidak otomatis mendapatkan akses ke seluruh ruang kerja Anda. Anda dapat mengatur izin portal mereka, memilih bagian mana yang ditampilkan, dan menentukan apakah mereka hanya dapat melihat informasi atau juga berkolaborasi pada tugas. Sebelum mengundang klien, tinjau pengaturan aksesnya untuk memastikan portal hanya menampilkan informasi yang memang ingin Anda bagikan.

Ya. OneSuite mendukung klien perusahaan dengan beberapa kontak terkait. Anda dapat menjaga informasi mereka tetap terhubung ke perusahaan yang sama sambil mengundang orang-orang yang tepat untuk berkolaborasi melalui portal klien. Ini sangat membantu ketika beberapa pemangku kepentingan perlu meninjau perkembangan, menyerahkan dokumen, atau menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan.

Tidak. Pengguna portal klien tidak memerlukan kursi tim internal berbayar. Anda dapat mengundang klien tanpa memperlakukan mereka sebagai karyawan. Anggota tim dan kontraktor yang bekerja di dalam bisnis Anda ditangani secara berbeda dan mungkin memerlukan kursi berbayar tergantung peran mereka.

Ya. OneSuite mengatur berkas berdasarkan data masing-masing klien dan proyek, sehingga tim Anda dapat menemukan dokumen yang terkait dengan setiap klien. Klien juga dapat mengakses dan membagikan berkas melalui portal mereka. Jika alur kerja Anda bergantung pada sinkronisasi folder penyimpanan cloud yang sudah ada, pastikan penyedia dan metode koneksi yang Anda gunakan didukung.

Tidak. Anda dapat menggunakan template proyek dan tugas yang dapat dipakai ulang alih-alih menyusun alur kerja yang sama untuk setiap klien. Misalnya, Anda dapat membuat satu set standar tugas perencanaan, penyiapan, pengerjaan, dan peninjauan sekali saja, lalu menyesuaikan detailnya untuk setiap kerja sama baru.

Tidak harus. Anda dapat mempertahankan satu proyek berkelanjutan untuk klien dan mengatur pekerjaan rutin melalui tugas. Atau, Anda dapat membuat proyek terpisah untuk setiap bulan atau siklus penagihan jika itu memudahkan penagihan dan pelaporan. Pilih struktur yang sesuai dengan cara bisnis Anda beroperasi.

Ya. OneSuite menyediakan peran tim dan kontrol akses. Anda dapat menugaskan pekerjaan kepada karyawan dan kontraktor sambil mengatur tingkat akses mereka, sehingga kolaborator tidak otomatis mendapatkan izin administratif atau keuangan.

OneSuite menawarkan integrasi QuickBooks Online untuk menghubungkan penagihan dengan alur kerja akuntansi Anda. Anda dapat membuat faktur di OneSuite dan menyinkronkannya dengan QuickBooks. Jika proses akuntansi Anda bergantung pada deskripsi item baris, pajak, atau status pembayaran tertentu, verifikasi pemetaan kolom dengan faktur uji coba sebelum memindahkan proses penagihan Anda.

OneSuite menawarkan fungsi email terhubung untuk penyedia yang didukung, termasuk Gmail dan layanan email Microsoft. Ini membantu menyimpan percakapan bersama data klien yang relevan. Dukungan untuk penyedia lain, seperti Zoho Mail atau kotak surat yang di-hosting sendiri, perlu dipastikan untuk pengaturan spesifik Anda.

Ya. OneSuite menawarkan opsi White Label yang memungkinkan Anda menampilkan portal klien dengan merek dan domain kustom Anda. Mengirim notifikasi sistem atau pesan lain dari domain email Anda sendiri mungkin memerlukan konfigurasi terpisah.

Anda tidak perlu memahami setiap fitur sendirian. OneSuite menyediakan bantuan onboarding dan demo produk untuk membantu Anda menyiapkan ruang kerja sesuai proses bisnis Anda. Anda dapat memulai dengan satu klien, satu proyek, dan fitur yang langsung Anda butuhkan, lalu memperluas pengaturan seiring Anda semakin terbiasa.

Cara terbaik adalah menguji alur kerja yang Anda butuhkan di ruang kerja uji coba Anda sendiri. Coba buat klien, lacak waktu, buat faktur, atau undang seseorang ke portal klien. Jika fitur yang ditampilkan dalam demo tidak terlihat, tanyakan kepada tim OneSuite apakah fitur tersebut tersedia, memerlukan konfigurasi, atau masih dalam pengembangan.