Suivez le temps, respectez le budget et augmentez la rentabilité

Vous n'avez pas forcément besoin de repartir de zéro. L'équipe OneSuite peut vous aider à migrer les données de votre plateforme actuelle, y compris les informations sur vos clients et vos projets. Si vous avez des années d'historique de feuilles de temps, de factures, de dépenses ou de champs personnalisés, notre équipe peut examiner vos données existantes et confirmer ce qui peut être transféré avant votre changement.

Pas du tout. Vous pouvez commencer par les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin et continuer à utiliser d'autres outils lorsque c'est pertinent. Par exemple, vous pouvez utiliser OneSuite pour le suivi du temps, la facturation et la communication client tout en conservant votre logiciel de comptabilité préféré. Vous pourrez intégrer progressivement une plus grande partie de votre flux de travail dans OneSuite à mesure que votre activité se développe.

Oui. Vous pouvez personnaliser votre espace de travail en activant les modules dont vous avez besoin et en masquant les autres. Si vous n'avez besoin que de la facturation et de la gestion des clients, vous n'avez pas à vous occuper de la gestion de projet, des contrats ou d'autres modules. L'interface reste ainsi ciblée et plus simple à utiliser pour votre équipe.

Oui. OneSuite prend en charge à la fois le suivi par chronomètre et la saisie manuelle des feuilles de temps. Les membres de l'équipe peuvent imputer leur temps à leurs projets et types de travail, qu'ils préfèrent chronométrer en travaillant ou saisir leurs heures plus tard. Les responsables peuvent vérifier les feuilles de temps soumises avant d'utiliser les heures facturables pour la facturation.

OneSuite prend en charge différentes structures de facturation, y compris des taux basés sur les membres de l'équipe, les types de travail ou les projets. Par exemple, vous pouvez appliquer un taux pour le design et un autre pour le développement, ou définir un taux de projet spécifique pour un client donné. Vous pouvez également enregistrer des taux de coût internes séparément des montants que vous facturez à vos clients. Si vous avez besoin qu'un taux par défaut s'applique automatiquement à tous les projets d'un client, confirmez cette configuration précise avec l'équipe OneSuite.

Oui. OneSuite prend en charge les flux de travail des projets facturés à l'heure et au forfait. Vous pouvez suivre les heures facturables des clients qui paient au temps passé tout en gérant d'autres projets avec un montant convenu. Vous pouvez aussi enregistrer le temps passé sur les projets au forfait pour mesurer l'effort de votre équipe, même si vous ne facturez pas à l'heure.

Votre équipe peut enregistrer son temps sur les projets clients et soumettre ses feuilles de temps pour validation. Une fois les heures facturables approuvées, elles peuvent servir à créer des factures clients. Si votre processus de facturation exige une période précise, la description de chaque saisie de temps ou des notes de frais justificatives, testez ce format de facture exact avec des données d'exemple avant de faire le changement.

OneSuite prend en charge les factures récurrentes pour des services tels que les forfaits mensuels, la maintenance et le support continu. Cela vous évite de recréer la même facture chaque mois. Si vous avez également besoin que les cartes de vos clients soient débitées automatiquement, vérifiez les fonctionnalités de paiement par abonnement de la passerelle de paiement que vous avez choisie.

Oui. Vous pouvez distinguer le temps facturable du temps non facturable. C'est utile lorsque votre équipe consacre du temps à des réunions internes, des recherches, des révisions ou d'autres tâches qui ne doivent pas être facturées à un client. Enregistrer ce temps vous aide néanmoins à comprendre la charge de travail et les coûts des projets.

Oui. Le portail client de OneSuite vous permet de partager les informations de projet directement avec vos clients. Au lieu de vous écrire par e-mail pour obtenir des nouvelles, vos clients peuvent se connecter et consulter les projets et les tâches que vous avez mis à leur disposition. Vous contrôlez ce qu'ils voient, afin qu'ils restent informés sans accéder à votre espace de travail interne.

Le portail client de OneSuite regroupe plusieurs actions courantes des clients. Selon l'accès que vous leur accordez, vos clients peuvent téléverser ou télécharger des fichiers, consulter leurs factures, payer en ligne, signer des contrats et collaborer sur les tâches qui leur sont assignées. Ils peuvent également réserver des rendez-vous via un lien de planification connecté.

Les clients ne reçoivent pas automatiquement l'accès à l'ensemble de votre espace de travail. Vous pouvez configurer leurs autorisations sur le portail, choisir les sections à afficher et déterminer s'ils peuvent seulement consulter les informations ou aussi collaborer sur des tâches. Avant d'inviter un client, vérifiez ses paramètres d'accès pour vous assurer que le portail n'affiche que les informations que vous souhaitez partager.

Oui. OneSuite prend en charge les clients entreprises avec plusieurs contacts associés. Vous pouvez garder leurs informations rattachées à la même entreprise tout en invitant les bonnes personnes à collaborer via le portail client. C'est idéal lorsque plusieurs parties prenantes doivent suivre l'avancement, fournir des documents ou réaliser le travail qui leur est assigné.

Non. Les utilisateurs du portail client n'ont pas besoin de licences payantes d'équipe interne. Vous pouvez inviter des clients sans les traiter comme des employés. Les membres de l'équipe et les prestataires qui travaillent au sein de votre entreprise sont traités différemment et peuvent nécessiter des licences payantes selon leur rôle.

Oui. OneSuite organise les fichiers autour de chaque fiche client et de chaque projet, afin que votre équipe puisse retrouver les documents associés à chaque client. Vos clients peuvent également consulter et partager des fichiers via leur portail. Si votre flux de travail repose sur la synchronisation de dossiers de stockage cloud existants, vérifiez que votre fournisseur et votre méthode de connexion sont bien pris en charge.

Non. Vous pouvez utiliser des modèles de projets et de tâches réutilisables au lieu de reconstruire le même flux de travail pour chaque client. Par exemple, vous pouvez créer une seule fois un ensemble standard de tâches de planification, de mise en place, de livraison et de revue, puis adapter les détails à chaque nouvelle mission.

Pas forcément. Vous pouvez conserver un projet continu pour un client et organiser le travail récurrent à l'aide de tâches. Vous pouvez aussi créer des projets distincts pour chaque mois ou cycle de facturation si cela simplifie la facturation et le reporting. Choisissez la structure qui correspond au fonctionnement de votre entreprise.

Oui. OneSuite propose des rôles d'équipe et des contrôles d'accès. Vous pouvez attribuer du travail aux employés et aux prestataires tout en gérant leur niveau d'accès, afin que vos collaborateurs ne reçoivent pas automatiquement des autorisations administratives ou financières.

OneSuite propose une intégration avec QuickBooks Online pour relier la facturation à votre flux de travail comptable. Vous pouvez créer des factures dans OneSuite et les synchroniser avec QuickBooks. Si votre processus comptable dépend de descriptions de lignes, de taxes ou de statuts de paiement particuliers, vérifiez la correspondance des champs avec une facture test avant de migrer votre processus de facturation.

OneSuite propose une fonctionnalité de messagerie connectée pour les fournisseurs pris en charge, notamment Gmail et les services de messagerie Microsoft. Cela permet de conserver les échanges à côté des fiches clients correspondantes. La prise en charge d'autres fournisseurs, comme Zoho Mail ou les boîtes mail auto-hébergées, doit être confirmée pour votre configuration spécifique.

Oui. OneSuite propose une option en marque blanche qui vous permet de présenter le portail client avec votre image de marque et votre domaine personnalisé. L'envoi de notifications système ou d'autres messages depuis votre propre domaine de messagerie peut nécessiter une configuration distincte.

Vous n'avez pas à découvrir chaque fonctionnalité par vous-même. OneSuite propose un accompagnement à la prise en main et des démonstrations du produit pour vous aider à configurer l'espace de travail selon les processus de votre entreprise. Vous pouvez commencer avec un client, un projet et les fonctionnalités dont vous avez besoin tout de suite, puis étendre votre configuration à mesure que vous gagnez en aisance.

Le meilleur moyen est de tester le flux de travail dont vous avez besoin dans votre propre espace de travail d'essai. Essayez de créer un client, de suivre du temps, de générer une facture ou d'inviter quelqu'un dans un portail client. Si une fonctionnalité présentée lors d'une démonstration n'apparaît pas, demandez à l'équipe OneSuite si elle est disponible, si elle nécessite une configuration ou si elle est encore en cours de développement.