Rapportera tid, håll budgeten och öka lönsamheten

Du behöver inte nödvändigtvis börja om från början. OneSuite-teamet kan hjälpa dig att migrera data från din nuvarande plattform, inklusive kund- och projektinformation. Om du har flera års historiska tidrapporter, fakturor, utgifter eller anpassade fält kan vårt team gå igenom dina befintliga data och bekräfta vad som kan överföras innan du byter.

Inte alls. Du kan börja med de funktioner du behöver mest och fortsätta använda andra verktyg där det är rimligt. Du kan till exempel använda OneSuite för tidrapportering, fakturering och kundkommunikation och samtidigt fortsätta använda ditt föredragna bokföringsprogram. Du kan gradvis flytta mer av ditt arbetsflöde till OneSuite i takt med att verksamheten växer.

Ja. Du kan anpassa din arbetsyta genom att aktivera de moduler du behöver och dölja dem du inte behöver. Om du bara behöver fakturering och kundhantering behöver du inte bry dig om projekthantering, avtal eller andra moduler. Det håller gränssnittet fokuserat och gör det enklare för ditt team att använda.

Ja. OneSuite stöder både timerbaserad tidrapportering och manuella poster i tidrapporten. Teammedlemmarna kan registrera tid mot sina projekt och arbetstyper, oavsett om de föredrar att mäta tiden medan de arbetar eller att föra in timmarna i efterhand. Chefer kan granska inskickade tidrapporter innan de debiterbara timmarna används för fakturering.

OneSuite stöder olika debiteringsstrukturer, inklusive priser baserade på teammedlemmar, arbetstyper eller projekt. Du kan till exempel ta ett pris för designarbete och ett annat för utveckling, eller sätta ett specifikt projektpris för en viss kund. Du kan också registrera interna kostnadspriser separat från de belopp du debiterar kunderna. Om du behöver att ett standardpris automatiskt gäller för alla projekt hos en kund bör du bekräfta just den uppsättningen med OneSuite-teamet.

Ja. OneSuite stöder arbetsflöden för både timdebiterade projekt och projekt till fast pris. Du kan registrera debiterbara timmar för kunder som betalar per tid och samtidigt hantera andra projekt med ett överenskommet pris. Du kan också registrera tid på fastprisprojekt för att förstå teamets arbetsinsats även när du inte debiterar per timme.

Ditt team kan registrera tid mot kundprojekt och skicka in sina tidrapporter för granskning. När de debiterbara timmarna har godkänts kan de användas för att skapa kundfakturor. Om din faktureringsprocess kräver ett visst datumintervall, beskrivningar av enskilda tidsposter eller tillhörande utgiftsrapporter bör du testa just det fakturaformatet med exempeldata innan du byter.

OneSuite stöder återkommande fakturor för tjänster som månatliga retainers, underhåll och löpande support. Det minskar behovet av att skapa samma faktura på nytt varje månad. Om du även behöver att kundernas kort debiteras automatiskt bör du kontrollera vilka möjligheter till prenumerationsbetalningar din valda betalningsgateway har.

Ja. Du kan skilja mellan debiterbar och icke debiterbar tid. Det är användbart när teamet lägger tid på interna möten, research, ändringsrundor eller annat arbete som inte ska debiteras en kund. Att registrera den tiden kan ändå hjälpa dig att förstå arbetsbelastning och projektkostnader.

Ja. Med OneSuites kundportal kan du dela projektinformation direkt med kunderna. I stället för att mejla dig för att få uppdateringar kan kunderna logga in och se de projekt och uppgifter som du har gjort tillgängliga för dem. Du styr vad de ser, så att de kan hålla sig informerade utan att få åtkomst till din interna arbetsyta.

OneSuites kundportal samlar flera vanliga kundåtgärder på ett ställe. Beroende på vilken åtkomst du ger kan kunderna ladda upp eller ladda ner filer, granska fakturor, betala online, signera avtal och samarbeta kring tilldelade uppgifter. De kan också boka möten via en kopplad bokningslänk.

Kunder får inte automatiskt åtkomst till hela din arbetsyta. Du kan konfigurera deras portalbehörigheter, välja vilka avsnitt som ska visas och styra om de bara kan se information eller även samarbeta kring uppgifter. Innan du bjuder in en kund bör du gå igenom kundens åtkomstinställningar för att säkerställa att portalen bara visar den information du avser att dela.

Ja. OneSuite stöder företagskunder med flera kopplade kontaktpersoner. Du kan hålla deras information samlad under samma företag och samtidigt bjuda in rätt personer att samarbeta via kundportalen. Det fungerar bra när flera intressenter behöver följa framstegen, lämna dokument eller slutföra tilldelat arbete.

Nej. Användare av kundportalen behöver inga betalda interna teamlicenser. Du kan bjuda in kunder utan att behandla dem som anställda. Teammedlemmar och underkonsulter som arbetar inom din verksamhet hanteras annorlunda och kan kräva betalda licenser beroende på deras roller.

Ja. OneSuite organiserar filer kring enskilda kundposter och projekt, så att ditt team kan hitta de dokument som hör till varje kund. Kunderna kan också komma åt och dela filer via sin portal. Om ditt arbetsflöde bygger på att synkronisera befintliga mappar i molnlagring bör du bekräfta att just din leverantör och anslutningsmetod stöds.

Nej. Du kan använda återanvändbara projekt- och uppgiftsmallar i stället för att bygga upp samma arbetsflöde för varje kund. Du kan till exempel skapa en standarduppsättning uppgifter för planering, uppsättning, leverans och granskning en gång och sedan anpassa detaljerna för varje nytt uppdrag.

Inte nödvändigtvis. Du kan ha ett löpande projekt för en kund och organisera det återkommande arbetet med uppgifter. Eller så kan du skapa separata projekt för varje månad eller faktureringsperiod om det gör fakturering och rapportering enklare. Välj den struktur som passar hur din verksamhet arbetar.

Ja. OneSuite har teamroller och åtkomstkontroller. Du kan tilldela arbete till anställda och underkonsulter och samtidigt styra deras åtkomstnivå, så att samarbetspartner inte automatiskt får administrativa eller ekonomiska behörigheter.

OneSuite erbjuder en integration med QuickBooks Online som kopplar ihop faktureringen med ditt bokföringsflöde. Du kan skapa fakturor i OneSuite och synkronisera dem med QuickBooks. Om din bokföringsprocess bygger på särskilda radbeskrivningar, moms eller betalningsstatusar bör du verifiera fältmappningen med en testfaktura innan du flyttar över din faktureringsprocess.

OneSuite erbjuder kopplad e-postfunktionalitet för leverantörer som stöds, inklusive Gmail och Microsofts e-posttjänster. Det kan hjälpa dig att hålla konversationerna samlade tillsammans med rätt kundposter. Stöd för andra leverantörer, som Zoho Mail eller självhostade brevlådor, bör bekräftas för just din uppsättning.

Ja. OneSuite erbjuder en valfri white label-upplevelse där du kan presentera kundportalen med ditt varumärke och din egen domän. Att skicka systemaviseringar eller andra meddelanden från din egen e-postdomän kan kräva separat konfiguration.

Du behöver inte lista ut varje funktion på egen hand. OneSuite erbjuder hjälp med onboarding och produktdemonstrationer så att du kan sätta upp arbetsytan utifrån din affärsprocess. Du kan börja med en kund, ett projekt och de funktioner du behöver direkt och sedan bygga ut din uppsättning i takt med att du känner dig mer bekväm.

Det bästa sättet är att testa det arbetsflöde du behöver i din egen arbetsyta under provperioden. Prova att skapa en kund, registrera tid, skapa en faktura eller bjuda in någon till en kundportal. Om en funktion som visades i en demonstration inte syns kan du fråga OneSuite-teamet om den är tillgänglig, kräver konfiguration eller fortfarande är under utveckling.