時間を記録し、予算内に収め、収益性を高める

必ずしもゼロから始める必要はありません。OneSuiteチームが、クライアント情報やプロジェクト情報を含め、既存のプラットフォームからのデータ移行をお手伝いします。何年分ものタイムシート、請求書、経費、カスタムフィールドの履歴がある場合は、切り替える前にチームが既存データを確認し、移行できる内容をお伝えします。

まったく必要ありません。最も必要な機能から始めて、適した場面では他のツールを引き続き使えます。たとえば、時間管理、請求、クライアントとのコミュニケーションにはOneSuiteを使い、会計には使い慣れた会計ソフトを使い続けることもできます。ビジネスの成長に合わせて、業務フローを少しずつOneSuiteに移していけます。

はい。必要なモジュールを有効にし、不要なモジュールを非表示にして、ワークスペースをカスタマイズできます。請求とクライアント管理だけが必要な場合は、プロジェクト管理や契約などのモジュールを扱う必要はありません。インターフェースがすっきりと保たれ、チームにとっても使いやすくなります。

はい。OneSuiteは、タイマーによる記録とタイムシートへの手動入力の両方に対応しています。作業しながら記録したいメンバーも、後から時間を入力したいメンバーも、プロジェクトや作業タイプごとに時間を記録できます。マネージャーは提出されたタイムシートを確認してから、請求対象時間を請求に使用できます。

OneSuiteは、チームメンバー、作業タイプ、プロジェクトごとの単価など、さまざまな請求体系に対応しています。たとえば、デザイン作業と開発作業で異なる単価を設定したり、特定のクライアント向けにプロジェクト単価を設定したりできます。また、社内の原価単価を、顧客に請求する金額とは別に記録することもできます。1つのクライアントのすべてのプロジェクトに既定の単価を自動で適用したい場合は、その具体的な設定についてOneSuiteチームにご確認ください。

はい。OneSuiteは、時間制と固定料金制の両方のプロジェクトワークフローに対応しています。時間単位で支払うクライアントの請求対象時間を記録しながら、他のプロジェクトは合意した料金で管理できます。時間単位で請求しない固定料金のプロジェクトでも時間を記録して、チームの工数を把握することもできます。

チームはクライアントのプロジェクトに対して時間を記録し、タイムシートを提出して確認を受けられます。請求対象時間が承認されると、それを使ってクライアント向けの請求書を作成できます。請求の運用で特定の期間、個々の時間記録の説明、または裏付けとなる経費レポートが必要な場合は、切り替える前にサンプルデータでその請求書形式を試してください。

OneSuiteは、月額の顧問契約、保守、継続的なサポートなどのサービス向けに定期請求書に対応しています。毎月同じ請求書を作り直す手間を減らせます。顧客のカードへの自動課金も必要な場合は、ご利用の決済ゲートウェイのサブスクリプション決済機能をご確認ください。

はい。請求対象の時間と請求対象外の時間を区別できます。社内ミーティング、リサーチ、修正対応など、クライアントに請求すべきでない作業にチームが時間を使う場合に便利です。そうした時間を記録しておくことで、業務量やプロジェクトのコストの把握にも役立ちます。

はい。OneSuiteのクライアントポータルでは、プロジェクト情報をクライアントと直接共有できます。クライアントはメールで進捗を問い合わせる代わりに、ログインして共有されたプロジェクトやタスクを確認できます。表示内容はあなたが管理するため、クライアントは社内のワークスペースにアクセスすることなく最新の状況を把握できます。

OneSuiteのクライアントポータルには、クライアントがよく行う操作がまとまっています。付与したアクセス権限に応じて、クライアントはファイルのアップロードやダウンロード、請求書の確認、オンライン決済、契約書への署名、割り当てられたタスクでの共同作業ができます。連携したスケジュールリンクから打ち合わせを予約することもできます。

クライアントにワークスペース全体へのアクセス権が自動的に付与されることはありません。ポータルの権限を設定し、表示するセクションを選び、クライアントが情報の閲覧のみできるのか、タスクで共同作業もできるのかを管理できます。クライアントを招待する前にアクセス設定を確認し、共有したい情報だけがポータルに表示されるようにしてください。

はい。OneSuiteは、複数の担当者が紐づく企業クライアントに対応しています。情報を同じ企業に紐づけたまま、適切な担当者をクライアントポータルでの共同作業に招待できます。複数の関係者が進捗の確認、書類の提出、割り当てられた作業の完了を行う必要がある場合に便利です。

いいえ。クライアントポータルのユーザーには、有料の社内チームシートは必要ありません。クライアントを従業員として扱うことなく招待できます。社内で業務を行うチームメンバーや業務委託者は扱いが異なり、役割によっては有料シートが必要になる場合があります。

はい。OneSuiteはファイルを各クライアントの記録やプロジェクトに紐づけて整理するため、チームは各クライアントに関連する書類を見つけられます。クライアントもポータルからファイルにアクセスし、共有できます。既存のクラウドストレージのフォルダとの同期が業務フローに欠かせない場合は、ご利用のプロバイダーと接続方法がサポートされているかをご確認ください。

いいえ。クライアントごとに同じワークフローを作り直す代わりに、再利用できるプロジェクトテンプレートやタスクテンプレートを使えます。たとえば、計画、セットアップ、納品、レビューの標準タスク一式を一度作成し、新しい案件ごとに詳細を調整できます。

必ずしもその必要はありません。クライアントの継続プロジェクトを1つ維持し、定期的な作業をタスクで整理できます。また、請求やレポート作成がしやすくなるのであれば、月ごとや請求サイクルごとに別々のプロジェクトを作成することもできます。ビジネスの運営方法に合った構成を選んでください。

はい。OneSuiteにはチームの役割とアクセス制御の機能があります。従業員や業務委託者に作業を割り当てながらアクセスレベルを管理できるため、共同作業者に管理者権限や財務関連の権限が自動的に付与されることはありません。

OneSuiteにはQuickBooks Onlineとの連携機能があり、請求業務と会計の業務フローをつなげられます。OneSuiteで請求書を作成し、QuickBooksと同期できます。会計処理が特定の明細の説明、税金、支払いステータスに依存している場合は、請求業務を移行する前にテスト用の請求書でフィールドの対応付けを確認してください。

OneSuiteは、GmailやMicrosoftのメールサービスなど、対応しているプロバイダー向けにメール連携機能を提供しています。これにより、やり取りを関連するクライアントの記録と一緒に管理しやすくなります。Zoho Mailや独自にホストしているメールボックスなど、その他のプロバイダーへの対応については、ご自身の環境で利用できるかどうかをご確認ください。

はい。OneSuiteにはオプションのWhite Label機能があり、自社のブランドとカスタムドメインでクライアントポータルを提供できます。システム通知やその他のメッセージを自社のメールドメインから送信するには、別途設定が必要になる場合があります。

すべての機能をご自身だけで把握する必要はありません。OneSuiteでは、ビジネスのプロセスに合わせてワークスペースを設定できるよう、オンボーディング支援と製品デモをご用意しています。まずはクライアント1件、プロジェクト1件、すぐに必要な機能から始め、慣れてきたら設定を広げていけます。

最善の方法は、ご自身のトライアル用ワークスペースで必要なワークフローを試すことです。クライアントの作成、時間の記録、請求書の作成、クライアントポータルへのユーザー招待などを試してみてください。デモで紹介された機能が表示されない場合は、その機能が利用可能なのか、設定が必要なのか、まだ開発中なのかをOneSuiteチームにお問い合わせください。