Traccia il tempo, rispetta il budget e aumenta la redditività

Non devi per forza ricominciare da zero. Il team di OneSuite può aiutarti a migrare i dati dalla tua piattaforma attuale, incluse le informazioni su clienti e progetti. Se hai anni di timesheet, fatture, spese o campi personalizzati, il nostro team può esaminare i tuoi dati e confermare cosa può essere trasferito prima del passaggio.

Assolutamente no. Puoi iniziare dalle funzionalità che ti servono di più e continuare a usare altri strumenti dove ha senso. Ad esempio, potresti usare OneSuite per il monitoraggio del tempo, la fatturazione e la comunicazione con i clienti, continuando a usare il tuo software di contabilità preferito. Man mano che la tua attività cresce, puoi portare gradualmente in OneSuite una parte sempre più ampia del tuo flusso di lavoro.

Sì. Puoi personalizzare il tuo spazio di lavoro attivando i moduli che ti servono e nascondendo quelli che non usi. Se ti servono solo fatturazione e gestione dei clienti, non devi occuparti di project management, contratti o altri moduli. Così l'interfaccia resta essenziale e più facile da usare per il tuo team.

Sì. OneSuite supporta sia il monitoraggio con timer sia l'inserimento manuale nei timesheet. I membri del team possono registrare il tempo sui propri progetti e tipi di lavoro, sia che preferiscano monitorarlo mentre lavorano sia che inseriscano le ore in un secondo momento. I manager possono rivedere i timesheet inviati prima di usare le ore fatturabili per la fatturazione.

OneSuite supporta diverse strutture di fatturazione, incluse tariffe basate sui membri del team, sui tipi di lavoro o sui progetti. Ad esempio, potresti applicare una tariffa per il design e un'altra per lo sviluppo, oppure impostare una tariffa di progetto specifica per un determinato cliente. Puoi anche registrare le tariffe di costo interne separatamente dagli importi che addebiti ai clienti. Se hai bisogno che un'unica tariffa predefinita si applichi automaticamente a tutti i progetti di un cliente, verifica questa configurazione specifica con il team di OneSuite.

Sì. OneSuite supporta flussi di lavoro per progetti a ore e a prezzo fisso. Puoi monitorare le ore fatturabili per i clienti che pagano in base al tempo e, allo stesso tempo, gestire altri progetti con un compenso concordato. Puoi anche registrare il tempo sui progetti a prezzo fisso per capire l'impegno del tuo team, anche quando non fatturi a ore.

Il tuo team può registrare il tempo sui progetti dei clienti e inviare i propri timesheet per la revisione. Una volta approvate, le ore fatturabili possono essere usate per creare le fatture dei clienti. Se il tuo processo di fatturazione richiede un intervallo di date specifico, le descrizioni delle singole voci di tempo o report spese di supporto, prova esattamente quel formato di fattura con dati di esempio prima del passaggio.

OneSuite supporta le fatture ricorrenti per servizi come retainer mensili, manutenzione e assistenza continuativa. In questo modo non devi ricreare la stessa fattura ogni mese. Se hai bisogno anche dell'addebito automatico sulle carte dei clienti, verifica le funzionalità di pagamento in abbonamento del gateway che hai scelto.

Sì. Puoi distinguere tra tempo fatturabile e non fatturabile. È utile quando il tuo team dedica tempo a riunioni interne, ricerche, revisioni o altro lavoro che non dovrebbe essere addebitato a un cliente. Registrare quel tempo può comunque aiutarti a capire i carichi di lavoro e i costi dei progetti.

Sì. Il portale clienti di OneSuite ti permette di condividere le informazioni sui progetti direttamente con i clienti. Invece di scriverti un'email per avere aggiornamenti, i clienti possono accedere e consultare i progetti e le attività che hai reso disponibili per loro. Sei tu a decidere cosa vedono, così restano informati senza accedere al tuo spazio di lavoro interno.

Il portale clienti di OneSuite riunisce diverse azioni comuni dei clienti. In base all'accesso che concedi, i clienti possono caricare o scaricare file, consultare le fatture, pagare online, firmare contratti e collaborare sulle attività assegnate. Possono anche prenotare riunioni tramite un link di pianificazione collegato.

I clienti non ricevono automaticamente l'accesso all'intero spazio di lavoro. Puoi configurare i permessi del loro portale, scegliere quali sezioni mostrare e stabilire se possono solo visualizzare le informazioni o anche collaborare sulle attività. Prima di invitare un cliente, controlla le sue impostazioni di accesso per assicurarti che il portale mostri solo le informazioni che intendi condividere.

Sì. OneSuite supporta clienti aziendali con più contatti associati. Puoi mantenere le loro informazioni collegate alla stessa azienda e invitare le persone giuste a collaborare tramite il portale clienti. È la soluzione ideale quando più stakeholder devono verificare l'avanzamento, fornire documenti o completare il lavoro assegnato.

No. Gli utenti del portale clienti non richiedono postazioni a pagamento del team interno. Puoi invitare i clienti senza trattarli come dipendenti. I membri del team e i collaboratori esterni che lavorano all'interno della tua attività sono gestiti diversamente e, a seconda del ruolo, potrebbero richiedere postazioni a pagamento.

Sì. OneSuite organizza i file in base alle schede dei singoli clienti e ai progetti, così il tuo team può trovare i documenti associati a ciascun cliente. Anche i clienti possono accedere ai file e condividerli tramite il loro portale. Se il tuo flusso di lavoro dipende dalla sincronizzazione di cartelle esistenti su un servizio di archiviazione cloud, verifica che il tuo provider e il metodo di connessione specifici siano supportati.

No. Puoi usare modelli riutilizzabili di progetti e attività invece di ricostruire lo stesso flusso di lavoro per ogni cliente. Ad esempio, potresti creare una sola volta un set standard di attività di pianificazione, configurazione, consegna e revisione, per poi adattarne i dettagli a ogni nuovo incarico.

Non necessariamente. Puoi mantenere un progetto continuativo per un cliente e organizzare il lavoro ricorrente tramite le attività. Oppure puoi creare progetti separati per ogni mese o ciclo di fatturazione, se questo semplifica la fatturazione e i report. Scegli la struttura più adatta al modo in cui opera la tua attività.

Sì. OneSuite offre ruoli del team e controlli di accesso. Puoi assegnare il lavoro a dipendenti e collaboratori esterni gestendo il loro livello di accesso, così i collaboratori non ricevono automaticamente permessi amministrativi o finanziari.

OneSuite offre un'integrazione con QuickBooks Online per collegare la fatturazione al tuo flusso di lavoro contabile. Puoi creare le fatture in OneSuite e sincronizzarle con QuickBooks. Se il tuo processo contabile si basa su descrizioni specifiche delle voci, imposte o stati di pagamento, verifica la mappatura dei campi con una fattura di prova prima di trasferire il tuo processo di fatturazione.

OneSuite offre funzionalità email collegate per i provider supportati, inclusi Gmail e i servizi email di Microsoft. Questo ti aiuta a tenere le conversazioni accanto alle schede dei clienti corrispondenti. Il supporto per altri provider, come Zoho Mail o caselle di posta in hosting autonomo, va verificato per la tua configurazione specifica.

Sì. OneSuite offre un'opzione White Label facoltativa che ti permette di presentare il portale clienti con il tuo brand e il tuo dominio personalizzato. L'invio di notifiche di sistema o di altri messaggi dal tuo dominio email potrebbe richiedere una configurazione separata.

Non devi capire ogni funzionalità da solo. OneSuite offre assistenza all'onboarding e dimostrazioni del prodotto per aiutarti a configurare lo spazio di lavoro in base ai tuoi processi aziendali. Puoi iniziare con un cliente, un progetto e le funzionalità che ti servono subito, per poi ampliare la configurazione man mano che prendi confidenza.

Il modo migliore è provare il flusso di lavoro che ti serve nel tuo spazio di lavoro di prova. Prova a creare un cliente, monitorare il tempo, generare una fattura o invitare qualcuno in un portale clienti. Se una funzionalità mostrata durante una demo non è visibile, chiedi al team di OneSuite se è disponibile, se richiede una configurazione o se è ancora in fase di sviluppo.