Zamanı takip edin, bütçede kalın ve kârlılığı artırın

Her şeye sıfırdan başlamanız gerekmeyebilir. OneSuite ekibi, müşteri ve proje bilgileri dahil olmak üzere mevcut platformunuzdaki verileri taşımanıza yardımcı olabilir. Yıllara yayılan geçmiş zaman çizelgeleriniz, faturalarınız, giderleriniz veya özel alanlarınız varsa ekibimiz mevcut verilerinizi inceleyerek geçiş yapmadan önce nelerin aktarılabileceğini teyit edebilir.

Hiç de değil. En çok ihtiyaç duyduğunuz özelliklerle başlayabilir ve mantıklı olduğu yerlerde diğer araçları kullanmaya devam edebilirsiniz. Örneğin tercih ettiğiniz muhasebe yazılımını kullanmayı sürdürürken zaman takibi, faturalandırma ve müşteri iletişimi için OneSuite'i kullanabilirsiniz. İşletmeniz büyüdükçe iş akışınızın daha fazlasını kademeli olarak OneSuite'e taşıyabilirsiniz.

Evet. İhtiyacınız olan modülleri etkinleştirip ihtiyacınız olmayanları gizleyerek çalışma alanınızı özelleştirebilirsiniz. Yalnızca faturalandırma ve müşteri yönetimine ihtiyacınız varsa proje yönetimi, sözleşmeler veya diğer modüllerle uğraşmanız gerekmez. Bu, arayüzün odaklı kalmasına ve ekibiniz için daha kolay kullanılmasına yardımcı olur.

Evet. OneSuite hem zamanlayıcıyla takibi hem de manuel zaman çizelgesi girişlerini destekler. Ekip üyeleri, ister çalışırken takip etmeyi ister saatleri sonradan girmeyi tercih etsin, zamanı projelerine ve iş türlerine göre kaydedebilir. Yöneticiler, faturalandırılabilir saatleri faturalandırmada kullanmadan önce gönderilen zaman çizelgelerini inceleyebilir.

OneSuite; ekip üyelerine, iş türlerine veya projelere dayalı ücretler dahil olmak üzere farklı faturalandırma yapılarını destekler. Örneğin tasarım işi için bir ücret, geliştirme için başka bir ücret uygulayabilir veya belirli bir müşteri için projeye özel bir ücret belirleyebilirsiniz. Dahili maliyet oranlarını da müşterilere yansıttığınız tutarlardan ayrı olarak kaydedebilirsiniz. Bir müşterinin tüm projelerine otomatik olarak uygulanacak tek bir varsayılan ücrete ihtiyacınız varsa bu kurulumu tam olarak OneSuite ekibiyle teyit edin.

Evet. OneSuite saatlik ve sabit ücretli proje iş akışlarını destekler. Zamana göre ödeme yapan müşteriler için faturalandırılabilir saatleri takip ederken diğer projeleri üzerinde anlaşılmış bir ücretle yönetebilirsiniz. Saatlik faturalandırma yapmadığınız durumlarda bile ekibinizin harcadığı emeği anlamak için sabit ücretli projelerde zaman kaydedebilirsiniz.

Ekibiniz müşteri projelerine zaman kaydedebilir ve zaman çizelgelerini incelemeye gönderebilir. Faturalandırılabilir saatler onaylandıktan sonra müşteri faturaları oluşturmak için kullanılabilir. Faturalandırma süreciniz belirli bir tarih aralığı, her zaman kaydı için ayrı açıklamalar veya destekleyici gider raporları gerektiriyorsa geçiş yapmadan önce tam olarak bu fatura formatını örnek verilerle test edin.

OneSuite; aylık retainer sözleşmeleri, bakım ve sürekli destek gibi hizmetler için yinelenen faturaları destekler. Bu, aynı faturayı her ay yeniden oluşturma ihtiyacını azaltır. Müşterilerinizin kartlarından otomatik olarak tahsilat yapılmasına da ihtiyacınız varsa seçtiğiniz ödeme altyapısının abonelik ödemesi özelliklerini teyit edin.

Evet. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz zamanı birbirinden ayırabilirsiniz. Bu, ekibiniz dahili toplantılara, araştırmaya, revizyonlara veya müşteriye yansıtılmaması gereken başka işlere zaman harcadığında faydalıdır. Bu zamanı kaydetmek yine de iş yükünü ve proje maliyetlerini anlamanıza yardımcı olabilir.

Evet. OneSuite'in müşteri portalı, proje bilgilerini doğrudan müşterilerinizle paylaşmanıza olanak tanır. Müşteriler güncelleme istemek için size e-posta göndermek yerine giriş yaparak kendilerine açtığınız projeleri ve görevleri inceleyebilir. Ne göreceklerini siz belirlersiniz; böylece dahili çalışma alanınıza erişmeden bilgi sahibi olmaya devam ederler.

OneSuite'in müşteri portalı, müşterilerin sık yaptığı birçok işlemi tek bir yerde toplar. Sağladığınız erişime bağlı olarak müşteriler dosya yükleyip indirebilir, faturaları inceleyebilir, çevrim içi ödeme yapabilir, sözleşme imzalayabilir ve atanan görevlerde iş birliği yapabilir. Ayrıca bağlı bir planlama bağlantısı üzerinden toplantı da ayarlayabilirler.

Müşteriler çalışma alanınızın tamamına otomatik olarak erişim kazanmaz. Portal izinlerini yapılandırabilir, hangi bölümlerin gösterileceğini seçebilir ve müşterilerin yalnızca bilgileri görüntüleyip görüntüleyemeyeceğini ya da görevlerde iş birliği yapıp yapamayacağını belirleyebilirsiniz. Bir müşteriyi davet etmeden önce portalın yalnızca paylaşmak istediğiniz bilgileri gösterdiğinden emin olmak için erişim ayarlarını gözden geçirin.

Evet. OneSuite, birden fazla ilişkili kişiye sahip kurumsal müşterileri destekler. Bu kişilerin bilgilerini aynı şirkete bağlı tutarken uygun kişileri müşteri portalı üzerinden iş birliği yapmaya davet edebilirsiniz. Bu, birden fazla paydaşın ilerlemeyi incelemesi, belge sağlaması veya atanan işleri tamamlaması gerektiğinde oldukça işe yarar.

Hayır. Müşteri portalı kullanıcıları ücretli dahili ekip koltuğu gerektirmez. Müşterileri çalışan gibi değerlendirmeden davet edebilirsiniz. İşletmeniz bünyesinde çalışan ekip üyeleri ve yükleniciler ise farklı şekilde ele alınır ve rollerine bağlı olarak ücretli koltuk gerektirebilir.

Evet. OneSuite dosyaları her bir müşteri kaydı ve proje etrafında düzenler; böylece ekibiniz her müşteriyle ilişkili belgeleri bulabilir. Müşteriler de portalları üzerinden dosyalara erişebilir ve dosya paylaşabilir. İş akışınız mevcut bulut depolama klasörlerinin senkronize edilmesine dayanıyorsa kullandığınız sağlayıcının ve bağlantı yönteminin desteklendiğini teyit edin.

Hayır. Aynı iş akışını her müşteri için yeniden kurmak yerine tekrar kullanılabilir proje ve görev şablonlarından yararlanabilirsiniz. Örneğin planlama, kurulum, teslimat ve inceleme görevlerinden oluşan standart bir seti bir kez oluşturup ayrıntıları her yeni iş birliği için uyarlayabilirsiniz.

Şart değil. Bir müşteri için devam eden tek bir proje tutup yinelenen işleri görevler aracılığıyla düzenleyebilirsiniz. Ya da faturalandırmayı ve raporlamayı kolaylaştıracaksa her ay veya fatura dönemi için ayrı projeler oluşturabilirsiniz. İşletmenizin çalışma şekline uyan yapıyı seçin.

Evet. OneSuite ekip rolleri ve erişim kontrolleri sunar. Çalışanlara ve yüklenicilere iş atarken erişim düzeylerini yönetebilirsiniz; böylece iş birliği yaptığınız kişiler otomatik olarak yönetici veya finansal izinler almaz.

OneSuite, faturalandırmayı muhasebe iş akışınıza bağlamak için bir QuickBooks Online entegrasyonu sunar. Faturaları OneSuite'te oluşturup QuickBooks ile senkronize edebilirsiniz. Muhasebe süreciniz belirli kalem açıklamalarına, vergilere veya ödeme durumlarına dayanıyorsa faturalandırma sürecinizi taşımadan önce alan eşleştirmesini bir test faturasıyla doğrulayın.

OneSuite; Gmail ve Microsoft e-posta hizmetleri dahil desteklenen sağlayıcılar için bağlı e-posta işlevi sunar. Bu, yazışmaları ilgili müşteri kayıtlarıyla bir arada tutmanıza yardımcı olabilir. Zoho Mail veya bağımsız olarak barındırılan posta kutuları gibi diğer sağlayıcılara yönelik destek, kendi kurulumunuz için ayrıca teyit edilmelidir.

Evet. OneSuite, müşteri portalını kendi markanız ve özel alan adınızla sunmanızı sağlayan isteğe bağlı bir white-label deneyimi sunar. Sistem bildirimlerini veya diğer mesajları kendi e-posta alan adınızdan göndermek ayrı bir yapılandırma gerektirebilir.

Her özelliği tek başınıza çözmeniz gerekmiyor. OneSuite, çalışma alanını iş süreçlerinize göre kurmanıza yardımcı olmak için başlangıç desteği ve ürün tanıtımları sunar. Bir müşteri, bir proje ve hemen ihtiyaç duyduğunuz özelliklerle başlayabilir, alıştıkça kurulumunuzu genişletebilirsiniz.

En iyi yol, ihtiyacınız olan iş akışını kendi deneme çalışma alanınızda test etmektir. Bir müşteri oluşturmayı, zaman takibi yapmayı, fatura oluşturmayı veya birini müşteri portalına davet etmeyi deneyin. Bir tanıtımda gösterilen özellik sizde görünmüyorsa OneSuite ekibine bu özelliğin mevcut olup olmadığını, yapılandırma gerektirip gerektirmediğini veya hâlâ geliştirme aşamasında olup olmadığını sorun.