تتبّع الوقت، والتزم بالميزانية، وزد الربحية

لست مضطرًا بالضرورة إلى البدء من الصفر. يمكن لفريق OneSuite مساعدتك في ترحيل البيانات من منصتك الحالية، بما في ذلك معلومات العملاء والمشاريع. وإذا كانت لديك سنوات من جداول الدوام أو الفواتير أو المصروفات أو الحقول المخصصة السابقة، فيمكن لفريقنا مراجعة بياناتك الحالية وتأكيد ما يمكن نقله قبل أن تنتقل.

إطلاقًا. يمكنك البدء بالميزات التي تحتاجها أكثر من غيرها ومواصلة استخدام أدوات أخرى حيثما كان ذلك منطقيًا. على سبيل المثال، يمكنك استخدام OneSuite لتتبع الوقت والفوترة والتواصل مع العملاء مع الاستمرار في استخدام برنامج المحاسبة المفضل لديك. ويمكنك نقل المزيد من سير عملك إلى OneSuite تدريجيًا مع نمو أعمالك.

نعم. يمكنك تخصيص مساحة عملك بتفعيل الوحدات التي تحتاجها وإخفاء ما لا تحتاجه. وإذا كنت تحتاج إلى الفوترة وإدارة العملاء فقط، فلن تضطر إلى التعامل مع إدارة المشاريع أو العقود أو غيرها من الوحدات. يساعد ذلك على إبقاء الواجهة مركّزة وأسهل استخدامًا لفريقك.

نعم. يدعم OneSuite التتبع بالمؤقت والإدخال اليدوي في جداول الدوام معًا. يمكن لأعضاء الفريق تسجيل الوقت على مشاريعهم وأنواع أعمالهم، سواء فضّلوا التتبع أثناء العمل أو إدخال الساعات لاحقًا. ويمكن للمديرين مراجعة جداول الدوام المُرسلة قبل استخدام الساعات القابلة للفوترة في إصدار الفواتير.

يدعم OneSuite هياكل فوترة مختلفة، بما في ذلك الأسعار القائمة على أعضاء الفريق أو أنواع العمل أو المشاريع. على سبيل المثال، يمكنك فرض سعر لأعمال التصميم وسعر آخر للتطوير، أو تحديد سعر خاص بمشروع لعميل معيّن. ويمكنك أيضًا تسجيل أسعار التكلفة الداخلية بشكل منفصل عن المبالغ التي تفرضها على العملاء. وإذا كنت تحتاج إلى سعر افتراضي واحد يُطبَّق تلقائيًا على جميع مشاريع العميل، فتأكد من هذا الإعداد تحديدًا مع فريق OneSuite.

نعم. يدعم OneSuite سير عمل المشاريع بالساعة وبالأتعاب الثابتة. يمكنك تتبع الساعات القابلة للفوترة للعملاء الذين يدفعون حسب الوقت، مع إدارة مشاريع أخرى بأتعاب متفق عليها. ويمكنك أيضًا تسجيل الوقت على المشاريع ذات الأتعاب الثابتة لفهم الجهد الذي يبذله فريقك حتى عندما لا تحاسب بالساعة.

يمكن لفريقك تسجيل الوقت على مشاريع العملاء وإرسال جداول الدوام للمراجعة. وبعد اعتماد الساعات القابلة للفوترة، يمكن استخدامها لإنشاء فواتير العملاء. وإذا كانت عملية الفوترة لديك تتطلب نطاقًا زمنيًا محددًا أو وصفًا لكل إدخال وقت على حدة أو تقارير مصروفات داعمة، فاختبر صيغة الفاتورة هذه تحديدًا ببيانات تجريبية قبل الانتقال.

يدعم OneSuite الفواتير المتكررة لخدمات مثل الأتعاب الشهرية الثابتة والصيانة والدعم المستمر. ويقلل ذلك من الحاجة إلى إعادة إنشاء الفاتورة نفسها كل شهر. وإذا كنت تحتاج أيضًا إلى خصم المبالغ من بطاقات العملاء تلقائيًا، فتأكد من إمكانات الدفع بالاشتراك في بوابة الدفع التي اخترتها.

نعم. يمكنك التمييز بين الوقت القابل للفوترة وغير القابل للفوترة. ويفيد ذلك عندما يقضي فريقك وقتًا في الاجتماعات الداخلية أو البحث أو التعديلات أو أي عمل آخر لا ينبغي تحميله على العميل. ويظل تسجيل هذا الوقت مفيدًا لفهم أعباء العمل وتكاليف المشاريع.

نعم. تتيح لك بوابة العملاء في OneSuite مشاركة معلومات المشروع مباشرة مع العملاء. فبدلًا من مراسلتك بالبريد الإلكتروني للسؤال عن المستجدات، يمكن للعملاء تسجيل الدخول ومراجعة المشاريع والمهام التي أتحتها لهم. وأنت من يتحكم فيما يرونه، لذا يبقون على اطلاع دون الوصول إلى مساحة عملك الداخلية.

تجمع بوابة العملاء في OneSuite عدة إجراءات شائعة للعملاء في مكان واحد. وبحسب الصلاحيات التي تمنحها، يمكن للعملاء رفع الملفات أو تنزيلها، ومراجعة الفواتير، والدفع عبر الإنترنت، وتوقيع العقود، والتعاون في المهام المسندة إليهم. ويمكنهم أيضًا حجز الاجتماعات عبر رابط جدولة متصل.

لا يحصل العملاء تلقائيًا على صلاحية الوصول إلى مساحة عملك بالكامل. يمكنك ضبط صلاحيات البوابة الخاصة بهم، واختيار الأقسام التي تظهر لهم، وتحديد ما إذا كان بإمكانهم الاطلاع على المعلومات فقط أو التعاون في المهام أيضًا. وقبل دعوة أي عميل، راجع إعدادات وصوله للتأكد من أن البوابة لا تعرض سوى المعلومات التي تنوي مشاركتها.

نعم. يدعم OneSuite العملاء من الشركات مع عدة جهات اتصال مرتبطة بها. يمكنك إبقاء معلوماتهم مرتبطة بالشركة نفسها مع دعوة الأشخاص المناسبين للتعاون عبر بوابة العملاء. ويناسب ذلك الحالات التي يحتاج فيها عدة أطراف معنية إلى مراجعة التقدم أو تقديم المستندات أو إنجاز الأعمال المسندة إليهم.

لا. لا يحتاج مستخدمو بوابة العملاء إلى مقاعد مدفوعة ضمن الفريق الداخلي. يمكنك دعوة العملاء دون معاملتهم كموظفين. أما أعضاء الفريق والمتعاقدون الذين يعملون داخل أعمالك فيُعامَلون بشكل مختلف وقد يحتاجون إلى مقاعد مدفوعة بحسب أدوارهم.

نعم. ينظّم OneSuite الملفات حول سجلات العملاء الفردية والمشاريع، حتى يتمكن فريقك من العثور على المستندات المرتبطة بكل عميل. ويمكن للعملاء أيضًا الوصول إلى الملفات ومشاركتها عبر بوابتهم. وإذا كان سير عملك يعتمد على مزامنة مجلدات التخزين السحابي الحالية، فتأكد من أن مزوّد الخدمة وطريقة الربط اللذين تستخدمهما مدعومان.

لا. يمكنك استخدام قوالب مشاريع ومهام قابلة لإعادة الاستخدام بدلًا من إعادة بناء سير العمل نفسه لكل عميل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة قياسية من مهام التخطيط والإعداد والتسليم والمراجعة مرة واحدة، ثم تكييف التفاصيل مع كل تعاقد جديد.

ليس بالضرورة. يمكنك الاحتفاظ بمشروع مستمر للعميل وتنظيم الأعمال المتكررة من خلال المهام. أو يمكنك إنشاء مشاريع منفصلة لكل شهر أو دورة فوترة إذا كان ذلك يسهّل الفوترة وإعداد التقارير. اختر الهيكل الذي يتوافق مع طريقة عمل أعمالك.

نعم. يوفر OneSuite أدوارًا للفريق وضوابط للوصول. يمكنك إسناد الأعمال إلى الموظفين والمتعاقدين مع التحكم في مستوى وصولهم، بحيث لا يحصل المتعاونون تلقائيًا على صلاحيات إدارية أو مالية.

يوفر OneSuite تكاملًا مع QuickBooks Online لربط الفوترة بسير عملك المحاسبي. يمكنك إنشاء الفواتير في OneSuite ومزامنتها مع QuickBooks. وإذا كانت عمليتك المحاسبية تعتمد على أوصاف بنود معينة أو ضرائب أو حالات دفع محددة، فتحقق من مطابقة الحقول باستخدام فاتورة تجريبية قبل نقل عملية الفوترة لديك.

يوفر OneSuite وظيفة بريد إلكتروني متصل لمزودي الخدمة المدعومين، بما في ذلك Gmail وخدمات البريد الإلكتروني من Microsoft. ويساعد ذلك على إبقاء المحادثات إلى جانب سجلات العملاء ذات الصلة. أما دعم مزودين آخرين، مثل Zoho Mail أو صناديق البريد المستضافة بشكل مستقل، فينبغي التأكد منه وفقًا لإعدادك الخاص.

نعم. يقدّم OneSuite تجربة اختيارية بعلامة بيضاء (White Label) تتيح لك عرض بوابة العملاء بعلامتك التجارية ونطاقك المخصص. وقد يتطلب إرسال إشعارات النظام أو الرسائل الأخرى من نطاق بريدك الإلكتروني الخاص إعدادًا منفصلًا.

لست مضطرًا إلى اكتشاف كل ميزة بمفردك. يقدّم OneSuite مساعدة في الإعداد الأولي وعروضًا توضيحية للمنتج لمساعدتك على تهيئة مساحة العمل بما يناسب سير أعمالك. يمكنك البدء بعميل واحد ومشروع واحد والميزات التي تحتاجها فورًا، ثم توسيع إعدادك كلما ازددت ألفة بالمنصة.

أفضل طريقة هي اختبار سير العمل الذي تحتاجه في مساحة العمل التجريبية الخاصة بك. جرّب إنشاء عميل، أو تتبع الوقت، أو إصدار فاتورة، أو دعوة شخص ما إلى بوابة العملاء. وإذا لم تظهر لديك ميزة عُرضت في العرض التوضيحي، فاسأل فريق OneSuite عمّا إذا كانت متاحة، أو تتطلب إعدادًا، أو لا تزال قيد التطوير.