Учитывайте время, укладывайтесь в бюджет и повышайте прибыльность

Вам не обязательно начинать с нуля. Команда OneSuite поможет перенести данные с вашей текущей платформы, включая информацию о клиентах и проектах. Если у вас накопились табели, счета, расходы или пользовательские поля за многие годы, наша команда изучит ваши данные и подтвердит, что можно перенести, ещё до перехода.

Вовсе нет. Вы можете начать с самых нужных функций и продолжать пользоваться другими инструментами там, где это оправдано. Например, можно использовать OneSuite для учёта времени, выставления счетов и общения с клиентами, сохранив привычную бухгалтерскую программу. По мере роста бизнеса вы сможете постепенно переносить в OneSuite всё больше рабочих процессов.

Да. Вы можете настроить рабочее пространство, включив нужные модули и скрыв ненужные. Если вам нужны только выставление счетов и работа с клиентами, вам не придётся иметь дело с управлением проектами, договорами или другими модулями. Так интерфейс остаётся сфокусированным и более удобным для вашей команды.

Да. OneSuite поддерживает как учёт времени по таймеру, так и ручной ввод в табели. Сотрудники могут записывать время по своим проектам и видам работ — как в процессе работы, так и позже. Руководители могут проверять отправленные табели, прежде чем использовать оплачиваемые часы для выставления счетов.

OneSuite поддерживает разные схемы оплаты, включая ставки для отдельных сотрудников, видов работ или проектов. Например, можно установить одну ставку для дизайна и другую для разработки или задать отдельную ставку проекта для конкретного клиента. Также можно учитывать внутренние ставки себестоимости отдельно от сумм, которые вы выставляете клиентам. Если вам нужно, чтобы одна ставка по умолчанию автоматически применялась ко всем проектам клиента, уточните именно такую настройку у команды OneSuite.

Да. OneSuite поддерживает как почасовые проекты, так и проекты с фиксированной оплатой. Вы можете учитывать оплачиваемые часы для клиентов, которые платят за время, и одновременно вести другие проекты с согласованной стоимостью. Также можно записывать время по проектам с фиксированной оплатой, чтобы понимать трудозатраты команды, даже если вы не выставляете счета почасово.

Ваша команда записывает время по клиентским проектам и отправляет табели на проверку. После утверждения оплачиваемых часов их можно использовать для создания счетов клиентам. Если ваш процесс выставления счетов требует определённого периода, описаний каждой записи времени или подтверждающих отчётов о расходах, проверьте именно такой формат счёта на тестовых данных до перехода.

OneSuite поддерживает повторяющиеся счета для таких услуг, как ежемесячное абонентское обслуживание, техническое сопровождение и постоянная поддержка. Так вам не придётся каждый месяц заново создавать один и тот же счёт. Если вам также нужно, чтобы оплата автоматически списывалась с карт клиентов, уточните возможности подписочных платежей у выбранного платёжного шлюза.

Да. Вы можете разделять оплачиваемое и неоплачиваемое время. Это полезно, когда команда тратит время на внутренние встречи, исследования, доработки или другую работу, которую не следует выставлять клиенту. Учёт такого времени всё равно помогает понимать загрузку и затраты по проектам.

Да. Клиентский портал OneSuite позволяет делиться информацией о проектах напрямую с клиентами. Вместо того чтобы писать вам с просьбой об обновлениях, клиенты могут войти в систему и просмотреть проекты и задачи, к которым вы открыли им доступ. Вы сами решаете, что они видят, поэтому клиенты остаются в курсе, не получая доступа к вашему внутреннему рабочему пространству.

Клиентский портал OneSuite объединяет многие типичные действия клиентов. В зависимости от предоставленного вами доступа клиенты могут загружать и скачивать файлы, просматривать счета, оплачивать их онлайн, подписывать договоры и совместно работать над назначенными задачами. Они также могут назначать встречи через подключённую ссылку для записи.

Клиенты не получают автоматически доступ ко всему вашему рабочему пространству. Вы можете настроить права доступа к порталу, выбрать, какие разделы показывать, и определить, могут ли клиенты только просматривать информацию или также совместно работать над задачами. Прежде чем приглашать клиента, проверьте его настройки доступа, чтобы портал показывал только ту информацию, которой вы намерены поделиться.

Да. OneSuite поддерживает клиентов-компании с несколькими связанными контактами. Вы можете хранить их информацию в привязке к одной компании и приглашать нужных людей для совместной работы через клиентский портал. Это удобно, когда нескольким заинтересованным лицам нужно следить за ходом работ, предоставлять документы или выполнять назначенные задачи.

Нет. Пользователям клиентского портала не нужны платные места внутренней команды. Вы можете приглашать клиентов, не оформляя их как сотрудников. Члены команды и подрядчики, работающие внутри вашего бизнеса, учитываются иначе и в зависимости от их ролей могут требовать платных мест.

Да. OneSuite упорядочивает файлы по карточкам отдельных клиентов и проектам, чтобы команда могла найти документы, связанные с каждым клиентом. Клиенты также могут открывать файлы и делиться ими через свой портал. Если ваш рабочий процесс зависит от синхронизации существующих папок в облачном хранилище, уточните, поддерживаются ли ваш провайдер и способ подключения.

Нет. Вы можете использовать многоразовые шаблоны проектов и задач, а не выстраивать один и тот же процесс для каждого клиента заново. Например, можно один раз создать стандартный набор задач по планированию, настройке, выполнению и проверке, а затем адаптировать детали под каждый новый проект.

Не обязательно. Можно вести один постоянный проект для клиента и организовывать регулярную работу через задачи. Либо можно создавать отдельные проекты на каждый месяц или расчётный период, если так удобнее выставлять счета и формировать отчёты. Выберите структуру, которая соответствует тому, как работает ваш бизнес.

Да. В OneSuite есть роли команды и средства управления доступом. Вы можете назначать работу сотрудникам и подрядчикам, контролируя уровень их доступа, поэтому участники не получают автоматически административных или финансовых прав.

OneSuite предлагает интеграцию с QuickBooks Online, чтобы связать выставление счетов с вашим бухгалтерским процессом. Вы можете создавать счета в OneSuite и синхронизировать их с QuickBooks. Если ваш бухгалтерский процесс зависит от определённых описаний позиций, налогов или статусов оплаты, проверьте сопоставление полей на тестовом счёте, прежде чем переносить процесс выставления счетов.

OneSuite предлагает подключение электронной почты для поддерживаемых провайдеров, включая Gmail и почтовые сервисы Microsoft. Это помогает хранить переписку рядом с карточками соответствующих клиентов. Поддержку других провайдеров, например Zoho Mail или почтовых ящиков на собственном хостинге, следует уточнить для вашей конкретной конфигурации.

Да. OneSuite предлагает дополнительный режим White Label, который позволяет представить клиентский портал под вашим брендом и на собственном домене. Для отправки системных уведомлений и других сообщений с вашего почтового домена может потребоваться отдельная настройка.

Вам не придётся разбираться во всех функциях самостоятельно. OneSuite предлагает помощь при внедрении и демонстрации продукта, чтобы помочь вам настроить рабочее пространство под ваши бизнес-процессы. Можно начать с одного клиента, одного проекта и функций, которые нужны прямо сейчас, а затем расширять настройку по мере освоения.

Лучший способ — проверить нужный вам рабочий процесс в собственном пробном рабочем пространстве. Попробуйте создать клиента, учесть время, сформировать счёт или пригласить кого-нибудь в клиентский портал. Если функции, показанной на демонстрации, у вас не видно, спросите команду OneSuite, доступна ли она, требует ли настройки или всё ещё находится в разработке.