Koble Xero til OneSuite

Hva denne integrasjonen gjør

OneSuite sender faktureringsdataene dine til Xero for deg.

Forutsetninger

Sørg for at du har følgende før du starter oppsettet.

Plattform

OneSuite

• En aktiv OneSuite-bedriftskonto
• Et aktivt OneSuite-abonnement
• Administrator- eller innstillingstilgang
• Tilgang til Innstillinger → Integrasjoner → Regnskap

Integrasjon

Xero

• En aktiv Xero-organisasjon
• En Xero-konto du kan logge inn med
• Tillatelse til å godkjenne app-tilkoblinger
• Fakturaens valuta lagt til under Xero-innstillinger → Valutaer (utenlandsk valuta krever et Xero-abonnement som støtter flere valutaer)

Installasjon

Følg disse fire trinnene for å koble Xero-organisasjonen din til OneSuite. Oppsettet tar rundt to minutter.

1. 1

   Åpne Regnskap under Integrasjoner

   Gå i OneSuite til Innstillinger → Integrasjoner → Regnskap. Finn Xero-kortet og klikk på Koble til.

   Tips: bruk hurtigtasten ⌘K og søk etter «Regnskap» for å komme dit raskere.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

2. 2

   Godkjenn OneSuite i Xero

   Xero åpner et samtykkeskjermbilde som bekrefter at Onesuite Accounting App kobler til organisasjonen din, og ber om tilgang til Kontakter, Organisasjonsinnstillinger, Fakturaer og tilhørende dokumenter samt Betalinger. Gå gjennom tillatelsene, bekreft organisasjonen som vises under «Organisasjonsdata», og klikk deretter på Tillat tilgang.

   Xero-påloggingen din lagres aldri i OneSuite — tilkoblingen bruker OAuth 2.0-tokens, og du kan koble fra OneSuite når som helst under Tilkoblede apper i Xero-innstillingene.

   login.xero.com/identity/connect/authorize

   

3. 3

   Velg kontoene dine og lagre

   Du sendes tilbake til OneSuite på siden Xero-innstillinger. Angi standard inntektskonto, betalingskonto og hvordan sporingskategorier skal håndteres, og klikk deretter på Lagre innstillinger.

   OneSuite forhåndsvelger Xeros standard inntektskonto 200 - Sales — bekreft den (eller velg en annen) før den første fakturaen din kopieres.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

   

4. 4

   Bekreft statusen Tilkoblet

   Tilbake under Innstillinger → Integrasjoner → Regnskap viser Xero-kortet nå et grønt Tilkoblet-merke, med et tannhjulikon slik at du kan åpne innstillingene igjen når som helst.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

Innstillinger du kan konfigurere

På siden Xero-innstillinger kan du angi følgende.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

Standard inntektskonto

I Xero føres hver fakturalinje på en konto i kontoplanen din. OneSuite bruker inntektskontoen som allerede er satt på Xero-varene eller -kontaktene dine; er ingen satt, føres linjen på denne standard inntektskontoen — en kopi feiler altså aldri på grunn av en manglende konto. Xeros standard salgskonto er 200 - Sales, forhåndsvalgt for deg.

Standard betalingskonto

Velg «Kopier betalinger til» og Xero-kontoen betalinger havner på, eller velg «Ikke kopier betalinger til Xero» for å slå av kopiering av betalinger helt (av som standard). Bare kontoer du har aktivert for betalinger i Xero kan motta en betaling, så det er bare disse listen viser — vanligvis bankkontoen din.

Sporingskategorier

Velg «Fyll ut sporingskategorier i Xero basert på kunde» for å merke hver fakturalinje med Xero-sporingskategorien din med kundens navn (opprettes automatisk i Xero hvis den ikke finnes ennå), eller «Ikke fyll ut sporingskategorier i Xero basert på kunde». Dette krever en aktiv sporingskategori i Xero-organisasjonen din (Innstillinger → Avansert → Sporingskategorier).

Bruk

Når tilkoblingen er på plass, jobber Xero på én av to måter, avhengig av om fakturaen ble opprettet før eller etter at du koblet til organisasjonen din.

1

Nye fakturaer synkroniseres av seg selv

Med Xero tilkoblet viser hver faktura du oppretter et blått merke «Synkroniseres til Xero» i fakturaeditoren, ved siden av Lagre. Det er klikket på Lagre som utløser synkroniseringen — lagre fakturaen, så opprettes en tilsvarende faktura i Xero-organisasjonen din. Når du senere merker den som betalt, registreres betalingen på betalingskontoen du valgte. Rediger en allerede synkronisert faktura, klikk Lagre igjen, så sendes også de oppdaterte opplysningene over.

app.onesuite.io/invoices/new

Fordi Xero krever en forfallsdato, ber OneSuite deg angi én før lagring så lenge Xero er tilkoblet.

2

Eldre fakturaer kopieres manuelt

Fakturaer opprettet før du koblet til Xero synkroniseres ikke av seg selv. For å kopiere en går du til Fakturaer, finner fakturaen du vil ha, klikker på trepunktsmenyen (⋮) på den raden og velger Kopier til Xero.

app.onesuite.io/invoices

Når en faktura er kopiert, viser menyen i stedet «Allerede synkronisert til Xero», så du lager aldri en duplikat.

Slik ser fakturaen ut i Xero

Begge veier gir det samme: en helt vanlig faktura i Xero-organisasjonen din — godkjent, venter på betaling og redigerbar som alle andre. Kontakt, fakturanummer, datoer, linjer og totaler kommer ferdig utfylt, med hver linje ført på inntektskontoen din.

go.xero.com

Kolonnen Vare står tom — det er som forventet: Xeros fakturalinjer trenger bare en beskrivelse og en konto, ikke en lagervare. OneSuite-fakturanummeret følger med som fakturanummer i Xero, sammen med fakturadato og forfallsdato. Er kundesporing på, viser hver linje kundens navn i sporingskategorien din.

Avinstallasjon

Koble fra når du måtte trenge det.

1. 1

   Koble fra i OneSuite

   Gå til Innstillinger → Integrasjoner → Regnskap, åpne Xero-innstillingene, klikk på Koble fra Xero øverst til høyre og bekreft. Dette opphever tilkoblingen til Xero-organisasjonen din umiddelbart.

Feilsøking

Vanlige problemer og hvordan du løser dem.