Koppla Xero till OneSuite

Vad den här integrationen gör

OneSuite skickar dina faktureringsdata till Xero åt dig.

Förutsättningar

Se till att du har följande innan du börjar konfigurationen.

Plattform

OneSuite

• Ett aktivt OneSuite-företagskonto
• En aktiv OneSuite-prenumeration
• Administratörs- eller inställningsåtkomst
• Åtkomst till Inställningar → Integrationer → Bokföring

Integration

Xero

• En aktiv Xero-organisation
• Ett Xero-konto som du kan logga in med
• Behörighet att godkänna appanslutningar
• Fakturans valuta tillagd under Xero-inställningar → Valutor (utländska valutor kräver ett Xero-abonnemang som stöder flera valutor)

Installation

Följ de här fyra stegen för att koppla din Xero-organisation till OneSuite. Konfigurationen tar ungefär två minuter.

1. 1

   Öppna Bokföring under Integrationer

   Gå i OneSuite till Inställningar → Integrationer → Bokföring. Leta upp Xero-kortet och klicka på Anslut.

   Tips: använd kortkommandot ⌘K och sök efter ”Bokföring” för att komma dit snabbare.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

2. 2

   Godkänn OneSuite i Xero

   Xero öppnar en samtyckesskärm som bekräftar att Onesuite Accounting App ansluter till din organisation och begär åtkomst till Kontakter, Organisationsinställningar, Fakturor och relaterade dokument samt Betalningar. Granska behörigheterna, bekräfta organisationen som visas under ”Organisationsdata” och klicka sedan på Tillåt åtkomst.

   Dina Xero-inloggningsuppgifter lagras aldrig i OneSuite — anslutningen använder OAuth 2.0-tokens, och du kan koppla från OneSuite när som helst under Anslutna appar i dina Xero-inställningar.

   login.xero.com/identity/connect/authorize

   

3. 3

   Välj dina konton och spara

   Du återvänder till OneSuite på sidan Xero-inställningar. Ange ditt standardintäktskonto, betalkonto och hur spårningskategorier ska hanteras, och klicka sedan på Spara inställningar.

   OneSuite förväljer Xeros standardintäktskonto 200 - Sales — bekräfta det (eller välj ett annat) innan din första faktura kopieras.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

   

4. 4

   Bekräfta statusen Ansluten

   Tillbaka under Inställningar → Integrationer → Bokföring visar Xero-kortet nu en grön Ansluten-markering, med en kugghjulsikon så att du kan öppna dina inställningar igen när som helst.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

Inställningar du kan konfigurera

På sidan Xero-inställningar kan du ange följande.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

Standardintäktskonto

I Xero bokförs varje fakturarad på ett konto i din kontoplan. OneSuite använder det intäktskonto som redan är angett på dina Xero-artiklar eller -kontakter; om inget är angett bokförs raden på det här standardintäktskontot — en kopia misslyckas alltså aldrig på grund av ett saknat konto. Xeros standardförsäljningskonto är 200 - Sales, förvalt åt dig.

Standardbetalkonto

Välj ”Kopiera betalningar till” och det Xero-konto där betalningar hamnar, eller välj ”Kopiera inte betalningar till Xero” för att stänga av kopiering av betalningar helt (avstängt som standard). Endast konton som du har aktiverat för betalningar i Xero kan ta emot en betalning, så det är bara dessa som visas i listan — vanligtvis ditt bankkonto.

Spårningskategorier

Välj ”Fyll i spårningskategorier i Xero baserat på kund” för att märka varje fakturarad med din Xero-spårningskategori med kundens namn (skapas automatiskt i Xero om den inte redan finns), eller ”Fyll inte i spårningskategorier i Xero baserat på kund”. Detta kräver en aktiv spårningskategori i din Xero-organisation (Inställningar → Avancerat → Spårningskategorier).

Användning

När anslutningen är klar arbetar Xero på ett av två sätt, beroende på om fakturan skapades före eller efter att du anslöt din organisation.

1

Nya fakturor synkroniseras av sig själva

Med Xero anslutet visar varje faktura du skapar en blå markering ”Kommer att synkas till Xero” i fakturaredigeraren, bredvid Spara. Det är klicket på Spara som startar synkroniseringen — spara fakturan så skapas en motsvarande faktura i din Xero-organisation. När du senare markerar den som betald registreras betalningen på det betalkonto du valt. Redigera en redan synkroniserad faktura, klicka på Spara igen, så skickas även de uppdaterade uppgifterna över.

app.onesuite.io/invoices/new

Eftersom Xero kräver ett förfallodatum ber OneSuite dig ange ett innan du sparar när Xero är anslutet.

2

Äldre fakturor kopieras manuellt

Fakturor som skapades innan du anslöt Xero synkroniseras inte av sig själva. För att kopiera en går du till Fakturor, letar upp fakturan, klickar på trepunktsmenyn (⋮) på den raden och väljer Kopiera till Xero.

app.onesuite.io/invoices

När en faktura har kopierats visar menyn i stället ”Redan synkad till Xero”, så du skapar aldrig en dubblett.

Så ser fakturan ut i Xero

Båda vägarna ger samma sak: en vanlig faktura i din Xero-organisation — godkänd, väntar på betalning och redigerbar som vilken annan som helst. Kontakt, fakturanummer, datum, rader och summor kommer in ifyllda, med varje rad bokförd på ditt intäktskonto.

go.xero.com

Kolumnen Artikel lämnas tom — det är väntat: Xeros fakturarader behöver bara en beskrivning och ett konto, inte en lagerartikel. OneSuite-fakturanumret följer med som fakturanummer i Xero, tillsammans med fakturadatum och förfallodatum. Om kundspårning är på visar varje rad kundens namn i din spårningskategori.

Avinstallation

Koppla från när du behöver.

1. 1

   Koppla från i OneSuite

   Gå till Inställningar → Integrationer → Bokföring, öppna Xero-inställningarna, klicka på Koppla från Xero uppe till höger och bekräfta. Det återkallar omedelbart anslutningen till din Xero-organisation.

Felsökning

Vanliga problem och hur du löser dem.