Forbind Xero med OneSuite

Hvad denne integration gør

OneSuite sender dine faktureringsdata til Xero for dig.

Forudsætninger

Sørg for at have følgende, før du begynder opsætningen.

Platform

OneSuite

• En aktiv OneSuite-virksomhedskonto
• Et aktivt OneSuite-abonnement
• Administrator- eller indstillingsadgang
• Adgang til Indstillinger → Integrationer → Regnskab

Integration

Xero

• En aktiv Xero-organisation
• En Xero-konto, du kan logge ind med
• Tilladelse til at godkende app-forbindelser
• Fakturaens valuta tilføjet under Xero-indstillinger → Valutaer (fremmed valuta kræver et Xero-abonnement, der understøtter flere valutaer)

Installation

Følg disse fire trin for at forbinde din Xero-organisation med OneSuite. Opsætningen tager cirka to minutter.

1. 1

   Åbn Regnskab under Integrationer

   Gå i OneSuite til Indstillinger → Integrationer → Regnskab. Find Xero-kortet, og klik på Forbind.

   Tip: Brug tastaturgenvejen ⌘K, og søg efter “Regnskab” for at komme hurtigere derhen.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

2. 2

   Godkend OneSuite i Xero

   Xero åbner et samtykkeskærmbillede, der bekræfter, at Onesuite Accounting App forbinder til din organisation og anmoder om adgang til Kontakter, Organisationsindstillinger, Fakturaer og relaterede dokumenter samt Betalinger. Gennemgå tilladelserne, bekræft den organisation, der vises under “Organisationsdata”, og klik på Tillad adgang.

   Dine Xero-adgangsoplysninger gemmes aldrig i OneSuite — forbindelsen bruger OAuth 2.0-tokens, og du kan afbryde OneSuite når som helst under Forbundne apps i dine Xero-indstillinger.

   login.xero.com/identity/connect/authorize

   

3. 3

   Vælg dine konti, og gem

   Du sendes tilbage til OneSuite på siden Xero-indstillinger. Angiv din standardindtægtskonto, betalingskonto og adfærd for sporingskategorier, og klik derefter på Gem indstillinger.

   OneSuite forvælger Xeros standardindtægtskonto 200 - Sales — bekræft den (eller vælg en anden), før din første faktura kopieres.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

   

4. 4

   Bekræft status Forbundet

   Tilbage under Indstillinger → Integrationer → Regnskab viser Xero-kortet nu et grønt Forbundet-mærke med et tandhjulsikon, så du altid kan åbne dine indstillinger igen.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

Indstillinger, du kan konfigurere

På siden Xero-indstillinger kan du angive følgende.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

Standardindtægtskonto

I Xero bogføres hver fakturalinje på en konto i din kontoplan. OneSuite bruger den indtægtskonto, der allerede er angivet på dine Xero-varer eller -kontakter; er der ingen, bogføres linjen på denne standardindtægtskonto — en kopi fejler altså aldrig på grund af en manglende konto. Xeros standardsalgskonto er 200 - Sales, som er forvalgt for dig.

Standardbetalingskonto

Vælg “Kopiér betalinger til”, og vælg den Xero-konto, betalinger lander på, eller vælg “Kopiér ikke betalinger til Xero” for helt at slå kopiering af betalinger fra (slået fra som standard). Kun konti, du har aktiveret til betalinger i Xero, kan modtage en betaling, så det er kun dem, denne liste viser — typisk din bankkonto.

Sporingskategorier

Vælg “Udfyld sporingskategorier i Xero baseret på kunde” for at markere hver fakturalinje med din Xero-sporingskategori med kundens navn (oprettes automatisk i Xero, hvis den ikke findes endnu), eller “Udfyld ikke sporingskategorier i Xero baseret på kunde”. Dette kræver en aktiv sporingskategori i din Xero-organisation (Indstillinger → Avanceret → Sporingskategorier).

Brug

Når forbindelsen er oprettet, arbejder Xero på en af to måder, alt efter om fakturaen blev oprettet før eller efter, du forbandt din organisation.

1

Nye fakturaer synkroniserer af sig selv

Med Xero forbundet viser enhver faktura, du opretter, et blåt mærke “Synkroniseres til Xero” i fakturaeditoren ved siden af Gem. Det er klikket på Gem, der udløser synkroniseringen — gem fakturaen, og der oprettes en tilsvarende faktura i din Xero-organisation. Når du senere markerer den som betalt, registreres betalingen på din valgte betalingskonto. Redigér en allerede synkroniseret faktura, klik på Gem igen, og de opdaterede oplysninger sendes også over.

app.onesuite.io/invoices/new

Fordi Xero kræver en forfaldsdato, beder OneSuite dig om at angive en før gemning, når Xero er forbundet.

2

Ældre fakturaer kopieres manuelt

Fakturaer oprettet, før du forbandt Xero, synkroniseres ikke af sig selv. For at kopiere en af dem skal du gå til Fakturaer, finde den ønskede faktura, klikke på menuen med tre prikker (⋮) i den række og vælge Kopiér til Xero.

app.onesuite.io/invoices

Når en faktura er kopieret, viser menuen i stedet “Allerede synkroniseret til Xero”, så du aldrig opretter en dublet.

Sådan ser fakturaen ud i Xero

Begge veje giver det samme: en almindelig faktura i din Xero-organisation — godkendt, afventer betaling og redigerbar som enhver anden. Kontakt, fakturanummer, datoer, linjer og totaler kommer udfyldt over, hvor hver linje bogføres på din indtægtskonto.

go.xero.com

Kolonnen Vare står tom — det er som forventet: Xero-fakturalinjer kræver kun en beskrivelse og en konto, ikke en lagervare. OneSuite-fakturanummeret kommer med over som fakturanummer i Xero, og både fakturadato og forfaldsdato følger med. Er kundesporing slået til, viser hver linje kundens navn i din sporingskategori.

Afinstallation

Afbryd forbindelsen, når du har brug for det.

1. 1

   Afbryd i OneSuite

   Gå til Indstillinger → Integrationer → Regnskab, åbn Xero-indstillingerne, klik på Afbryd Xero øverst til højre, og bekræft. Det ophæver straks forbindelsen til din Xero-organisation.

Fejlfinding

Almindelige problemer, og hvordan du løser dem.