חברו את Xero ל-OneSuite
שמרו על הנהלת חשבונות מעודכנת בלי הזנה כפולה. לאחר חיבור Xero, OneSuite מעתיק את החשבוניות שלכם אוטומטית לארגון ה-Xero כשאתם מסיימים אותן, ורושם תשלומים כשהחשבוניות משולמות — כך שהחשבונאות תמיד תואמת את החיוב ב-OneSuite.
מה האינטגרציה הזאת עושה
OneSuite שולח עבורכם את נתוני החיוב שלכם ל-Xero.
חשבוניות מועתקות אוטומטית
סיימו חשבונית ב-OneSuite וחשבונית תואמת תיווצר בארגון ה-Xero שלכם.
תשלומים נרשמים אוטומטית
סמנו חשבונית כמשולמת ב-OneSuite והתשלום יירשם על חשבונית ה-Xero, בחשבון התשלום שבחרתם.
עדכונים נשארים מסונכרנים
ערכו חשבונית שכבר הועתקה ו-OneSuite ישלח שוב את השינויים ל-Xero.
העתקת חשבוניות ישנות לפי דרישה
שלחו ידנית ל-Xero כל חשבונית ישנה או שטרם נשלחה, בכל עת.
יכולות ויתרונות עיקריים
- בלי הזנה כפולה — חשבוניות ותשלומים שנוצרו ב-OneSuite מופיעים ב-Xero אוטומטית.
- רישום לחשבון הנכון — כל שורת חשבונית נרשמת לחשבון ההכנסות ב-Xero שבחרתם (הסטנדרטי הוא 200 - Sales).
- בחרו את החשבונות שלכם — הגדירו את חשבון ההכנסות לשורות החשבונית ואת החשבון שאליו נכנסים התשלומים.
- מעקב לפי לקוח, אופציונלי — תייגו אוטומטית כל שורת חשבונית בקטגוריית מעקב של Xero עם שם הלקוח, לדיווח לפי לקוח.
- תמיכה בריבוי מטבעות — מטבע החשבונית עובר ל-Xero (הארגון חייב שהמטבע הזה יהיה מופעל).
- חיבור מאובטח בלחיצה — התחברו דרך OAuth 2.0; פרטי הגישה לעולם אינם נשמרים ב-OneSuite.
- שליטה מלאה — הפעילו או כבו העתקת תשלומים ומעקב, ונתקו בכל עת.
דרישות מוקדמות
ודאו שיש לכם את הדברים הבאים לפני תחילת ההתקנה.
פלטפורמה
OneSuite
- חשבון עסקי פעיל ב-OneSuite
- מנוי פעיל ל-OneSuite
- גישת מנהל או גישה להגדרות
- גישה אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות
אינטגרציה
Xero
- ארגון פעיל ב-Xero
- חשבון Xero שאפשר להתחבר איתו
- הרשאה לאשר חיבורי אפליקציות
- מטבע החשבונית שנוסף תחת הגדרות Xero ← מטבעות (מטבעות זרים דורשים תוכנית Xero שתומכת בריבוי מטבעות)
התקנה
בצעו את ארבעת השלבים האלה כדי לחבר את ארגון ה-Xero שלכם ל-OneSuite. ההתקנה נמשכת כשתי דקות.
-
פתחו הנהלת חשבונות תחת אינטגרציות
ב-OneSuite עברו אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות. אתרו את כרטיס Xero ולחצו על חיבור.
טיפ: השתמשו בקיצור המקלדת ⌘K וחפשו ‘הנהלת חשבונות’ כדי להגיע לשם מהר יותר.
-
אשרו את OneSuite ב-Xero
Xero פותח מסך הסכמה שמאשר ש-Onesuite Accounting App מתחבר לארגון שלכם, ומבקש גישה לאנשי קשר, הגדרות ארגון, חשבוניות ומסמכים נלווים ותשלומים. עברו על ההרשאות, אשרו את הארגון המוצג תחת ‘נתוני הארגון’ ולחצו על אישור גישה.
פרטי הגישה שלכם ל-Xero לעולם אינם נשמרים ב-OneSuite — החיבור משתמש באסימוני OAuth 2.0, ואפשר לנתק את OneSuite בכל עת דרך ‘אפליקציות מחוברות’ בהגדרות Xero.
-
בחרו את החשבונות ושמרו
אתם חוזרים ל-OneSuite לעמוד הגדרות Xero. הגדירו את חשבון ההכנסות המוגדר כברירת מחדל, את חשבון התשלום ואת אופן הטיפול בקטגוריות מעקב, ואז לחצו על שמירת הגדרות.
OneSuite בוחר מראש את חשבון ההכנסות הסטנדרטי של Xero, 200 - Sales — אשרו אותו (או בחרו אחר) לפני שהחשבונית הראשונה שלכם תועתק.
-
ודאו את הסטטוס ‘מחובר’
בחזרה אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות, כרטיס Xero מציג כעת תג ירוק ‘מחובר’, עם סמל גלגל שיניים לפתיחה מחדש של ההגדרות בכל עת.
הגדרות שאפשר להתאים
בעמוד הגדרות Xero אפשר להגדיר את הדברים הבאים.
- חשבון הכנסות ברירת מחדל
- ב-Xero כל שורת חשבונית נרשמת לחשבון בלוח החשבונות שלכם. OneSuite משתמש בחשבון ההכנסות שכבר מוגדר על הפריטים או אנשי הקשר שלכם ב-Xero; אם לא הוגדר כזה, השורה נרשמת לחשבון ההכנסות הזה כברירת מחדל — כך שהעתקה לעולם לא נכשלת בגלל חוסר בחשבון. חשבון המכירות הסטנדרטי של Xero הוא 200 - Sales, והוא נבחר עבורכם מראש.
- חשבון תשלום ברירת מחדל
- בחרו ‘העתק תשלומים אל’ ואת חשבון ה-Xero שאליו נכנסים התשלומים, או בחרו ‘אל תעתיק תשלומים ל-Xero’ כדי לכבות לגמרי את העתקת התשלומים (כבוי כברירת מחדל). רק חשבונות שהפעלתם לתשלומים ב-Xero יכולים לקבל תשלום, ולכן רק הם מופיעים ברשימה — בדרך כלל חשבון הבנק שלכם.
- קטגוריות מעקב
- בחרו ‘אכלס קטגוריות מעקב ב-Xero לפי הלקוח’ כדי לתייג כל שורת חשבונית בקטגוריית המעקב שלכם ב-Xero עם שם הלקוח (נוצרת ב-Xero אוטומטית אם היא עדיין לא קיימת), או ‘אל תאכלס קטגוריות מעקב ב-Xero לפי הלקוח’. לשם כך נדרשת קטגוריית מעקב פעילה בארגון ה-Xero שלכם (הגדרות ← מתקדם ← קטגוריות מעקב).
שימוש
לאחר החיבור, Xero פועל באחת משתי דרכים, בהתאם לשאלה אם החשבונית נוצרה לפני חיבור הארגון או אחריו.
חשבוניות חדשות מסתנכרנות מעצמן
כש-Xero מחובר, כל חשבונית שאתם יוצרים מציגה תג כחול ‘תסונכרן ל-Xero’ בעורך החשבוניות, לצד כפתור השמירה. הלחיצה על שמירה היא שמפעילה את הסנכרון — שמרו את החשבונית וחשבונית תואמת תיווצר בארגון ה-Xero שלכם. כשתסמנו אותה מאוחר יותר כמשולמת, התשלום יירשם בחשבון התשלום שבחרתם. ערכו חשבונית שכבר סונכרנה, לחצו שוב על שמירה, וגם הפרטים המעודכנים יישלחו.
חשבוניות ישנות מועתקות ידנית
חשבוניות שנוצרו לפני שחיברתם את Xero אינן מסתנכרנות מעצמן. כדי להעתיק אחת, עברו אל חשבוניות, אתרו את החשבונית הרצויה, לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) באותה שורה ובחרו העתק ל-Xero.
איך החשבונית נראית ב-Xero
שני המסלולים מובילים לאותה תוצאה: חשבונית רגילה בארגון ה-Xero שלכם — מאושרת, ממתינה לתשלום וניתנת לעריכה כמו כל אחרת. איש הקשר, מספר החשבונית, התאריכים, השורות והסכומים מגיעים מלאים, כשכל שורה נרשמת לחשבון ההכנסות שלכם.
מה מועתק
זה בדיוק מה ש-OneSuite שולח כשחשבונית מועתקת, בכל אחד מהמסלולים.
חשבוניות
- איש קשר (מותאם לאיש קשר קיים ב-Xero, או נוצר במידת הצורך)
- שורות תיאור בלבד, כל אחת נרשמת לחשבון ההכנסות שלכם כברירת מחדל
- סכומים, הנחות ומטבע החשבונית
- תאריך יעד לתשלום
- קטגוריית מעקב אופציונלית עם שם הלקוח
תשלומים
- נרשמים על חשבונית ה-Xero התואמת
- נרשמים לחשבון התשלום שבחרתם
איפה זה מופיע
הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות
חברו, הגדירו ונתקו את ארגון ה-Xero שלכם, וראו את סטטוס החיבור הנוכחי.
רשימת חשבוניות (תפריט ⋮)
הפעולה ‘העתק ל-Xero’ לשליחה ידנית של חשבוניות ישנות או שטרם נשלחו.
פרטי חשבונית
סטטוס והיסטוריית הסנכרון עם Xero לאותה חשבונית, כדי לוודא מה הועתק ומתי.
ניתוק
נתקו בכל פעם שתצטרכו.
-
ניתוק ב-OneSuite
עברו אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות, פתחו את הגדרות Xero, לחצו על ניתוק Xero בפינה הימנית העליונה ואשרו. הפעולה מבטלת מיד את החיבור לארגון ה-Xero שלכם.
פתרון בעיות
בעיות נפוצות ואיך פותרים אותן.
‘חברו מחדש את ארגון ה-Xero שלכם’
חשבונית לא הועתקה
‘הארגון אינו רשום למטבע הזה’
‘נדרש תאריך יעד לתשלום’
תשלום לא מופיע
קטגוריית המעקב ריקה
עמודת הפריט ריקה
לחצתי ‘העתק ל-Xero’ אבל כלום לא השתנה
מוכנים לחבר את Xero?
התחילו תקופת ניסיון חינם והגדירו את אינטגרציית Xero תוך כשתי דקות.