Xero koppelen aan OneSuite

Houd je boekhouding bij zonder dubbele invoer. Zodra je Xero koppelt, kopieert OneSuite je facturen automatisch naar je Xero-organisatie wanneer je ze definitief maakt, en registreert het betalingen zodra je facturen zijn betaald — zo komt je boekhouding altijd overeen met je facturatie in OneSuite.

OAuth 2.0 Inbegrepen bij je abonnement ~2 min instellen

Xero-integratie gekoppeld in de OneSuite-instellingen

Wat het doet

Wat deze integratie doet

OneSuite stuurt je facturatiegegevens voor je door naar Xero.

Facturen worden automatisch gekopieerd

Maak een factuur definitief in OneSuite en er wordt een overeenkomstige factuur aangemaakt in je Xero-organisatie.

Betalingen worden automatisch geregistreerd

Markeer een factuur als betaald in OneSuite en de betaling wordt geregistreerd op de Xero-factuur, op de betaalrekening die je kiest.

Wijzigingen blijven gesynchroniseerd

Bewerk een al gekopieerde factuur en OneSuite stuurt de wijzigingen opnieuw naar Xero.

Oudere facturen op aanvraag kopiëren

Stuur elke niet-verzonden of oudere factuur op elk moment handmatig naar Xero.

Belangrijkste functies en voordelen

Geen dubbele invoer — facturen en betalingen die je in OneSuite aanmaakt, verschijnen automatisch in Xero.
Boeking op de juiste rekening — elke factuurregel wordt geboekt op de Xero-omzetrekening die je kiest (standaard is 200 - Sales).
Kies je rekeningen — bepaal de omzetrekening voor factuurregels en de rekening waarop betalingen binnenkomen.
Klantregistratie, optioneel — voorzie elke factuurregel automatisch van een Xero-trackingcategorie met de naam van de klant voor rapportage per klant.
Geschikt voor meerdere valuta's — de factuurvaluta gaat mee naar Xero (de organisatie moet die valuta ingeschakeld hebben).
Veilige koppeling met één klik — koppelen via OAuth 2.0; inloggegevens worden nooit in OneSuite opgeslagen.
Volledige controle — zet het kopiëren van betalingen en tracking aan of uit en ontkoppel wanneer je wilt.

Voordat je begint

Vereisten

Zorg dat je het volgende hebt voordat je met de installatie begint.

Platform

OneSuite

Een actief OneSuite-bedrijfsaccount
Een actief OneSuite-abonnement
Beheerders- of instellingentoegang
Toegang tot Instellingen → Integraties → Boekhouding

Integratie

Xero

Een actieve Xero-organisatie
Een Xero-account waarmee je kunt inloggen
Toestemming om app-koppelingen te autoriseren
De factuurvaluta toegevoegd onder Xero-instellingen → Valuta's (vreemde valuta's vereisen een Xero-abonnement met ondersteuning voor meerdere valuta's)

Elk OneSuite-bedrijf koppelt met één Xero-organisatie. Een bedrijf kan maar één boekhoudintegratie tegelijk gebruiken — als QuickBooks gekoppeld is, ontkoppel die dan voordat je Xero koppelt.

Installatiehandleiding

Installatie

Volg deze vier stappen om je Xero-organisatie aan OneSuite te koppelen. Het instellen duurt ongeveer twee minuten.

Open Boekhouding onder Integraties

Ga in OneSuite naar Instellingen → Integraties → Boekhouding. Zoek de Xero-kaart en klik op Koppelen.

Tip: gebruik de sneltoets ⌘K en zoek op ‘Boekhouding’ om er sneller te komen.
OneSuite autoriseren in Xero

Xero opent een toestemmingsscherm waarin wordt bevestigd dat Onesuite Accounting App verbinding maakt met je organisatie, met toegang tot Contacten, Organisatie-instellingen, Facturen en gerelateerde documenten, en Betalingen. Bekijk de rechten, bevestig de organisatie die onder ‘Organisatiegegevens’ wordt getoond en klik op Toegang toestaan.

Je Xero-inloggegevens worden nooit in OneSuite opgeslagen — de koppeling gebruikt OAuth 2.0-tokens en je kunt OneSuite op elk moment ontkoppelen via Gekoppelde apps in je Xero-instellingen.
Kies je rekeningen en sla op

Je keert terug naar OneSuite op de pagina Xero-instellingen. Stel je standaard omzetrekening, betaalrekening en het gedrag van trackingcategorieën in en klik op Instellingen opslaan.

OneSuite selecteert vooraf de standaard Xero-omzetrekening 200 - Sales — bevestig deze (of kies een andere) voordat je eerste factuur wordt gekopieerd.
Bevestig de status Gekoppeld

Terug bij Instellingen → Integraties → Boekhouding toont de Xero-kaart nu een groene badge Gekoppeld, met een tandwielpictogram om je instellingen op elk moment opnieuw te openen.

Configuratie

Instellingen die je kunt configureren

Op de pagina Xero-instellingen kun je het volgende instellen.

Standaard omzetrekening: In Xero wordt elke factuurregel geboekt op een rekening uit je rekeningschema. OneSuite gebruikt de omzetrekening die al is ingesteld op je Xero-items of -contacten; is er geen ingesteld, dan boekt het de regel op deze standaard omzetrekening — een kopie mislukt dus nooit door een ontbrekende rekening. De standaard verkooprekening van Xero is 200 - Sales, die alvast voor je is geselecteerd.
Standaard betaalrekening: Kies ‘Betalingen kopiëren naar’ en selecteer de Xero-rekening waarop betalingen binnenkomen, of kies ‘Betalingen niet naar Xero kopiëren’ om het kopiëren van betalingen volledig uit te zetten (standaard uit). Alleen rekeningen die je in Xero voor betalingen hebt ingeschakeld kunnen een betaling ontvangen, dus alleen die staan in deze lijst — meestal je bankrekening.
Trackingcategorieën: Kies ‘Trackingcategorieën in Xero vullen op basis van de klant’ om elke factuurregel te voorzien van je Xero-trackingcategorie met de naam van de klant (wordt automatisch in Xero aangemaakt als die nog niet bestaat), of ‘Trackingcategorieën in Xero niet vullen op basis van de klant’. Hiervoor is een actieve trackingcategorie in je Xero-organisatie nodig (Instellingen → Geavanceerd → Trackingcategorieën).

Hoe het werkt

Gebruik

Eenmaal gekoppeld werkt Xero op een van twee manieren, afhankelijk van of de factuur voor of na het koppelen van je organisatie is aangemaakt.

Nieuwe facturen synchroniseren vanzelf

Met Xero gekoppeld toont elke factuur die je aanmaakt een blauwe badge ‘Wordt gesynchroniseerd met Xero’ in de factuureditor, naast Opslaan. Klikken op Opslaan start de synchronisatie: sla de factuur op en er wordt een overeenkomstige factuur in je Xero-organisatie aangemaakt. Markeer je die later als betaald, dan wordt de betaling geregistreerd op de gekozen betaalrekening. Bewerk je een al gesynchroniseerde factuur en klik je opnieuw op Opslaan, dan worden ook de bijgewerkte gegevens doorgestuurd.

Badge ‘Wordt gesynchroniseerd met Xero’ tijdens het bewerken van een OneSuite-factuur

Omdat Xero een vervaldatum vereist, vraagt OneSuite je er een in te stellen vóór het opslaan zolang Xero gekoppeld is.

Oudere facturen worden handmatig gekopieerd

Facturen die zijn aangemaakt voordat je Xero koppelde, synchroniseren niet vanzelf. Om er een te kopiëren ga je naar Facturen, zoek je de gewenste factuur, klik je op het menu met drie puntjes (⋮) op die rij en kies je Kopiëren naar Xero.

Actie Kopiëren naar Xero in de facturenlijst van OneSuite

Zodra een factuur is gekopieerd, toont het menu in plaats daarvan ‘Al gesynchroniseerd met Xero’, zodat je nooit een duplicaat aanmaakt.

Hoe de factuur eruitziet in Xero

Beide routes leveren hetzelfde op: een gewone factuur in je Xero-organisatie — goedgekeurd, wachtend op betaling en bewerkbaar zoals elke andere. Het contact, factuurnummer, de datums, regels en totalen komen ingevuld binnen, waarbij elke regel op je omzetrekening wordt geboekt.

Een gesynchroniseerde factuur geopend in Xero, met het contact, het factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, regels met alleen een omschrijving geboekt op de omzetrekening en het factuurtotaal

De kolom Item blijft leeg — dat klopt: factuurregels in Xero hebben alleen een omschrijving en een rekening nodig, geen voorraadartikel. Het OneSuite-factuurnummer komt mee als factuurnummer in Xero, samen met de factuurdatum en de vervaldatum. Staat klantregistratie aan, dan toont elke regel de naam van de klant in je trackingcategorie.

Wat er wordt gekopieerd

Dit is precies wat OneSuite doorstuurt wanneer een factuur wordt gekopieerd, via beide routes.

Facturen

Contact (gekoppeld aan een bestaand Xero-contact of aangemaakt indien nodig)
Regels met alleen een omschrijving, elk geboekt op je standaard omzetrekening
Bedragen, kortingen en de factuurvaluta
Vervaldatum
Optionele trackingcategorie met de naam van de klant

Betalingen

Geregistreerd op de bijbehorende Xero-factuur
Geboekt op de betaalrekening die je hebt gekozen

In Xero verschijnt de betaling op de factuur als een ‘Payment’-regel en op de betaalrekening die je hebt gekozen.

Waar je het vindt

Instellingen

Instellingen → Integraties → Boekhouding

Koppel, configureer en ontkoppel je Xero-organisatie en bekijk je huidige koppelingsstatus.

Facturen

Facturenlijst (⋮-menu)

De actie Kopiëren naar Xero om niet-verzonden of oudere facturen handmatig door te sturen.

Per factuur

Factuurdetails

Xero-synchronisatiestatus en -geschiedenis voor die specifieke factuur, zodat je kunt zien wat wanneer is gekopieerd.

De integratie verwijderen

Verwijderen

Ontkoppel wanneer je maar wilt.

Ontkoppelen in OneSuite

Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding, open de Xero-instellingen, klik rechtsboven op Xero ontkoppelen en bevestig. Hiermee wordt de koppeling met je Xero-organisatie direct ingetrokken.

Hulp en veelgestelde vragen

Problemen oplossen

Veelvoorkomende problemen en hoe je ze oplost.

‘Koppel je Xero-organisatie opnieuw’

Je koppeling is verlopen of is in Xero ingetrokken. Ga naar Instellingen → Integraties → Boekhouding en klik nogmaals op Koppelen op de Xero-kaart.

Een factuur is niet gekopieerd

Controleer of Xero gekoppeld is, open dan de facturenlijst en gebruik de actie ⋮ → Kopiëren naar Xero om de factuur handmatig te kopiëren.

‘Organisatie is niet geabonneerd op die valuta’

In je Xero-organisatie is de valuta van de factuur niet ingeschakeld. Voeg die toe onder Xero-instellingen → Valuta's (meerdere valuta's vereist een geschikt Xero-abonnement), of factureer in de basisvaluta van je organisatie.

‘Een vervaldatum is verplicht’

Xero weigert facturen zonder vervaldatum. Stel een vervaldatum in vóór het opslaan — zolang Xero gekoppeld is, blokkeert OneSuite het opslaan tot je dat doet.

Een betaling is niet zichtbaar

De betaling wordt geboekt op de Xero-factuur en komt terecht op de betaalrekening die je hebt gekozen — controleer of die rekening in Xero is ingeschakeld voor betalingen.

De trackingcategorie is leeg

Voor het vullen van tracking is een actieve trackingcategorie in je Xero-organisatie nodig. Maak er een aan onder Instellingen → Geavanceerd → Trackingcategorieën en synchroniseer de factuur opnieuw.

De kolom Item is leeg

Dat klopt — factuurregels in Xero vereisen geen item, alleen een omschrijving en een rekening. Je regels zijn volledig en correct geboekt.

Ik klikte op ‘Kopiëren naar Xero’ maar er veranderde niets

Als de factuur al was gekopieerd, toont het menu ‘Al gesynchroniseerd met Xero’ — de kopie wordt niet gedupliceerd.

Kom je er niet uit?

Ons supportteam helpt je graag. Vermeld je factuurnummer en een schermafbeelding van de foutmelding.

Contact met support

Aan de slag

Klaar om Xero te koppelen?

Start je gratis proefperiode en stel de Xero-integratie in ongeveer twee minuten in.

Gratis proberen Alle integraties bekijken