Xero mit OneSuite verbinden

Was diese Integration leistet

OneSuite überträgt Ihre Abrechnungsdaten für Sie nach Xero.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Einrichtung Folgendes sicher.

Plattform

OneSuite

• Ein aktives OneSuite-Geschäftskonto
• Ein aktives OneSuite-Abonnement
• Admin- oder Einstellungszugriff
• Zugriff auf Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung

Integration

Xero

• Eine aktive Xero-Organisation
• Ein Xero-Konto, mit dem Sie sich anmelden können
• Berechtigung zum Autorisieren von App-Verbindungen
• Die Rechnungswährung, hinterlegt unter Xero-Einstellungen → Währungen (Fremdwährungen erfordern einen Xero-Tarif mit Mehrwährungsunterstützung)

Installation

Verbinden Sie Ihre Xero-Organisation in diesen vier Schritten mit OneSuite. Die Einrichtung dauert etwa zwei Minuten.

1. 1

   Buchhaltung unter Integrationen öffnen

   Gehen Sie in OneSuite zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung. Suchen Sie die Xero-Karte und klicken Sie auf Verbinden.

   Tipp: Mit dem Tastenkürzel ⌘K und der Suche nach „Buchhaltung“ gelangen Sie schneller dorthin.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

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   OneSuite in Xero autorisieren

   Xero öffnet einen Zustimmungsbildschirm, der bestätigt, dass die Onesuite Accounting App eine Verbindung zu Ihrer Organisation herstellt, und Zugriff auf Kontakte, Organisationseinstellungen, Rechnungen und zugehörige Dokumente sowie Zahlungen anfordert. Prüfen Sie die Berechtigungen, bestätigen Sie die unter „Organisationsdaten“ angezeigte Organisation und klicken Sie dann auf Zugriff erlauben.

   Ihre Xero-Zugangsdaten werden nie in OneSuite gespeichert – die Verbindung nutzt OAuth 2.0-Tokens, und Sie können OneSuite jederzeit unter „Verbundene Apps“ in Ihren Xero-Einstellungen trennen.

   login.xero.com/identity/connect/authorize

   

3. 3

   Konten auswählen und speichern

   Sie kehren zu OneSuite auf die Seite Xero-Einstellungen zurück. Legen Sie Ihr Standard-Erlöskonto, das Zahlungskonto und das Verhalten der Trackingkategorien fest und klicken Sie dann auf Einstellungen speichern.

   OneSuite wählt das Xero-Standardkonto 200 - Sales vor – bestätigen Sie es (oder wählen Sie ein anderes), bevor Ihre erste Rechnung kopiert wird.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

   

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   Verbundenen Status bestätigen

   Zurück unter Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung zeigt die Xero-Karte nun ein grünes Abzeichen „Verbunden“ sowie ein Zahnradsymbol, über das Sie Ihre Einstellungen jederzeit erneut öffnen können.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

Einstellungen, die Sie konfigurieren können

Auf der Seite Xero-Einstellungen können Sie Folgendes festlegen.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/xero

Standard-Erlöskonto

In Xero wird jede Rechnungsposition auf ein Konto Ihres Kontenplans gebucht. OneSuite verwendet das Erlöskonto, das bereits an Ihren Xero-Artikeln oder -Kontakten hinterlegt ist; ist keines gesetzt, bucht es die Position auf dieses Standard-Erlöskonto – eine Kopie scheitert also nie an einem fehlenden Konto. Das Xero-Standardkonto für Umsätze ist 200 - Sales und ist für Sie vorausgewählt.

Standard-Zahlungskonto

Wählen Sie „Zahlungen kopieren nach“ und das Xero-Konto, auf dem Zahlungen eingehen, oder wählen Sie „Zahlungen nicht nach Xero kopieren“, um das Kopieren von Zahlungen ganz abzuschalten (standardmäßig aus). Nur Konten, die Sie in Xero für Zahlungen aktiviert haben, können eine Zahlung aufnehmen – daher zeigt diese Liste nur diese an, in der Regel Ihr Bankkonto.

Trackingkategorien

Wählen Sie „Trackingkategorien in Xero anhand des Kunden befüllen“, um jede Rechnungsposition mit Ihrer Xero-Trackingkategorie und dem Kundennamen zu versehen (wird in Xero automatisch angelegt, falls noch nicht vorhanden), oder „Trackingkategorien in Xero nicht anhand des Kunden befüllen“. Dafür ist eine aktive Trackingkategorie in Ihrer Xero-Organisation nötig (Einstellungen → Erweitert → Trackingkategorien).

Verwendung

Nach dem Verbinden arbeitet Xero auf eine von zwei Arten – je nachdem, ob die Rechnung vor oder nach dem Verbinden Ihrer Organisation erstellt wurde.

1

Neue Rechnungen synchronisieren sich von selbst

Bei verbundenem Xero zeigt jede Rechnung, die Sie erstellen, im Rechnungseditor neben „Speichern“ ein blaues Abzeichen „Wird mit Xero synchronisiert“. Das Klicken auf Speichern löst die Synchronisierung aus – speichern Sie die Rechnung, und in Ihrer Xero-Organisation wird eine passende Rechnung für Sie erstellt. Markieren Sie sie später als bezahlt, wird die Zahlung auf Ihrem gewählten Zahlungskonto erfasst. Bearbeiten Sie eine bereits synchronisierte Rechnung und klicken Sie erneut auf Speichern, werden auch die aktualisierten Angaben übertragen.

app.onesuite.io/invoices/new

Da Xero ein Fälligkeitsdatum voraussetzt, fordert OneSuite Sie bei verbundenem Xero vor dem Speichern zur Angabe eines Fälligkeitsdatums auf.

2

Ältere Rechnungen werden manuell kopiert

Rechnungen, die vor dem Verbinden von Xero erstellt wurden, synchronisieren sich nicht von selbst. Um eine zu übertragen, gehen Sie zu Rechnungen, suchen die gewünschte Rechnung, klicken in dieser Zeile auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Nach Xero kopieren.

app.onesuite.io/invoices

Sobald eine Rechnung kopiert wurde, zeigt das Menü stattdessen „Bereits mit Xero synchronisiert“, sodass nie ein Duplikat entsteht.

So sieht die Rechnung in Xero aus

Beide Wege führen zum selben Ergebnis: eine normale Rechnung in Ihrer Xero-Organisation – genehmigt, zahlungsoffen und bearbeitbar wie jede andere. Kontakt, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Positionen und Summen kommen vollständig ausgefüllt an, wobei jede Position auf Ihrem Erlöskonto gebucht wird.

go.xero.com

Die Spalte „Artikel“ bleibt leer – das ist so vorgesehen: Xero-Rechnungspositionen benötigen nur eine Beschreibung und ein Konto, keinen Lagerartikel. Die OneSuite-Rechnungsnummer wird als Rechnungsnummer in Xero übernommen, ebenso Rechnungs- und Fälligkeitsdatum. Ist das Kunden-Tracking aktiv, zeigt jede Position den Kundennamen in Ihrer Trackingkategorie.

Deinstallation

Trennen Sie die Verbindung, wann immer Sie möchten.

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   In OneSuite trennen

   Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung, öffnen Sie die Xero-Einstellungen, klicken Sie oben rechts auf „Xero trennen“ und bestätigen Sie. Damit wird die Verbindung zu Ihrer Xero-Organisation sofort widerrufen.

Fehlerbehebung

Häufige Probleme und wie Sie sie lösen.