Hubungkan QuickBooks Online dengan OneSuite

Jaga pembukuan Anda tetap mutakhir tanpa entri ganda. Setelah Anda menghubungkan QuickBooks Online, OneSuite otomatis menyalin faktur Anda ke QuickBooks saat Anda menyelesaikannya, dan mencatat pembayaran saat faktur Anda dibayar — sehingga pembukuan Anda selalu cocok dengan penagihan di OneSuite.

OAuth 2.0 Termasuk dalam langganan Anda ~2 mnt penyiapan

Integrasi QuickBooks Online terhubung di pengaturan OneSuite

Apa fungsinya

Apa yang dilakukan integrasi ini

OneSuite mengirimkan data penagihan Anda ke QuickBooks Online untuk Anda.

Faktur disalin otomatis

Selesaikan faktur di OneSuite dan faktur yang sesuai dibuat di QuickBooks Online.

Pembayaran dicatat otomatis

Tandai faktur sebagai lunas di OneSuite dan pembayaran dicatat pada faktur QuickBooks, di akun setoran yang Anda pilih.

Pembaruan tetap tersinkron (opsional)

Edit faktur yang sudah disalin dan OneSuite dapat menyalin ulang perubahannya secara otomatis.

Salin faktur lama sesuai kebutuhan

Kirim faktur lama atau yang belum dikirim ke QuickBooks secara manual kapan saja.

Setiap baris faktur dicatat ke produk QuickBooks sesuai jenis itemnya — item Layanan atau Produk — yang ditempatkan di akun pendapatan yang Anda petakan untuk jenis tersebut. Jika item itu belum ada, OneSuite membuatnya untuk Anda, sehingga penyalinan tidak pernah gagal hanya karena QuickBooks belum disiapkan lebih dulu.

Fitur dan manfaat utama

Tanpa entri ganda — faktur dan pembayaran yang Anda buat di OneSuite muncul otomatis di QuickBooks.
Pencocokan produk otomatis — baris dicocokkan dengan Produk dan Layanan QuickBooks berdasarkan nama, dengan pembuatan otomatis sebagai cadangan.
Pilih akun Anda — tentukan akun pendapatan untuk produk baru dan akun setoran tempat pembayaran masuk.
Mendukung banyak mata uang — mata uang faktur dibawa ke QuickBooks, dengan opsi memblokir penyalinan saat mata uang tidak cocok.
Koneksi aman sekali klik — hubungkan dengan login Intuit Anda melalui OAuth 2.0. Kredensial Anda tidak pernah disimpan di OneSuite.
Kendali penuh — aktifkan atau nonaktifkan sinkronisasi otomatis faktur, pembaruan, dan pembayaran, serta putuskan koneksi kapan saja.

Sebelum memulai

Prasyarat

Pastikan Anda memiliki hal berikut sebelum memulai penyiapan.

Platform

OneSuite

Akun bisnis OneSuite yang aktif
Langganan OneSuite yang aktif
Akses admin atau ke pengaturan
Akses ke Pengaturan → Integrasi → Akuntansi

Integrasi

QuickBooks Online

Perusahaan QuickBooks Online yang aktif
Akun Intuit untuk masuk
Izin untuk mengotorisasi koneksi aplikasi
Multi-mata uang aktif untuk faktur dalam mata uang asing

Setiap bisnis OneSuite terhubung ke satu perusahaan QuickBooks Online.

Panduan penyiapan

Instalasi

Ikuti empat langkah ini untuk menghubungkan perusahaan QuickBooks Online Anda ke OneSuite. Penyiapan memakan waktu sekitar dua menit.

Buka Akuntansi di bagian Integrasi

Di OneSuite, buka Pengaturan → Integrasi → Akuntansi. Ini adalah halaman tempat OneSuite menyinkronkan faktur, pembayaran, dan produk dengan perangkat lunak akuntansi Anda. Cari kartu QuickBooks lalu klik Hubungkan.

Tips: gunakan pintasan keyboard ⌘K dan cari «Akuntansi» agar lebih cepat sampai ke sana.
Otorisasi OneSuite di QuickBooks

Intuit membuka layar persetujuan yang mengonfirmasi bahwa OneSuite App terhubung ke perusahaan QuickBooks Anda. Tinjau apa yang akan dibagikan, lalu klik Hubungkan.

Kredensial Intuit Anda tidak pernah disimpan di OneSuite — koneksi menggunakan token OAuth 2.0, dan Anda dapat memutuskan OneSuite kapan saja dari ikhtisar aplikasi QuickBooks.
Pilih akun Anda lalu simpan

Anda kembali ke OneSuite pada halaman Pengaturan QuickBooks Online, dengan tombol «Putuskan QuickBooks» di kanan atas. Tetapkan akun pendapatan, pemetaan jenis item, akun setoran, validasi mata uang, dan perilaku pembaruan faktur, lalu klik Simpan pengaturan.

Akun pendapatan awalnya bernilai «Tidak ada — perlu pemetaan», jadi tetapkan sebelum faktur pertama Anda disalin.
Konfirmasi status Terhubung

Kembali di Pengaturan → Integrasi → Akuntansi, kartu QuickBooks kini menampilkan lencana hijau Terhubung, dengan ikon roda gigi untuk membuka kembali pengaturan Anda kapan saja.

Konfigurasi

Pengaturan yang dapat Anda konfigurasikan

Di halaman Pengaturan QuickBooks Online Anda dapat menetapkan hal berikut.

Halaman Pengaturan QuickBooks Online di OneSuite

Akun pendapatan: Saat OneSuite menyalin faktur, setiap baris dicatat ke produk QuickBooks sesuai jenis itemnya — Layanan atau Produk. Jika produk itu belum ada, OneSuite membuatnya dan menempatkannya di akun pendapatan yang Anda petakan untuk jenis tersebut di bawah — atau di akun pendapatan default ini jika jenisnya dibiarkan pada "Gunakan default".
Pemetaan jenis item: Baris yang tidak cocok disimpan di bawah item «Layanan» atau «Produk» bersama sesuai jenis barisnya, dan dicatat ke akun pendapatan yang Anda pilih untuk setiap jenis (atau akun pendapatan default Anda).
Akun setoran: Pilih «Salin pembayaran OneSuite ke» lalu tentukan akun QuickBooks tempat pembayaran masuk — Undeposited Funds secara default — atau pilih «Jangan salin pembayaran OneSuite ke QuickBooks Online» untuk mematikan penyalinan pembayaran sepenuhnya.
Validasi mata uang: Pilih «Blokir penyalinan faktur saat mata uang tidak cocok» atau «Izinkan penyalinan faktur terlepas dari perbedaan mata uang». Saat pemblokiran aktif, OneSuite memeriksa mata uang faktur terhadap mata uang pelanggan di QuickBooks alih-alih menyalinnya memakai mata uang utama. Sebagian besar bisnis membiarkannya pada Blokir.
Pembaruan faktur: Saat diaktifkan, mengedit faktur yang sudah tersinkron otomatis mengirimkan perubahannya ke QuickBooks Online. Mengirim faktur atau mencatat pembayaran tetap tersinkron terlepas dari pengaturan ini.

Cara kerjanya

Penggunaan

Setelah terhubung, QuickBooks bekerja dengan salah satu dari dua cara, tergantung apakah faktur dibuat sebelum atau sesudah Anda menghubungkan perusahaan Anda.

Faktur baru tersinkron dengan sendirinya

Dengan QuickBooks terhubung, setiap faktur yang Anda buat menampilkan lencana hijau «Will sync to QuickBooks» di editor faktur, di sebelah Simpan. Klik Simpan adalah pemicu sinkronisasinya: begitu Anda menyimpan faktur, faktur yang sesuai dibuatkan untuk Anda di QuickBooks Online. Saat nanti Anda menandainya lunas, pembayaran dicatat pada faktur tersebut di akun setoran yang Anda pilih. Jika Anda mengedit faktur yang sudah tersinkron lalu klik Simpan lagi, detail yang diperbarui juga ikut terkirim, sehingga QuickBooks tetap selaras dengan OneSuite. Selain Simpan, tidak ada lagi yang perlu diklik.

Lencana «Will sync to QuickBooks» yang tampil saat mengedit faktur OneSuite

Sinkronisasi ulang hasil edit dikendalikan oleh pengaturan Pembaruan faktur, yang aktif secara default. Mengirim faktur atau mencatat pembayaran tetap tersinkron terlepas dari pengaturan tersebut.

Faktur lama disalin secara manual

Faktur yang dibuat sebelum Anda menghubungkan QuickBooks tidak tersinkron dengan sendirinya. Untuk menyalinnya, buka Faktur dan cari faktur yang Anda inginkan, lalu klik menu tiga titik (⋮) pada baris tersebut dan pilih «Salin ke QuickBooks».

Tindakan «Salin ke QuickBooks» di daftar faktur OneSuite

Setelah sebuah faktur disalin, menu menampilkan «Sudah tersinkron dengan QuickBooks», sehingga Anda tidak pernah membuat duplikat.

Tampilan faktur di QuickBooks

Kedua jalur menghasilkan hal yang sama: faktur biasa di QuickBooks Online, yang bisa dibuka dan diedit seperti faktur lainnya. Pelanggan, nomor faktur, baris item, kuantitas, tarif, diskon, dan total semuanya ditampilkan di faktur. Di bawah ini, faktur OneSuite senilai $164,90 telah dibuat untuk klien Debu, dengan dua baris layanan: Website UI/UX Design (2 × $50,00) dan Backend API Development (1 × $70,00). Diskon $5,10 diterapkan pada subtotal $170,00, sehingga total akhir faktur menjadi $164,90.

Faktur yang tersinkronisasi terbuka di QuickBooks Online, menampilkan klien Debu, baris layanan Website UI/UX Design dan Backend API Development, diskon $5,10, serta total faktur $164,90

QuickBooks menetapkan nomor dokumennya sendiri, sehingga kolom «No. faktur» mencerminkan referensi faktur OneSuite, bukan urutan penomoran QuickBooks Anda. Kolom «Ketentuan» dibiarkan kosong untuk Anda isi — tanggal jatuh tempo tetap ikut terbawa.

Apa yang disalin

Berikut persisnya yang dikirim OneSuite saat sebuah faktur disalin — pada kedua cara.

Faktur

Pelanggan (dicocokkan dengan pelanggan QuickBooks yang ada, atau dibuat bila perlu)
Baris, dicocokkan dengan Produk dan Layanan QuickBooks berdasarkan nama
Jumlah, diskon, dan mata uang faktur
Tanggal jatuh tempo

Pembayaran

Dicatat pada faktur QuickBooks yang sesuai
Dibukukan ke akun setoran pilihan Anda (atau ke Undeposited Funds)

Di QuickBooks, sebuah pembayaran berada pada transaksi pembayarannya sendiri — lihat di Penjualan → Pembayaran, bukan hanya pada fakturnya.

Di mana muncul

Pengaturan

Pengaturan → Integrasi → Akuntansi

Hubungkan, konfigurasikan, dan putuskan perusahaan QuickBooks Online Anda, serta lihat status koneksi saat ini.

Faktur

Daftar faktur (menu ⋮)

Tindakan «Salin ke QuickBooks» untuk mengirim faktur lama atau yang belum dikirim secara manual.

Per faktur

Detail faktur

Aktivitas sinkronisasi QuickBooks untuk faktur tersebut, sehingga Anda bisa memastikan apa yang disalin dan kapan.

Menghapus integrasi

Pencopotan

Putuskan koneksi kapan pun Anda perlu — konfigurasi Anda disimpan untuk lain waktu.

Putuskan di OneSuite

Buka Pengaturan → Integrasi → Akuntansi, buka pengaturan QuickBooks, klik «Putuskan QuickBooks» di kanan atas, lalu konfirmasi. Ini segera mencabut koneksi ke perusahaan QuickBooks Online Anda.

Bantuan & FAQ

Pemecahan masalah

Masalah umum dan cara mengatasinya.

«Hubungkan kembali perusahaan QuickBooks Anda»

Koneksi Anda kedaluwarsa atau dicabut di QuickBooks. Buka Pengaturan → Integrasi → Akuntansi lalu klik Hubungkan lagi pada kartu QuickBooks.

Sebuah faktur tidak tersalin

Pastikan QuickBooks terhubung, lalu buka daftar faktur dan gunakan tindakan ⋮ → Salin ke QuickBooks untuk menyalinnya secara manual.

Apakah perubahan di QuickBooks disinkronkan kembali ke OneSuite?

Tidak. Sinkronisasi bersifat satu arah: OneSuite → QuickBooks. Mengedit faktur atau pembayaran langsung di QuickBooks Online tidak berpengaruh pada OneSuite, dan pembayaran yang dicatat di QuickBooks tidak ditarik kembali.

Ketidakcocokan mata uang memblokir penyalinan

Mata uang faktur tidak cocok dengan mata uang pelanggan di QuickBooks. Samakan mata uangnya, ubah validasi mata uang ke Izinkan, atau aktifkan multi-mata uang di perusahaan QuickBooks Anda untuk mata uang asing.

Produk tidak ditemukan di QuickBooks

OneSuite tidak membuat produk satu kali pakai untuk setiap baris. Baris yang tidak cocok dicatat ke satu item «Layanan» atau «Produk» bersama (tergantung jenis barisnya), yang disimpan di bawah akun pendapatan yang Anda tetapkan untuk jenis tersebut — atau akun pendapatan default Anda jika belum ada yang ditetapkan. Jika keduanya tidak tersedia, sinkronisasi gagal dan memberi tahu baris mana yang memerlukan akun.

Pembayaran tidak muncul pada faktur

Pembayaran muncul sebagai transaksi tersendiri di QuickBooks pada Penjualan → Pembayaran, dan masuk ke akun setoran pilihan Anda.

Saya mengklik «Salin ke QuickBooks» tetapi tidak ada yang berubah

Jika faktur sudah pernah disalin, menu menampilkan «Sudah tersinkron dengan QuickBooks» — salinannya tidak akan digandakan.

Saya mengubah akun pendapatan suatu jenis item, tetapi faktur saya tidak berpindah

Pemetaan menetapkan akun pendapatan saat OneSuite pertama kali membuat item Layanan atau Produk. Setelah itu, akunnya dikelola di QuickBooks. Untuk mengubah tempat faktur yang sudah ada dicatat, edit item tersebut di QuickBooks (⚙ → Produk dan Layanan) dan centang "Perbarui juga akun ini di transaksi historis" jika Anda ingin faktur lama ikut diperbarui.

Sebuah baris masuk ke akun pendapatan yang salah

Mudah dicek! Akunnya mengikuti jenis item baris (Layanan atau Produk), jadi lihat sekilas jenis item pada baris tersebut terlebih dahulu. Jika sudah benar tetapi akunnya tetap tidak sesuai harapan, item "Layanan"/"Produk" Anda di QuickBooks hanya ditempatkan di akun lain — memperbaruinya di sana akan menyelesaikannya.

Masih bingung?

Tim dukungan kami dengan senang hati membantu. Sertakan nomor faktur Anda dan tangkapan layar galatnya.

Hubungi dukungan

Mulai

Siap menghubungkan QuickBooks?

Mulai uji coba gratis Anda dan siapkan integrasi QuickBooks Online dalam sekitar dua menit.

Mulai uji coba gratis Lihat semua integrasi

Tidak perlu kartu kredit