Collega QuickBooks Online a OneSuite
Mantieni la contabilità aggiornata senza doppia registrazione. Una volta collegato QuickBooks Online, OneSuite copia automaticamente le tue fatture in QuickBooks quando le finalizzi e registra i pagamenti quando le fatture vengono saldate, così la contabilità corrisponde sempre alla fatturazione in OneSuite.
Cosa fa questa integrazione
OneSuite invia per te i dati di fatturazione a QuickBooks Online.
Le fatture vengono copiate automaticamente
Finalizza una fattura in OneSuite e in QuickBooks Online viene creata una fattura corrispondente.
I pagamenti vengono registrati automaticamente
Segna una fattura come pagata in OneSuite e il pagamento viene registrato sulla fattura QuickBooks, nel conto di deposito che scegli.
Gli aggiornamenti restano sincronizzati (opzionale)
Modifica una fattura già copiata e OneSuite può ricopiare automaticamente le modifiche.
Copia le fatture più vecchie all'occorrenza
Invia manualmente a QuickBooks qualsiasi fattura vecchia o non inviata, in qualsiasi momento.
Funzionalità e vantaggi principali
- Nessuna doppia registrazione: le fatture e i pagamenti creati in OneSuite compaiono automaticamente in QuickBooks.
- Associazione automatica dei prodotti: le righe vengono associate ai prodotti e servizi di QuickBooks per nome, con creazione automatica come ripiego.
- Scegli i tuoi conti: seleziona il conto di ricavo usato per i nuovi prodotti e il conto di deposito su cui arrivano i pagamenti.
- Supporto multivaluta: la valuta della fattura viene riportata in QuickBooks, con l'opzione di bloccare le copie quando le valute non coincidono.
- Connessione sicura in un clic: collegati con le tue credenziali Intuit tramite OAuth 2.0. Le tue credenziali non vengono mai memorizzate in OneSuite.
- Controllo totale: attiva o disattiva la sincronizzazione automatica di fatture, aggiornamenti e pagamenti, e scollega quando vuoi.
Prerequisiti
Assicurati di avere quanto segue prima di iniziare la configurazione.
Piattaforma
OneSuite
- Un account aziendale OneSuite attivo
- Un abbonamento OneSuite attivo
- Accesso da amministratore o alle impostazioni
- Accesso a Impostazioni → Integrazioni → Contabilità
Integrazione
QuickBooks Online
- Un'azienda QuickBooks Online attiva
- Un account Intuit con cui accedere
- L'autorizzazione ad approvare le connessioni delle app
- La multivaluta attivata per le fatture in valuta estera
Installazione
Segui questi quattro passaggi per collegare la tua azienda QuickBooks Online a OneSuite. La configurazione richiede circa due minuti.
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Apri Contabilità in Integrazioni
In OneSuite vai su Impostazioni → Integrazioni → Contabilità. È la pagina in cui OneSuite sincronizza fatture, pagamenti e prodotti con il tuo software di contabilità. Individua la scheda QuickBooks e fai clic su Collega.
Suggerimento: usa la scorciatoia ⌘K e cerca «Contabilità» per arrivarci più in fretta.
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Autorizza OneSuite in QuickBooks
Intuit apre una schermata di consenso che conferma che OneSuite App si sta collegando alla tua azienda QuickBooks. Controlla cosa verrà condiviso, poi fai clic su Collega.
Le tue credenziali Intuit non vengono mai memorizzate in OneSuite: la connessione usa token OAuth 2.0 e puoi scollegare OneSuite in qualsiasi momento dalla panoramica delle app di QuickBooks.
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Scegli i conti e salva
Torni in OneSuite sulla pagina Impostazioni QuickBooks Online, con un pulsante «Scollega QuickBooks» in alto a destra. Imposta il conto di ricavo, le mappature dei tipi di articolo, il conto di deposito, la convalida della valuta e il comportamento per gli aggiornamenti delle fatture, poi fai clic su Salva impostazioni.
Il conto di ricavo parte da «Nessuno — richiede una mappatura», quindi impostalo prima che venga copiata la prima fattura.
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Conferma lo stato Collegato
Tornando su Impostazioni → Integrazioni → Contabilità, la scheda QuickBooks mostra ora un badge verde Collegato, con un'icona a ingranaggio per riaprire le impostazioni quando vuoi.
Impostazioni configurabili
Nella pagina Impostazioni QuickBooks Online puoi definire quanto segue.
- Conto di ricavo
- Quando OneSuite copia una fattura, ogni riga viene registrata sul prodotto QuickBooks del suo tipo di articolo: Servizio o Prodotto. Se il prodotto non esiste ancora, OneSuite lo crea e lo assegna al conto di ricavo che hai mappato per quel tipo qui sotto, oppure a questo conto di ricavo predefinito se il tipo è lasciato su "Usa predefinito".
- Mappature dei tipi di articolo
- Le righe senza corrispondenza vengono archiviate sotto un articolo condiviso «Servizio» o «Prodotto» in base al tipo di riga e contabilizzate sul conto di ricavo che scegli per ciascun tipo (o sul tuo conto di ricavo predefinito).
- Conto di deposito
- Scegli «Copia i pagamenti OneSuite su» e seleziona il conto QuickBooks su cui arrivano i pagamenti — Undeposited Funds per impostazione predefinita — oppure seleziona «Non copiare i pagamenti OneSuite su QuickBooks Online» per disattivare del tutto la copia dei pagamenti.
- Convalida della valuta
- Scegli «Blocca la copia della fattura quando le valute non coincidono» oppure «Consenti la copia della fattura indipendentemente dalle differenze di valuta». Con il blocco attivo, OneSuite confronta la valuta della fattura con quella del cliente in QuickBooks anziché copiarla usando la valuta principale. La maggior parte delle aziende lascia il blocco attivo.
- Aggiornamenti delle fatture
- Se attivo, modificare una fattura già sincronizzata invia automaticamente le modifiche a QuickBooks Online. L'invio di una fattura o la registrazione di un pagamento si sincronizzano comunque, indipendentemente da questa impostazione.
Utilizzo
Una volta collegato, QuickBooks funziona in uno di due modi, a seconda che la fattura sia stata creata prima o dopo il collegamento della tua azienda.
Le nuove fatture si sincronizzano da sole
Con QuickBooks collegato, ogni fattura che crei mostra un badge verde «Will sync to QuickBooks» nell'editor della fattura, accanto a Salva. È il clic su Salva ad avviare la sincronizzazione: appena salvi la fattura, in QuickBooks Online viene creata per te una fattura corrispondente. Quando in seguito la segni come pagata, il pagamento viene registrato su quella fattura nel conto di deposito che hai scelto. Se modifichi una fattura già sincronizzata e fai di nuovo clic su Salva, vengono inviati anche i dati aggiornati, così QuickBooks resta allineato a OneSuite. Oltre a Salva, non c'è altro da fare.
Le fatture più vecchie si copiano manualmente
Le fatture create prima del collegamento di QuickBooks non si sincronizzano da sole. Per copiarne una, vai su Fatture e individua la fattura desiderata, poi fai clic sul menu a tre puntini (⋮) di quella riga e seleziona «Copia su QuickBooks».
Come appare la fattura in QuickBooks
Entrambi i percorsi producono lo stesso risultato: una normale fattura in QuickBooks Online, che si apre e si modifica come qualsiasi altra. Cliente, numero fattura, righe, quantità, tariffe, sconti e totali sono tutti visualizzati nella fattura. Qui sotto, una fattura OneSuite da 164,90 $ è stata creata per il cliente Debu, con due righe di servizio: Website UI/UX Design (2 × 50,00 $) e Backend API Development (1 × 70,00 $). Uno sconto di 5,10 $ è applicato al subtotale di 170,00 $, con un totale fattura finale di 164,90 $.
Cosa viene copiato
Ecco esattamente cosa invia OneSuite quando una fattura viene copiata, in entrambi i casi.
Fatture
- Cliente (associato a un cliente QuickBooks esistente, o creato se necessario)
- Righe, associate ai prodotti e servizi di QuickBooks per nome
- Importi, sconti e valuta della fattura
- Data di scadenza
Pagamenti
- Registrato sulla fattura QuickBooks corrispondente
- Contabilizzato sul conto di deposito scelto (o su Undeposited Funds)
Dove compare
Impostazioni → Integrazioni → Contabilità
Collega, configura e scollega la tua azienda QuickBooks Online e consulta lo stato attuale della connessione.
Elenco fatture (menu ⋮)
L'azione «Copia su QuickBooks» per trasferire manualmente fatture vecchie o non inviate.
Dettagli fattura
L'attività di sincronizzazione QuickBooks per quella singola fattura, per verificare cosa è stato copiato e quando.
Disinstallazione
Scollega quando ti serve: la tua configurazione viene conservata per la volta successiva.
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Scollega in OneSuite
Vai su Impostazioni → Integrazioni → Contabilità, apri le impostazioni QuickBooks, fai clic su «Scollega QuickBooks» in alto a destra e conferma. Questo revoca immediatamente la connessione con la tua azienda QuickBooks Online.
Risoluzione dei problemi
Problemi comuni e come risolverli.
«Ricollega la tua azienda QuickBooks»
Una fattura non è stata copiata
Le modifiche fatte in QuickBooks vengono sincronizzate di nuovo su OneSuite?
Una discrepanza di valuta ha bloccato la copia
Un prodotto non è stato trovato in QuickBooks
Un pagamento non compare sulla fattura
Ho fatto clic su «Copia su QuickBooks» ma non è cambiato nulla
Ho cambiato il conto di ricavo di un tipo di articolo, ma le mie fatture non si sono spostate
Una riga è finita sul conto di ricavo sbagliato
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