חברו את QuickBooks Online ל-OneSuite

מה האינטגרציה הזו עושה

OneSuite שולחת עבורכם את נתוני החיוב ל-QuickBooks Online.

דרישות מוקדמות

ודאו שיש לכם את הפריטים הבאים לפני תחילת ההגדרה.

פלטפורמה

OneSuite

• חשבון עסקי פעיל ב-OneSuite
• מנוי פעיל ב-OneSuite
• גישת מנהל או גישה להגדרות
• גישה אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות

אינטגרציה

QuickBooks Online

• חברה פעילה ב-QuickBooks Online
• חשבון Intuit שאפשר להתחבר איתו
• הרשאה לאשר חיבורי אפליקציות
• ריבוי מטבעות מופעל עבור חשבוניות במטבע חוץ

התקנה

בצעו את ארבעת השלבים הבאים כדי לחבר את חברת QuickBooks Online שלכם ל-OneSuite. ההגדרה נמשכת כשתי דקות.

1. 1

   פתחו «הנהלת חשבונות» תחת «אינטגרציות»

   ב-OneSuite עברו אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות. זהו העמוד שבו OneSuite מסנכרנת חשבוניות, תשלומים ומוצרים עם תוכנת הנהלת החשבונות שלכם. אתרו את כרטיס QuickBooks ולחצו «חבר».

   טיפ: השתמשו בקיצור המקלדת ⌘K וחפשו «הנהלת חשבונות» כדי להגיע לשם מהר יותר.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

2. 2

   אשרו את OneSuite ב-QuickBooks

   Intuit פותחת מסך אישור שמאשר כי OneSuite App מתחברת לחברת QuickBooks שלכם. בדקו מה ישותף ולחצו «חבר».

   פרטי הכניסה שלכם ל-Intuit לעולם אינם נשמרים ב-OneSuite — החיבור משתמש באסימוני OAuth 2.0, ותוכלו לנתק את OneSuite בכל עת מסקירת האפליקציות ב-QuickBooks.

   appcenter.intuit.com/connect/oauth2

   

3. 3

   בחרו את החשבונות ושמרו

   אתם חוזרים ל-OneSuite לעמוד «הגדרות QuickBooks Online», עם כפתור «נתק את QuickBooks» בפינה הימנית העליונה. הגדירו את חשבון ההכנסות, מוצר ברירת המחדל, חשבון ההפקדה, אימות המטבע והתנהגות עדכוני חשבוניות, ולאחר מכן לחצו «שמור הגדרות».

   חשבון ההכנסות מתחיל בערך «ללא — נדרשת התאמה», לכן הגדירו אותו לפני שהחשבונית הראשונה שלכם מועתקת.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/quickbooks

   

4. 4

   אשרו את הסטטוס «מחובר»

   בחזרה אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות, כרטיס QuickBooks מציג כעת תג ירוק «מחובר», עם סמל גלגל שיניים לפתיחת ההגדרות שוב בכל עת.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

הגדרות שניתן להתאים

בעמוד «הגדרות QuickBooks Online» תוכלו לקבוע את הפריטים הבאים.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/quickbooks

חשבון הכנסות

כאשר OneSuite מעתיקה חשבונית, היא מתאימה כל שורה למוצר או שירות ב-QuickBooks לפי שם. אם אין התאמה, OneSuite יוצרת פריט חדש ומשייכת אותו לחשבון ההכנסות המוגדר כברירת מחדל.

מוצר ברירת מחדל

מעדיפים לא ליצור מוצר נפרד לכל שורה? בחרו מוצר ברירת מחדל אחד, וכל שורה ללא התאמה תשתמש בו.

חשבון הפקדה

בחרו «העתק תשלומי OneSuite אל» וקבעו את חשבון ה-QuickBooks שאליו מגיעים התשלומים — Undeposited Funds כברירת מחדל — או בחרו «אל תעתיק תשלומי OneSuite ל-QuickBooks Online» כדי לכבות לגמרי את העתקת התשלומים.

אימות מטבע

בחרו «חסום העתקת חשבונית כשהמטבעות אינם תואמים» או «אפשר העתקת חשבונית ללא קשר להבדלי מטבע». כשהחסימה פעילה, OneSuite בודקת את מטבע החשבונית מול מטבע הלקוח ב-QuickBooks במקום להעתיק לפי מטבע הבית. רוב העסקים משאירים את ההגדרה על «חסום».

עדכוני חשבוניות

כשהאפשרות מופעלת, עריכת חשבונית שכבר סונכרנה שולחת את השינויים אוטומטית ל-QuickBooks Online. שליחת חשבונית או רישום תשלום מסתנכרנים בכל מקרה, ללא קשר להגדרה זו.

שימוש

לאחר החיבור, QuickBooks פועלת באחת משתי דרכים, בהתאם לשאלה אם החשבונית נוצרה לפני חיבור העסק שלכם או אחריו.

1

חשבוניות חדשות מסתנכרנות מעצמן

כש-QuickBooks מחוברת, כל חשבונית שאתם יוצרים מציגה תג ירוק «Will sync to QuickBooks» בעורך החשבונית, לצד «שמור». הלחיצה על «שמור» היא מה שמפעיל את הסנכרון: ברגע שתשמרו את החשבונית, תיווצר עבורכם חשבונית תואמת ב-QuickBooks Online. כשתסמנו אותה מאוחר יותר כשולמה, התשלום יירשם על אותה חשבונית בחשבון ההפקדה שבחרתם. אם תערכו חשבונית שכבר סונכרנה ותלחצו «שמור» שוב, גם הפרטים המעודכנים יישלחו, כך ש-QuickBooks נשארת מיושרת עם OneSuite. מלבד «שמור», אין עוד מה לעשות.

app.onesuite.io/invoices/new

סנכרון חוזר של עריכות נשלט על ידי ההגדרה «עדכוני חשבוניות», שמופעלת כברירת מחדל. שליחת חשבונית או רישום תשלום מסתנכרנים ללא קשר להגדרה זו.

2

חשבוניות ישנות מועתקות ידנית

חשבוניות שנוצרו לפני חיבור QuickBooks אינן מסתנכרנות מעצמן. כדי להעתיק אחת, עברו אל «חשבוניות» ואתרו את החשבונית הרצויה, ואז לחצו על תפריט שלוש הנקודות (⋮) באותה שורה ובחרו «העתק ל-QuickBooks».

app.onesuite.io/invoices

לאחר שחשבונית הועתקה, התפריט מציג «כבר מסונכרן עם QuickBooks», כך שלעולם לא ייווצר כפל.

איך החשבונית נראית ב-QuickBooks

שני המסלולים מניבים את אותה תוצאה: חשבונית רגילה ב-QuickBooks Online, שנפתחת וניתנת לעריכה כמו כל חשבונית אחרת. הלקוח, מספר החשבונית, התאריכים, שורות הפריטים והסכומים מגיעים מלאים — למטה, חשבונית OneSuite על סך 3,000.00 $ נקלטה עבור הלקוח Att Zabed Ahmed, עם השורה «Server Side Implementation» ‏(20 × 125.00) ושורת «VAT UK 20» נפרדת שהועברה כשורת מוצר/שירות עצמאית.

qbo.intuit.com

‏QuickBooks מקצה מספר מסמך משלו, ולכן השדה «מספר חשבונית» משקף את האסמכתה של חשבונית OneSuite ולא את רצף המספור שלכם ב-QuickBooks. השדה «תנאים» נשאר ריק כדי שתגדירו אותו — תאריך הפירעון עדיין מועבר.

ניתוק

נתקו מתי שתצטרכו — התצורה שלכם נשמרת לפעם הבאה.

1. 1

   ניתוק ב-OneSuite

   עברו אל הגדרות ← אינטגרציות ← הנהלת חשבונות, פתחו את הגדרות QuickBooks, לחצו «נתק את QuickBooks» בפינה הימנית העליונה ואשרו. פעולה זו מבטלת מיד את החיבור לחברת QuickBooks Online שלכם.

פתרון בעיות

תקלות נפוצות ואיך לפתור אותן.