將 QuickBooks Online 連結至 OneSuite
不必重複輸入即可讓帳務保持最新。連結 QuickBooks Online 後，OneSuite 會在你確認發票時自動將其複製到 QuickBooks，並在發票收款時記錄付款，讓帳務始終與 OneSuite 的開立發票一致。
這項整合能做什麼
OneSuite 會替你把開立發票的資料推送到 QuickBooks Online。
發票自動複製
在 OneSuite 中確認發票，QuickBooks Online 就會建立一張對應的發票。
付款自動記錄
在 OneSuite 中將發票標記為已付，付款就會依你選擇的存款帳戶記錄到對應的 QuickBooks 發票上。
更新保持同步（選用）
編輯已複製的發票，OneSuite 可自動再次同步這些變更。
依需求複製舊發票
隨時手動把任何未寄送或較舊的發票推送到 QuickBooks。
主要功能與優點
- 免除重複輸入——你在 OneSuite 建立的發票與付款會自動出現在 QuickBooks 中。
- 自動比對產品——明細依名稱比對 QuickBooks 的產品與服務，找不到時自動建立。
- 自選帳戶——指定新產品使用的收入帳戶，以及付款入帳的存款帳戶。
- 支援多幣別——發票幣別會帶入 QuickBooks，並可在幣別不一致時選擇封鎖複製。
- 一鍵安全連線——透過 OAuth 2.0 以 Intuit 帳號登入連結。你的憑證絕不會儲存在 OneSuite 中。
- 完全掌控——可分別開啟或關閉發票、更新與付款的自動同步，並隨時中斷連結。
前置條件
開始設定前，請確認你已具備以下條件。
平台
OneSuite
- 有效的 OneSuite 企業帳戶
- 有效的 OneSuite 訂閱
- 管理員或設定存取權限
- 可存取 設定 → 整合 → 會計
整合
QuickBooks Online
- 有效的 QuickBooks Online 公司
- 可用於登入的 Intuit 帳號
- 授權應用程式連線的權限
- 已為外幣發票啟用多幣別功能
安裝
依照以下四個步驟，將你的 QuickBooks Online 公司連結至 OneSuite。設定大約需要兩分鐘。
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在「整合」中開啟「會計」
在 OneSuite 中前往 設定 → 整合 → 會計。OneSuite 就是在這個頁面將發票、付款與產品同步到你的會計軟體。找到 QuickBooks 卡片並點選「連結」。
提示：使用快速鍵 ⌘K 搜尋「會計」可以更快進入該頁面。
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在 QuickBooks 中授權 OneSuite
Intuit 會開啟授權確認畫面，說明 OneSuite App 正在連結你的 QuickBooks 公司。確認將分享的內容後點選「連結」。
你的 Intuit 憑證絕不會儲存在 OneSuite 中——連線使用 OAuth 2.0 權杖，你可以隨時在 QuickBooks 的應用程式總覽中解除 OneSuite。
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選擇帳戶並儲存
你會回到 OneSuite 的「QuickBooks Online 設定」頁面，右上角有「解除連結 QuickBooks」按鈕。設定收入帳戶、預設產品、存款帳戶、幣別驗證以及發票更新行為，然後點選「儲存設定」。
收入帳戶的初始值為「無 — 需要對應」，請在第一張發票被複製之前先行設定。
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確認「已連結」狀態
回到 設定 → 整合 → 會計，QuickBooks 卡片上會顯示綠色的「已連結」標記，以及可隨時重新開啟設定的齒輪圖示。
可設定的項目
在「QuickBooks Online 設定」頁面中，你可以設定以下項目。
- 收入帳戶
- OneSuite 複製發票時，會依名稱把每一筆明細比對到 QuickBooks 的產品或服務。若沒有相符項目，OneSuite 會新建一個，並歸入這個預設收入帳戶。
- 預設產品
- 不想為每一筆明細都單獨建立產品？選擇一個預設產品，所有未比對到的明細都會改用它。
- 存款帳戶
- 選擇「將 OneSuite 付款複製到」並指定付款入帳的 QuickBooks 帳戶（預設為 Undeposited Funds），或選擇「不要將 OneSuite 付款複製到 QuickBooks Online」以完全關閉付款複製。
- 幣別驗證
- 選擇「幣別不一致時封鎖複製發票」或「不論幣別是否不同都允許複製發票」。啟用封鎖時，OneSuite 會將發票幣別與 QuickBooks 中客戶的幣別核對，而不是以本位幣複製。多數企業會維持「封鎖」。
- 發票更新
- 啟用後，編輯已同步的發票會自動把變更推送到 QuickBooks Online。寄送發票或記錄付款則不受此設定影響，一律會同步。
使用
連結完成後，QuickBooks 有兩種運作方式，取決於發票是在連結公司之前或之後建立的。
新發票會自行同步
連結 QuickBooks 後，你建立的每張發票都會在編輯畫面「儲存」旁顯示綠色的「Will sync to QuickBooks」標記。點擊「儲存」即觸發同步：儲存發票後，系統會在 QuickBooks Online 中為你建立一張對應的發票。之後你將其標記為已付時，付款會依你選擇的存款帳戶記錄到該發票上。編輯已同步的發票並再次點擊「儲存」，更新後的資訊也會一併推送，讓 QuickBooks 與 OneSuite 保持一致。除了「儲存」，無需其他操作。
舊發票需手動複製
在連結 QuickBooks 之前建立的發票不會自行同步。若要複製，請前往「發票」並找到目標發票，然後點選該列的三點選單（⋮）並選擇「複製到 QuickBooks」。
發票在 QuickBooks 中的樣子
兩種方式的結果相同：在 QuickBooks Online 中產生一張一般發票，可以像其他發票一樣開啟與編輯。客戶、發票編號、日期、明細列與總計都會自動填好。下圖中，一張 3,000.00 美元的 OneSuite 發票已開立給客戶 Att Zabed Ahmed，其中「Server Side Implementation」明細列（20 × 125.00）與獨立的「VAT UK 20」明細列，各自以獨立的產品/服務列同步過來。
會複製哪些內容
以下就是複製發票時 OneSuite 所傳送的內容——兩種方式都相同。
發票
- 客戶（比對到既有的 QuickBooks 客戶，必要時新建）
- 明細，依名稱比對 QuickBooks 的產品與服務
- 金額、折扣以及發票幣別
- 到期日
付款
- 記錄到對應的 QuickBooks 發票上
- 入帳到你選擇的存款帳戶（或 Undeposited Funds）
顯示位置
設定 → 整合 → 會計
連結、設定與解除你的 QuickBooks Online 公司，並查看目前的連線狀態。
發票清單（⋮ 選單）
用於手動推送未寄送或較舊發票的「複製到 QuickBooks」動作。
發票明細
該張發票的 QuickBooks 同步紀錄，方便確認複製了什麼以及何時複製。
解除連結
需要時隨時中斷——你的設定會保留到下次使用。
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在 OneSuite 中解除連結
前往 設定 → 整合 → 會計，開啟 QuickBooks 設定，點選右上角的「解除連結 QuickBooks」並確認。這會立即撤銷與你的 QuickBooks Online 公司的連線。
疑難排解
常見問題與解決方式。