将 QuickBooks Online 连接到 OneSuite
无需重复录入即可保持账目最新。连接 QuickBooks Online 后，OneSuite 会在你确认发票时自动将其复制到 QuickBooks，并在发票收款时记录付款，让账务始终与 OneSuite 的开票保持一致。
这项集成能做什么
OneSuite 会替你把开票数据推送到 QuickBooks Online。
发票自动复制
在 OneSuite 中确认发票，QuickBooks Online 中就会创建一张对应的发票。
付款自动记录
在 OneSuite 中将发票标记为已付，付款就会按你选择的存款账户记录到对应的 QuickBooks 发票上。
更新保持同步（可选）
编辑已复制的发票，OneSuite 可自动再次同步这些更改。
按需复制历史发票
随时手动把任何未发送或较早的发票推送到 QuickBooks。
主要功能与优势
- 无需重复录入——你在 OneSuite 中创建的发票和付款会自动出现在 QuickBooks 中。
- 自动匹配产品——发票行按名称匹配 QuickBooks 的产品和服务，匹配不到时自动创建。
- 自选账户——指定新产品使用的收入账户，以及付款入账的存款账户。
- 支持多币种——发票币种会带入 QuickBooks，并可在币种不一致时选择阻止复制。
- 一键安全连接——通过 OAuth 2.0 使用 Intuit 账号登录连接。你的凭据绝不会存储在 OneSuite 中。
- 完全掌控——可分别开启或关闭发票、更新和付款的自动同步，并随时断开连接。
前置条件
开始设置前，请确认你已具备以下条件。
平台
OneSuite
- 有效的 OneSuite 企业账户
- 有效的 OneSuite 订阅
- 管理员或设置访问权限
- 可访问 设置 → 集成 → 会计
集成
QuickBooks Online
- 有效的 QuickBooks Online 公司
- 可用于登录的 Intuit 账号
- 授权应用连接的权限
- 已为外币发票启用多币种功能
安装
按以下四个步骤将你的 QuickBooks Online 公司连接到 OneSuite。设置大约需要两分钟。
-
在「集成」中打开「会计」
在 OneSuite 中前往 设置 → 集成 → 会计。OneSuite 就是在这个页面将发票、付款和产品与你的会计软件同步。找到 QuickBooks 卡片并点击「连接」。
提示：使用快捷键 ⌘K 搜索「会计」可以更快进入该页面。
-
在 QuickBooks 中授权 OneSuite
Intuit 会打开一个授权确认页面，说明 OneSuite App 正在连接你的 QuickBooks 公司。确认将共享的内容后点击「连接」。
你的 Intuit 凭据绝不会存储在 OneSuite 中——连接使用 OAuth 2.0 令牌，你可以随时在 QuickBooks 的应用总览中断开 OneSuite。
-
选择账户并保存
你会回到 OneSuite 的「QuickBooks Online 设置」页面，右上角有「断开 QuickBooks」按钮。设置收入账户、默认产品、存款账户、币种校验以及发票更新行为，然后点击「保存设置」。
收入账户的初始值为「无 — 需要映射」，请在第一张发票被复制之前先行设置。
-
确认「已连接」状态
回到 设置 → 集成 → 会计，QuickBooks 卡片上会显示绿色的「已连接」标记，以及可随时重新打开设置的齿轮图标。
可配置的设置项
在「QuickBooks Online 设置」页面中，你可以设置以下项目。
- 收入账户
- OneSuite 复制发票时，会按名称把每一行匹配到 QuickBooks 的产品或服务。若没有匹配项，OneSuite 会新建一个，并归入这个默认收入账户。
- 默认产品
- 不想为每一行都单独建产品？选择一个默认产品，所有未匹配的行都会改用它。
- 存款账户
- 选择「将 OneSuite 付款复制到」并指定付款入账的 QuickBooks 账户（默认为 Undeposited Funds），或选择「不要将 OneSuite 付款复制到 QuickBooks Online」以完全关闭付款复制。
- 币种校验
- 选择「币种不一致时阻止复制发票」或「无论币种是否不同都允许复制发票」。启用阻止时，OneSuite 会将发票币种与 QuickBooks 中客户的币种进行核对，而不是按本位币复制。大多数企业会保持「阻止」。
- 发票更新
- 启用后，编辑已同步的发票会自动把更改推送到 QuickBooks Online。发送发票或记录付款则不受此设置影响，始终会同步。
使用
连接完成后，QuickBooks 有两种工作方式，取决于发票是在连接公司之前还是之后创建的。
新发票会自行同步
连接 QuickBooks 后，你创建的每张发票都会在编辑界面「保存」旁显示绿色的「Will sync to QuickBooks」标记。点击「保存」即触发同步：保存发票后，系统会在 QuickBooks Online 中为你创建一张对应的发票。之后你将其标记为已付时，付款会按你选择的存款账户记录到该发票上。编辑已同步的发票并再次点击「保存」，更新后的信息也会一并推送，让 QuickBooks 与 OneSuite 保持同步。除了「保存」，无需其他操作。
历史发票需手动复制
在连接 QuickBooks 之前创建的发票不会自行同步。若要复制，请前往「发票」并找到目标发票，然后点击该行的三点菜单（⋮）并选择「复制到 QuickBooks」。
发票在 QuickBooks 中的样子
两种方式的结果相同：在 QuickBooks Online 中生成一张普通发票，可以像其他发票一样打开和编辑。客户、发票编号、日期、明细行和合计都会自动填好。下图中，一张 3,000.00 美元的 OneSuite 发票已开给客户 Att Zabed Ahmed，其中「Server Side Implementation」明细行（20 × 125.00）与单独的「VAT UK 20」明细行，各自作为独立的产品/服务行同步过来。
会复制哪些内容
以下就是复制发票时 OneSuite 所传送的内容——两种方式都一样。
发票
- 客户（匹配到已有的 QuickBooks 客户，必要时新建）
- 发票行，按名称匹配 QuickBooks 的产品和服务
- 金额、折扣以及发票币种
- 到期日
付款
- 记录到对应的 QuickBooks 发票上
- 入账到你选择的存款账户（或 Undeposited Funds）
出现位置
设置 → 集成 → 会计
连接、配置和断开你的 QuickBooks Online 公司，并查看当前连接状态。
发票列表（⋮ 菜单）
用于手动推送未发送或较早发票的「复制到 QuickBooks」操作。
发票详情
该张发票的 QuickBooks 同步记录，便于确认复制了什么以及何时复制。
解除连接
需要时随时断开——你的配置会保留到下次使用。
-
在 OneSuite 中断开
前往 设置 → 集成 → 会计，打开 QuickBooks 设置，点击右上角的「断开 QuickBooks」并确认。这会立即撤销与你的 QuickBooks Online 公司的连接。
故障排查
常见问题及解决方法。