QuickBooks Online mit OneSuite verbinden

Was diese Integration leistet

OneSuite überträgt Ihre Abrechnungsdaten für Sie nach QuickBooks Online.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Einrichtung sicher, dass Sie Folgendes haben.

Plattform

OneSuite

• Ein aktives OneSuite-Geschäftskonto
• Ein aktives OneSuite-Abonnement
• Admin- oder Einstellungszugriff
• Zugriff auf Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung

Integration

QuickBooks Online

• Ein aktives QuickBooks Online-Unternehmen
• Ein Intuit-Konto, mit dem Sie sich anmelden können
• Berechtigung, App-Verbindungen zu autorisieren
• Mehrwährungsfunktion für Fremdwährungsrechnungen aktiviert

Installation

Folgen Sie diesen vier Schritten, um Ihr QuickBooks Online-Unternehmen mit OneSuite zu verbinden. Die Einrichtung dauert etwa zwei Minuten.

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   Buchhaltung unter Integrationen öffnen

   Gehen Sie in OneSuite zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung. Auf dieser Seite synchronisiert OneSuite Rechnungen, Zahlungen und Produkte mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Suchen Sie die QuickBooks-Karte und klicken Sie auf Verbinden.

   Tipp: Mit dem Tastenkürzel ⌘K und der Suche nach „Buchhaltung“ gelangen Sie schneller dorthin.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

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   OneSuite in QuickBooks autorisieren

   Intuit öffnet einen Zustimmungsbildschirm, der bestätigt, dass die OneSuite App eine Verbindung zu Ihrem QuickBooks-Unternehmen herstellt. Prüfen Sie, was freigegeben wird, und klicken Sie dann auf Verbinden.

   Ihre Intuit-Zugangsdaten werden nie in OneSuite gespeichert – die Verbindung nutzt OAuth 2.0-Tokens, und Sie können OneSuite jederzeit in Ihrer App-Übersicht in QuickBooks trennen.

   appcenter.intuit.com/connect/oauth2

   

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   Konten auswählen und speichern

   Sie kehren zu OneSuite auf die Seite QuickBooks Online-Einstellungen zurück, mit einer Schaltfläche „QuickBooks trennen“ oben rechts. Legen Sie Ihr Ertragskonto, Positionstyp-Zuordnungen, Einzahlungskonto, die Währungsprüfung und das Verhalten bei Rechnungsänderungen fest und klicken Sie dann auf Einstellungen speichern.

   Das Ertragskonto steht anfangs auf „Keines – Zuordnung erforderlich“, legen Sie es also fest, bevor Ihre erste Rechnung kopiert wird.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/quickbooks

   

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   Verbundenen Status bestätigen

   Zurück unter Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung zeigt die QuickBooks-Karte nun ein grünes Abzeichen „Verbunden“ sowie ein Zahnradsymbol, über das Sie Ihre Einstellungen jederzeit erneut öffnen können.

   app.onesuite.io/settings/integrations/accounting

   

Einstellungen, die Sie konfigurieren können

Auf der Seite QuickBooks Online-Einstellungen können Sie Folgendes festlegen.

app.onesuite.io/settings/integrations/accounting/quickbooks

Ertragskonto

Wenn OneSuite eine Rechnung kopiert, wird jede Position auf das QuickBooks-Produkt ihres Positionstyps gebucht – Dienstleistung oder Produkt. Gibt es dieses Produkt noch nicht, legt OneSuite es an und ordnet es dem Ertragskonto zu, das Sie unten für diesen Typ festgelegt haben – oder diesem Standard-Ertragskonto, wenn der Typ auf „Standard verwenden“ steht.

Positionstyp-Zuordnungen

Nicht zugeordnete Positionen werden anhand des Positionstyps unter einem gemeinsamen Artikel „Dienstleistung“ oder „Produkt“ abgelegt und auf das Ertragskonto gebucht, das Sie pro Typ wählen (oder auf Ihr Standard-Ertragskonto).

Einzahlungskonto

Wählen Sie „OneSuite-Zahlungen kopieren nach“ und legen Sie das QuickBooks-Konto fest, auf dem Zahlungen landen – standardmäßig Undeposited Funds – oder wählen Sie „OneSuite-Zahlungen nicht nach QuickBooks Online kopieren“, um das Kopieren von Zahlungen ganz zu deaktivieren.

Währungsprüfung

Wählen Sie „Rechnungskopie blockieren, wenn die Währungen nicht übereinstimmen“ oder „Rechnungskopie unabhängig von Währungsunterschieden zulassen“. Ist das Blockieren aktiv, prüft OneSuite die Rechnungswährung gegen die Währung des Kunden in QuickBooks, statt sie mit der Hauswährung zu kopieren. Die meisten Unternehmen belassen es beim Blockieren.

Rechnungsänderungen

Ist die Option aktiv, überträgt das Bearbeiten einer bereits synchronisierten Rechnung die Änderungen automatisch nach QuickBooks Online. Das Versenden einer Rechnung oder das Erfassen einer Zahlung wird unabhängig von dieser Einstellung synchronisiert.

Verwendung

Nach der Verbindung arbeitet QuickBooks auf eine von zwei Arten – je nachdem, ob die Rechnung vor oder nach dem Verbinden Ihres Unternehmens erstellt wurde.

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Neue Rechnungen synchronisieren sich von selbst

Bei verbundener QuickBooks-Integration zeigt jede Rechnung, die Sie erstellen, im Rechnungseditor neben „Speichern“ ein grünes Abzeichen „Will sync to QuickBooks“. Der Klick auf „Speichern“ löst die Synchronisierung aus: Sobald Sie die Rechnung speichern, wird in QuickBooks Online eine passende Rechnung für Sie erstellt. Markieren Sie sie später als bezahlt, wird die Zahlung auf dem von Ihnen gewählten Einzahlungskonto gegen diese Rechnung erfasst. Bearbeiten Sie eine bereits synchronisierte Rechnung und klicken erneut auf „Speichern“, werden auch die aktualisierten Angaben übertragen, sodass QuickBooks mit OneSuite Schritt hält. Außer „Speichern“ gibt es nichts zu tun.

app.onesuite.io/invoices/new

Das erneute Synchronisieren von Änderungen steuert die Einstellung „Rechnungsänderungen“, die standardmäßig aktiv ist. Das Versenden einer Rechnung oder das Erfassen einer Zahlung wird unabhängig von dieser Einstellung synchronisiert.

2

Ältere Rechnungen werden manuell kopiert

Rechnungen, die vor dem Verbinden von QuickBooks erstellt wurden, synchronisieren sich nicht von selbst. Um eine davon zu kopieren, gehen Sie zu Rechnungen und suchen Sie die gewünschte Rechnung. Klicken Sie dann in dieser Zeile auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie „Nach QuickBooks kopieren“.

app.onesuite.io/invoices

Sobald eine Rechnung kopiert wurde, zeigt das Menü stattdessen „Bereits mit QuickBooks synchronisiert“, sodass nie ein Duplikat entsteht.

So sieht die Rechnung in QuickBooks aus

Beide Wege führen zum selben Ergebnis: eine normale Rechnung in QuickBooks Online, die sich wie jede andere öffnen und bearbeiten lässt. Kunde, Rechnungsnummer, Positionen, Mengen, Preise, Rabatte und Summen werden in der Rechnung angezeigt. Unten wurde für den Kunden Debu eine OneSuite-Rechnung über 164,90 $ erstellt, mit zwei Dienstleistungspositionen: Website UI/UX Design (2 × 50,00 $) und Backend API Development (1 × 70,00 $). Auf die Zwischensumme von 170,00 $ wird ein Rabatt von 5,10 $ angewendet, sodass sich der Rechnungsbetrag von 164,90 $ ergibt.

qbo.intuit.com

QuickBooks vergibt eine eigene Belegnummer, daher spiegelt das Feld „Rechnungsnr.“ die OneSuite-Rechnungsreferenz wider und nicht Ihre QuickBooks-Nummernfolge. „Zahlungsbedingungen“ bleibt leer und kann von Ihnen gesetzt werden — das Fälligkeitsdatum wird dennoch übernommen.

Deinstallation

Trennen Sie die Verbindung, wann immer Sie möchten – Ihre Konfiguration bleibt für das nächste Mal erhalten.

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   In OneSuite trennen

   Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung, öffnen Sie die QuickBooks-Einstellungen, klicken Sie oben rechts auf „QuickBooks trennen“ und bestätigen Sie. Damit wird die Verbindung zu Ihrem QuickBooks Online-Unternehmen sofort widerrufen.

Fehlerbehebung

Häufige Probleme und wie Sie sie lösen.