Conectar Google Calendar con OneSuite → Cómo conectar Google Calendar con OneSuite
La integración de Google Calendar con OneSuite cumple dos propósitos clave: programación de reuniones a través del Client Portal y seguimiento automático de reuniones en el CRM.
Programación de reuniones (Client Portal)
Permita que sus clientes reserven reuniones directamente a través de su Client Portal. Al conectar su Google Calendar y configurar un Google Appointment Schedule, los clientes pueden ver su disponibilidad y reservar tiempo con usted, todo sin salir de OneSuite.
Seguimiento de reuniones en CRM
Lleve un registro de todas sus reuniones de negocio automáticamente. Cuando conecta su Google Calendar en Configuración > Calendario, OneSuite sincroniza sus eventos de calendario y los asocia con sus contactos de CRM (Personas y Empresas). Puede ver reuniones pasadas y próximas en el perfil de cualquier contacto, y OneSuite incluso creará automáticamente registros de CRM para nuevos asistentes externos.
Requisitos previos
Asegúrese de tener lo siguiente antes de iniciar la configuración.
Plataforma
OneSuite
- Una cuenta de negocio OneSuite activa con un plan de suscripción activo
- Acceso de administrador o configuración en su negocio OneSuite
- Acceso al módulo de Configuración
- Espacios de calendario disponibles en su plan (para integración CRM)
Integración
Google Calendar
- Una cuenta de Google con acceso a Google Calendar
- Google Appointment Schedule creado (para programación del Client Portal)
- Algunas funciones de Appointment Schedule pueden requerir Google Workspace
- El calendario principal debe ser su calendario de negocio (para sincronización CRM)
Instalación
Google Calendar se puede conectar para dos propósitos independientes. Siga la guía correspondiente a continuación.
Conectar Google Calendar para programación del Client Portal
Permita que sus clientes reserven reuniones directamente a través del Client Portal conectando su Google Appointment Schedule.
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Navegue a Programación y haga clic en "Conectar Google Calendar"
En OneSuite, abra Configuración desde la barra lateral izquierda, luego vaya a Client Portal → Programación. Verá tarjetas para todos los proveedores de programación disponibles. Encuentre la tarjeta de Google Calendar y haga clic en el botón "Conectar Google Calendar" para iniciar el proceso de conexión.
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Conectar una nueva cuenta de Google
Aparecerá un diálogo pidiéndole que seleccione una cuenta de Google Calendar. Haga clic en "+ Conectar una nueva cuenta de Google" para agregar una nueva, luego haga clic en "Confirmar". Será redirigido a la página de inicio de sesión de Google.
Si ya tiene un Google Calendar conectado en Configuración > Calendario (para CRM), aparecerá aquí como una opción que puede reutilizar.
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Seleccione su cuenta y autorice
En la página de inicio de sesión de Google, seleccione la cuenta de Google que desea usar para la programación. Luego revise los permisos que OneSuite solicita — acceso para ver y descargar sus datos de Google Calendar — y haga clic en "Continuar" para otorgar acceso.
OneSuite solicita: Ver y descargar cualquier calendario al que pueda acceder usando su Google Calendar.
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Pegue su enlace de Appointment Scheduling
Después de autorizar, aparecerá un modal confirmando que su Google Calendar está ahora conectado. Pegue su URL de Google Appointment Scheduling en el campo para que los clientes puedan reservar reuniones a través del Client Portal.
Para obtener este enlace: Abra Google Calendar → haga clic en su Appointment Schedule → haga clic en el icono de Compartir → Copie el enlace de la página de reserva. Debería verse así: https://calendar.app.google/...
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Confirme el estado Conectado
Una vez guardado, la tarjeta de Google Calendar mostrará una insignia verde "Conectado" junto con su dirección de correo electrónico autorizada. El enlace de Google Appointment Schedule se mostrará en la tarjeta. La integración está ahora activa — sus clientes pueden reservar reuniones a través del Client Portal.
Conectar Google Calendar para seguimiento de reuniones en CRM
Sincronice sus eventos de calendario en OneSuite y asocie automáticamente reuniones con contactos de CRM.
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Navegue a configuración de Calendario y haga clic en "+ Agregar Calendario"
En OneSuite, abra Configuración desde la barra lateral izquierda, luego vaya a Integraciones → Calendario. Verá la sección de Calendarios Conectados mostrando los límites de calendario de su plan. Haga clic en el botón "+ Agregar Calendario" para comenzar.
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Seleccione Google Calendar y conecte
Verá los proveedores de calendario disponibles — Google Calendar y Outlook Calendar. Encuentre la tarjeta de Google Calendar y haga clic en "Conectar Calendario" para iniciar el flujo OAuth.
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Seleccione su cuenta de Google y autorice
Será redirigido a la página de inicio de sesión de Google. Seleccione la cuenta de Google que desea usar para el seguimiento de reuniones en CRM. Luego revise los permisos — OneSuite solicita acceso para ver y descargar sus datos de Google Calendar — y haga clic en "Continuar" para otorgar acceso.
OneSuite solicita: Ver y descargar cualquier calendario al que pueda acceder usando su Google Calendar.
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Calendario conectado — la sincronización comienza automáticamente
Será redirigido de vuelta a OneSuite. Su Google Calendar aparecerá en la tabla de Calendarios Conectados con un estado "Activo". Su calendario principal se sincronizará automáticamente — esto incluye eventos de los últimos 12 meses y los próximos 3 meses. Los datos de reuniones comenzarán a aparecer en los perfiles de Personas y Empresas del CRM en la pestaña Reuniones.
Puede activar "Mostrar eventos en mi calendario de tareas" para visualizar eventos sincronizados en el widget del calendario de tareas.
Uso
Una vez conectado, Google Calendar aparece en múltiples áreas de OneSuite según el tipo de integración.
Client Portal — Programación
Después de la configuración, la página de citas de Google Calendar se integra en la página de Reuniones del Client Portal. Puede actualizar la URL de cita en cualquier momento desde Configuración > Client Portal > Programación > Google Calendar.
CRM — Seguimiento de reuniones
Navegue a CRM > Personas o Empresas, seleccione un contacto y haga clic en la pestaña Reuniones. Las reuniones se asocian automáticamente por direcciones de correo electrónico y dominios de correo de los asistentes.
Cómo los clientes reservan una reunión
Así es como se ve la experiencia desde la perspectiva de su cliente en el Client Portal.
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Seleccionar un horario de cita
Desde la barra lateral del Client Portal, los clientes hacen clic en "Programar una reunión". El programador de citas de Google Calendar está integrado directamente en la página, mostrando fechas y horarios disponibles. Los clientes eligen un horario que les convenga.
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Completar detalles y reservar
Después de seleccionar un horario, aparece un diálogo mostrando los detalles de la reunión (título, fecha, hora y zona horaria). Los clientes ingresan su nombre, apellido y dirección de correo electrónico, luego hacen clic en "Reservar" para confirmar.
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Reserva confirmada
Una pantalla de confirmación muestra "Reserva confirmada" con un correo electrónico enviado al cliente. Los detalles de la reunión — fecha, hora, zona horaria y tipo de reunión — se muestran. Los clientes pueden cancelar su cita si lo necesitan.
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Listo para otra reserva
Después de cerrar la confirmación, el calendario vuelve a la vista de horarios disponibles. Note que el horario previamente reservado (ej., 10:00am del miércoles) ya no está disponible — se elimina automáticamente para evitar reservas dobles. Los clientes pueden programar reuniones adicionales en cualquier momento seleccionando otro horario.
Detalles de reunión en CRM
Cada reunión sincronizada muestra detalles completos para su equipo.
- Título de la reunión, fecha/hora y organizador
- Asistentes con su estado de respuesta (aceptado, rechazado, tentativo)
- URL de la reunión (ej., enlace de Google Meet)
- Empresas CRM creadas automáticamente desde dominios de correo de asistentes
- Personas CRM creadas automáticamente para asistentes externos
Sincronización y creación automática
- Las reuniones se sincronizan automáticamente en segundo plano mediante un sistema de cola
- Haga clic en el botón Sincronizar (actualizar) en la pestaña Reuniones para forzar una sincronización nueva
- OneSuite crea automáticamente Empresas CRM desde dominios de correo de asistentes (ej., [email protected] crea "Acme")
- Los proveedores de correo gratuitos (Gmail, Yahoo, etc.) se excluyen de la creación automática de empresas
- Active/desactive la visibilidad del calendario en el widget del calendario de tareas a través de la configuración de la cuenta de calendario
Desinstalación
Los dos tipos de integración son independientes — desconectar uno no afecta al otro.
Desconectar de la programación del Client Portal
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Navegue a Configuración > Client Portal > Programación
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Haga clic en la pestaña Google Calendar
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Haga clic en el botón "Desconectar" junto al correo conectado
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Confirme la desconexión en el diálogo emergente
La URL de cita y la cuenta conectada se borrarán. Los clientes ya no verán la opción de reserva de Google Calendar.
Desconectar de la integración CRM
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Navegue a Configuración > Calendario
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Encuentre la cuenta de Google Calendar conectada en la lista
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Haga clic en el menú de tres puntos (⋮) en la tarjeta del calendario
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Seleccione "Eliminar cuenta" y confirme
La cuenta de calendario y todos sus eventos sincronizados se eliminarán de OneSuite. Las reuniones que se mostraban anteriormente en los perfiles de CRM ya no aparecerán.
Revocar acceso desde el lado de Google
Vaya a myaccount.google.com/permissions, encuentre OneSuite en la lista de aplicaciones de terceros y haga clic en "Eliminar acceso". Luego desconecte el calendario desde la configuración de OneSuite como se describe arriba.
Solución de problemas
Problemas comunes y cómo resolverlos.
"Límite de calendarios alcanzado para su plan"
Google Calendar no se conecta / error de OAuth
Las reuniones no aparecen en CRM
"Token revocado — se requiere reconexión"
El enlace de programación de citas es inválido
Los clientes ven "La programación de reuniones aún no está configurada"
Aparecen reuniones duplicadas
Los eventos del calendario no se sincronizan automáticamente
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