Conecta QuickBooks Online con OneSuite
Mantén tu contabilidad al día sin doble registro. Una vez conectes QuickBooks Online, OneSuite copia automáticamente tus facturas a QuickBooks cuando las finalizas y registra los pagos cuando tus facturas se cobran, de modo que tu contabilidad siempre coincide con tu facturación en OneSuite.
Qué hace esta integración
OneSuite envía tus datos de facturación a QuickBooks Online por ti.
Las facturas se copian automáticamente
Finaliza una factura en OneSuite y se crea una factura equivalente en QuickBooks Online.
Los pagos se registran automáticamente
Marca una factura como pagada en OneSuite y el pago se registra en la factura de QuickBooks, en la cuenta de depósito que elijas.
Las actualizaciones se mantienen sincronizadas (opcional)
Edita una factura ya copiada y OneSuite puede volver a copiar los cambios automáticamente.
Copia facturas antiguas cuando quieras
Envía manualmente a QuickBooks cualquier factura antigua o sin enviar, en cualquier momento.
Funciones y ventajas clave
- Sin doble registro: las facturas y los pagos que creas en OneSuite aparecen automáticamente en QuickBooks.
- Asociación automática de productos: las líneas se asocian a los productos y servicios de QuickBooks por nombre, con creación automática como alternativa.
- Elige tus cuentas: selecciona la cuenta de ingresos para los productos nuevos y la cuenta de depósito donde entran los pagos.
- Compatible con varias monedas: la moneda de la factura se traslada a QuickBooks, con la opción de bloquear las copias cuando las monedas no coinciden.
- Conexión segura con un clic: conéctate con tu cuenta de Intuit mediante OAuth 2.0. Tus credenciales nunca se almacenan en OneSuite.
- Control total: activa o desactiva la sincronización automática de facturas, actualizaciones y pagos, y desconecta cuando quieras.
Requisitos previos
Asegúrate de tener lo siguiente antes de comenzar la configuración.
Plataforma
OneSuite
- Una cuenta de empresa activa en OneSuite
- Una suscripción activa de OneSuite
- Acceso de administrador o a los ajustes
- Acceso a Ajustes → Integraciones → Contabilidad
Integración
QuickBooks Online
- Una empresa activa en QuickBooks Online
- Una cuenta de Intuit con la que iniciar sesión
- Permiso para autorizar conexiones de aplicaciones
- Multidivisa activada para facturas en moneda extranjera
Instalación
Sigue estos cuatro pasos para conectar tu empresa de QuickBooks Online con OneSuite. La configuración lleva unos dos minutos.
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Abre Contabilidad dentro de Integraciones
En OneSuite, ve a Ajustes → Integraciones → Contabilidad. Esta es la página donde OneSuite sincroniza facturas, pagos y productos con tu software de contabilidad. Busca la tarjeta de QuickBooks y haz clic en Conectar.
Consejo: usa el atajo de teclado ⌘K y busca «Contabilidad» para llegar más rápido.
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Autoriza OneSuite en QuickBooks
Intuit abre una pantalla de consentimiento que confirma que OneSuite App se está conectando a tu empresa de QuickBooks. Revisa qué se compartirá y haz clic en Conectar.
Tus credenciales de Intuit nunca se almacenan en OneSuite: la conexión usa tokens OAuth 2.0 y puedes desconectar OneSuite cuando quieras desde la vista de aplicaciones de QuickBooks.
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Elige tus cuentas y guarda
Vuelves a OneSuite, a la página de Ajustes de QuickBooks Online, con un botón «Desconectar QuickBooks» arriba a la derecha. Configura tu cuenta de ingresos, las asignaciones de tipo de artículo, la cuenta de depósito, la validación de moneda y el comportamiento ante actualizaciones de facturas, y haz clic en Guardar ajustes.
La cuenta de ingresos empieza como «Ninguna: requiere una asignación», así que configúrala antes de copiar tu primera factura.
-
Confirma el estado Conectado
De vuelta en Ajustes → Integraciones → Contabilidad, la tarjeta de QuickBooks ahora muestra una insignia verde de Conectado, con un icono de engranaje para volver a abrir tus ajustes cuando quieras.
Ajustes que puedes configurar
En la página de Ajustes de QuickBooks Online puedes configurar lo siguiente.
- Cuenta de ingresos
- Cuando OneSuite copia una factura, cada línea se registra en el producto de QuickBooks de su tipo de artículo: Servicio o Producto. Si ese producto aún no existe, OneSuite lo crea y lo asigna a la cuenta de ingresos que hayas mapeado para ese tipo más abajo, o a esta cuenta de ingresos predeterminada si el tipo se deja en "Usar predeterminada".
- Asignaciones de tipo de artículo
- Las líneas sin coincidencia se archivan en un artículo compartido de «Servicio» o «Producto» según el tipo de línea, y se contabilizan en la cuenta de ingresos que elijas para cada tipo (o en tu cuenta de ingresos predeterminada).
- Cuenta de depósito
- Elige «Copiar los pagos de OneSuite a» y selecciona la cuenta de QuickBooks donde entran los pagos —Undeposited Funds de forma predeterminada— o selecciona «No copiar los pagos de OneSuite a QuickBooks Online» para desactivar por completo la copia de pagos.
- Validación de moneda
- Elige «Bloquear la copia de la factura cuando las monedas no coincidan» o «Permitir la copia de la factura sin importar las diferencias de moneda». Con el bloqueo activado, OneSuite comprueba la moneda de la factura frente a la del cliente en QuickBooks en lugar de copiarla usando la moneda principal. La mayoría de las empresas lo dejan en Bloquear.
- Actualizaciones de facturas
- Si está activado, editar una factura ya sincronizada envía los cambios automáticamente a QuickBooks Online. Enviar una factura o registrar un pago se sincroniza igualmente, con independencia de este ajuste.
Uso
Una vez conectado, QuickBooks funciona de una de estas dos maneras, según si la factura se creó antes o después de conectar tu empresa.
Las facturas nuevas se sincronizan solas
Con QuickBooks conectado, cualquier factura que crees muestra una insignia verde «Will sync to QuickBooks» en el editor de facturas, junto a Guardar. Hacer clic en Guardar es lo que activa la sincronización: al guardar la factura, se crea por ti una factura equivalente en QuickBooks Online. Cuando después la marques como pagada, el pago se registra en esa factura en la cuenta de depósito que elegiste. Si editas una factura ya sincronizada y vuelves a hacer clic en Guardar, los datos actualizados también se envían, de modo que QuickBooks se mantiene al día con OneSuite. Aparte de Guardar, no hay nada más que hacer.
Las facturas antiguas se copian manualmente
Las facturas creadas antes de conectar QuickBooks no se sincronizan solas. Para copiar una, ve a Facturas y busca la factura que quieras; después haz clic en el menú de tres puntos (⋮) de esa fila y selecciona «Copiar a QuickBooks».
Cómo se ve la factura en QuickBooks
Ambas vías producen lo mismo: una factura normal en QuickBooks Online, que se abre y se edita como cualquier otra. El cliente, el número de factura, las líneas, las cantidades, las tarifas, los descuentos y los totales se muestran en la factura. Abajo, se ha creado una factura de OneSuite por 164,90 $ para el cliente Debu, con dos líneas de servicio: Website UI/UX Design (2 × 50,00 $) y Backend API Development (1 × 70,00 $). Se aplica un descuento de 5,10 $ al subtotal de 170,00 $, lo que da un total final de factura de 164,90 $.
Qué se copia
Esto es exactamente lo que OneSuite envía cuando se copia una factura, de cualquiera de las dos maneras.
Facturas
- Cliente (asociado a un cliente existente de QuickBooks, o creado si hace falta)
- Líneas, asociadas a los productos y servicios de QuickBooks por nombre
- Importes, descuentos y la moneda de la factura
- Fecha de vencimiento
Pagos
- Registrado en la factura correspondiente de QuickBooks
- Contabilizado en la cuenta de depósito que elijas (o en Undeposited Funds)
Dónde aparece
Ajustes → Integraciones → Contabilidad
Conecta, configura y desconecta tu empresa de QuickBooks Online, y consulta el estado actual de la conexión.
Lista de facturas (menú ⋮)
La acción «Copiar a QuickBooks» para enviar manualmente facturas antiguas o sin enviar.
Detalles de la factura
Actividad de sincronización con QuickBooks de esa factura concreta, para que confirmes qué se copió y cuándo.
Desinstalación
Desconecta cuando lo necesites: tu configuración se conserva para la próxima vez.
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Desconectar en OneSuite
Ve a Ajustes → Integraciones → Contabilidad, abre los ajustes de QuickBooks, haz clic en «Desconectar QuickBooks» arriba a la derecha y confirma. Esto revoca de inmediato la conexión con tu empresa de QuickBooks Online.
Solución de problemas
Problemas habituales y cómo resolverlos.
«Vuelve a conectar tu empresa de QuickBooks»
Una factura no se copió
¿Los cambios hechos en QuickBooks se sincronizan de vuelta con OneSuite?
Una discrepancia de moneda bloqueó la copia
No se encontró un producto en QuickBooks
Un pago no aparece en la factura
Hice clic en «Copiar a QuickBooks» pero no cambió nada
Cambié la cuenta de ingresos de un tipo de artículo, pero mis facturas no se movieron
Una línea fue a la cuenta de ingresos equivocada
¿Sigues atascado?
Nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarte. Incluye el número de tu factura y una captura del error.
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